制作外贸单据的规定和注意事项

一、制单流程与基本原则

（一）制单流程

外贸制单的流程大致如图7-1所示。

图7-1　制单流程

注：虚线所指单据为非必备单据。

（1）外贸洽谈前期，制作形式发票用于报价、交易参考或客户申请进口许可等。

（2）交易确认以后，制作外贸合同。

（3）准备交货的时候，制作商业发票、装箱单、报关单等报关出口材料。

（4）交货付运后，得到三证三副提单。

（5）制作、申办、整理客户所需的全套单据，如发票、装箱单、商检证、产地证、受益人证明等以收取货款。

（6）凭收汇银行水单、报关单等办理退税。

无论是否操作信用证，单据都比较重要。外贸单证通常是成套的，即根据客户的要求，相关的单证作为一套，用于交付、转卖和货款收付。

（二）制单基本原则

单证制作的基本原则是“单证一致，单单一致”，即单证制作符合信用证要求（在信用证操作时），同一套的单据间，在相同栏目的内容一致。比如，货物的数量，无论在发票、装箱单还是其他单据的数量栏中，填写都应一致，包括计量单位；在提单中显示了唛头（货物外包装箱上印刷的用于识别的标志符号，我们在前面装运货物中讲过），发票中就不能显示“N/M”（无唛头）。此外，每份单据都会标明出具日期，而外贸操作中对各种单据的日期有相应的规定，要求签发日期应符合逻辑性和国际惯例。

关于各种单据的时间顺序可参见图7-2。

小贴士

外贸各种单据的时间顺序

一般情况下，作为收款用的全套单据，日期以提单上的ON BOARD DATE为基准，来确定各单据的日期。各单据日期关系如下：

发票（INVOICE）：日期一般早于所有单证。

装箱单（PACKING LIST）：一般与发票同日，必须在提单日之前。

提单日（ON BOARD DATE）：不能超过L/C规定的装运期。

保单（INSURANCE POLICY）：签发日应早于或等于提单日期，不能早于发票。

产地证（C/O, FORM A）：不早于发票日期，不迟于提单日。

商检证（INSPECTION CERTIFICATE）：日期不晚于提单日期，但也不能过早于提单日。

受益人证明（BENEFICIARY CERTIFICATE）：等于或晚于提单日。

装船通知：等于或晚于提单日后三天内。

船公司证明（FORWARDER CERTIFICATE）：等于或早于提单日。

汇票（DRAFT）：日期应晚于提单、发票等其他单据，但不能晚于L/C的有效期。

图7-2　外贸各种单据的时间顺序

二、常见单据制作

（一）汇票

汇票（Draft）是由出票人签发并委托付款人按约定的付款期限（即期或远期）对指定的受款人无条件支付一定金额的票据，相当于一种无条件支付命令。汇票根据出票人的不同，可以分为银行汇票和商业汇票。在信用证业务中，经常使用的是由出口商出具的商业汇票。由出口商填写，付款人签字以确认付款。信用证一般不规定汇票份数，通常皆为两联，都需提供。汇票范例见样本7-1。

相关链接

汇票的使用程序

汇票的使用程序随其是即期汇票还是远期汇票而有所不同。即期汇票一般需经过出票、提示和付款几个程序；远期汇票则还需要承兑（图7-3）。

另外，汇票如需转让，还要经过背书（Endorsement）。背书是转让汇票权利的一种手续。在国际金融市场上，汇票又是一种流通工具，经过背书可以不断地转让下去，在转让人与受让人之间构成了“前手”和“后手”之分。所有的转让人都要承担法律责任。

图7-3　汇票的使用程序

汇票如遭拒付（Dishonor），则有追索环节。拒付也称退票，是指汇票在提示付款或提示承兑时遭到拒绝。另外，在付款人或承兑人拒不见票、死亡、宣告破产或因违法被责令停止业务活动等情况下，使得付款在事实上已不可能，也构成拒付。汇票被拒付，持票人除可向承兑人追索外，还有权向所有“前手”（包括出票人）追索。

样本7-1　汇票

制作汇票注意事项：

（1）汇票号码：一般用本批货物的商业发票号码。

（2）汇票金额：可以与信用证金额不一致，比如小于或等于信用证金额，但通常应与发票金额保持一致。汇票的币种应与信用证的币种相同；在汇票的“Exchange for”后填写小写金额，在“the sum of”后填写大写金额，汇票开立的金额大小写必须完全一致。

（3）汇票期限（TENOR）：即期——AT SIGHT，远期——AT×××DAYS AFTER SIGHT, AT×××DAYS AFTER DATE OF DRAFT, AT×××DAYS AFTER DATE OF B/L, ON×××，2021（固定日期付款或板期付款）。

（4）受款人（Payee），又叫收款人或抬头，一般有三种制法：

指示式抬头：Pay to the order of×××Bank

限制式抬头：Pay×××only

来人抬头：Pay bearer

汇票的受款人多半为银行。信用证方式下，受款人通常是议付行或出口商往来银行；托收方式下，受款人一般是托收行。在出口业务中，无论采用哪种结算方式，对外签发的汇票一般都做成指示式抬头，如Pay to the order of Bank of China（付中国银行或其指定人）。

小知识

中国主要银行英文名称

中国银行Bank of China（BOC）

中国工商银行Industrial&Commercial Bank of China（ICBC）

交通银行Bank of Communications（BCM）

中国农业银行Agriculture Bank of China（ABC）

中国建设银行China Construction Bank（CCB）

（5）出票条款（Drawn Clause）：是指汇票的出票依据，一般在票面显示“Drawn under……”或“Drawn against……”字样。出票条款在信用证和托收项下有所不同：信用证项下通常包括信用证开证行、信用证号码、开证日期；托收项下，通常填写合同号、品名、数量、起运地和目的地，并以“for collection”结尾。

（6）受票人（Payer或Drawee）：应为银行。可以是开证行（信用证未明确时）、通知行（Drawn on yourself，信用证是开证行对通知行在讲话）。按UCP600第6条c款规定：“信用证不得开立成凭以申请人为付款人的汇票兑付。”

（7）出票人（Drawer）：是受益人。

（8）出票地点、日期（Place and Date of Issue）：是信用证汇票的议付地点、时间，时间不能迟于信用证的交单期。

（9）利息记载：远期汇票有时有规定付款人承担这一段时间的利息。如果有此条款，则应载明利率、计算的起讫时间。

（二）商业发票

商业发票（Commercial Invoice），简称发票（Invoice），是全套货运单据的中心。需要注意的是，外贸的发票概念和国内的财务发票大不相同。外贸发票是出口商自己制作、出具的文件，用于说明此票货物的品名、数量、单价、总值，以及其他说明货物情况的内容。发票格式不拘，但必须包括上述要素，并全名落款。发票必须注明一个发票号码（自己拟定）和出票时间。可以按照需要一式几份，由若干正本和副本组成的，应注明“ORIGINAL”“COPY”字样。发票的末端通常有E.O.E.字样，意为“有错当查”，即此份发票如有错漏允许更改。发票式样见样本7-2。

样本7-2　商业发票

发票大致可分为首文、本文和结文三大部分，具体内容如下：

1.首文部分

（1）发票名称：一般在出口业务中使用的、由出口方出具的发票大多是商业发票，所以并不要求一定标出“Commercial”（商业）字样。但一定要醒目地标出“Invoice”（发票）字样。

（2）发票号码：由出口商自己编制，汇票号码与发票号码保持一致。

（3）开票日期：一般在信用证开立之后，但也可以在此之前。

（4）合同或信用证号码：一批货多个合同的都要填写。

（5）买方名称、地址：信用证中必须以申请人为抬头人。

（6）运输工具及航次：查船公司的下货纸或者装货单。

（7）起运港（地）与目的港（地）：与托运单、海运提单一致。不能笼统，避免重名，如果运到内地则写明“IN TRANSIT TO”。

2.本文部分

（1）货物描述（DESCRIPTION）：货物名称、规格、包装等与货物有关的描述必须与信用证中的货物描述（DESCRIPTION OF GOODS）完全一致，必要时要照信用证原样打印，不得随意减少内容，否则有可能被银行视为不符点。但有时信用证货物描述的表述非常简单，此时按信用证打印完毕后，再按合同要求列明货物具体内容。

（2）运输唛头：一般由卖方自行设计，但若合同或信用证规定了唛头，则须按规定。若无唛头，应注明“N/M”。

（3）数量：按合同标明装运货物数量，必须标明数量单位如piece、set、kg或meter等。

（4）单价（UNIT PRICE）与总值（AMOUNT）：对应不同货物标明相应单价，注意货币单位及数量单位。总价即实际发货金额，应与信用证规定一致，同时还应注明贸易术语。

3.结文部分

结文部分根据不同情况一般包括运费、保险费的批注、特定文件号码批注（许可证等）、证明文句（如出口到RCEP[1]成员国的原产地自主声明）、开票依据（根据信用证或合同等）、开票人签章（信用证不作要求则无须签章）、开票人的名称及地址。

（三）装箱单

装箱单（Packing List）与外贸发票对应，性质一样，主要用于说明货物的包装情况，如品名、数量、包装方式、毛重、体积。视产品类别的需要还可以加上其他详细说明，如净重等。样式与发票相仿，只是不需要注明货物价值。通常需要若干正本和副本。装箱单见样本7-3。

装箱单主要栏目的填制可参照商业发票，在制作时应注意下列问题：

（1）装箱单上的总件数和总重量，应与发票上的总件数和总重量相一致。

（2）单据名称必须与信用证规定相符，其具体名称有：装箱单（Packing List）、重量单（Weight List）、尺码单（Measurement List）、包装说明（Packing Specification）、包装提要（Packing Summary）、重量证书（Weight Certificate）、磅码单（Weight Memo）、花色搭配单（Assortment List）等。

样本7-3　装箱单

（3）在装箱单上一般不注明货物的单价、总价等，只需列明货物的名称、数量及重量等，因为进口商把商品转售给第三者时只要交付装箱单和货物，不愿泄露其购买成本。

（4）需要引起注意的是“Numbers”或“Nos.”应填写不同货号商品的包装序列号。例如：一批商品共有两个货号，包装件数分别为50件和100件，则填写该栏时应对应不同的货号分别填入“1—50”及“51—150”。

（5）装箱单的日期应与发票日期相同，或略迟而不能早于发票上的日期。(www.xing528.com)

（6）装箱单的最末一份一般应由出口商加盖公章。

（四）原产地证

原产地证包括一般原产地证（Certificate of Origin）和普惠制原产地证（GSP FORM A）。原产地证可以说是货物的“出生证”，是证明出口货物生产和制造地的证明文件，是出口产品进入国际贸易领域的“身份证”。货物进口国据此对进口货物给予不同的关税待遇和决定限制与否。可不要小看了这个证书，对出口商而言，有没有它可能意味着适用优惠幅度差异巨大的不同税率，一念之差损失的可是数额不菲的真金白银啊！

小知识

最惠国税率是最优惠的税率吗

最惠国待遇是WTO确定的国际贸易的基本原则之一。而最惠国税率则是各成员国根据这一原则相互给予的关税优惠税率，但其并不一定是最优惠的税率，而且往往是各种优惠税率中最不优惠的税率。

根据WTO有关规定，对于几个结成区域性经济集团（比如2020年11月包括中国在内15国参加的RCEP，即区域全面经济伙伴关系）的国家相互给予的待遇可以作为最惠国待遇的例外，也就是说，这些国家间可以提供比最惠国待遇更为优惠的待遇，这个待遇非该集团成员的WTO成员是享受不到的，具体到关税上就是协定税率。协定税率一般都低于最惠国税率。

另外，还有一种优惠税率叫特惠税率，是为照顾最不发达国家而由一国单方面给予的，比如我国给予老挝、柬埔寨及缅甸的特惠税率待遇。在一般情况下特惠税率是各种优惠税率中优惠幅度最大的。

而对于原产于最惠国税率、协定税率、特惠税率以外国家或地区的进口货物，以及原产地不明的进口货物，则适用普通税率。普通税率一般比最惠国税率高1—5倍，甚至有个别商品高10倍、20倍的，因而被认为是歧视性税率、最高税率。正因为如此，普通税率一般只对未建交的国家或已建交但未签订贸易协定的国家采用（以上税率以我国为例介绍）。因此根据优惠幅度由低到高分别是：

普通税率＜最惠国税率＜协定税率＜特惠税率

1.一般原产地证

中国的原产地证有固定印刷格式，一般由海关（2018年关检融合前是出入境检验检疫局）或贸促会即中国国际商会出具（样本7-4）。出口企业申请办理此证，首先要在当地办理企业备案登记，然后才有资格申请签证。

一般原产地证书的填写方法如下：

（1）填写出口公司的详细地址和名称。

（2）填写给惠国最终收货人名称和地址。

（3）运输方式和运输路线，应注明启运地、目的地以及运输方式等内容。

（4）目的地或最终目的国，即填写货物最终到达的国家。

（5）签证当局填写。正常情况时，此栏空白。如果是“后发”，加盖“ISSUED RETROSPECTIVELY”的红色印章。应当注意日本一般不接受“后发证书”。

（6）填写唛头和包装号码。此栏填写商品包装上的装运标志，应完整、规范并与其他单据上的装运标志一致。当唛头过长时，可超出本栏，延续到第7栏内。一般不能简单填写“As per Invoice No×××”或类似内容。当无唛头时，填写“N/M”。

（7）货物描述及包装种类。该栏目填写应包括三项内容：

①最大包装件数。包括大小写两种方式，如“ONE HUNDRED（100）packages”。

②商品名称。最大包装件数和商品名称用“of”连接，如“ONE HUNDRED（100）packages of Door Locks”。

③使用终止符号“***”将上述内容的下一行填满。

（8）HS编码。该栏应按照商品在“商品名称和编码协调制度”（Harmonized Commodity Description&Coding System）中的编码填写，应该与报关单中的商品编码一致。

样本7-4　一般原产地证

（9）数量或重量。应按提单或其他运输单据中的毛重数量填写。

（10）发票号码和日期。应填写两项内容：发票号码和发票日期。此栏不得空白。

（11）出口商申明。本栏必须由出口公司指派的专人签字并签署地点、时间。该日期不能早于发票的签发日期，一般与发票的日期相同；同时不能迟于装运日期和第12栏签证机关的签发日期。

（12）签证机关栏。此栏由签证当局填写机构的名称、地点和时间等。如中国国际贸易促进委员会，2020年10月于上海。

2.普惠制产地证

普惠制是发达国家给予发展中国家出口制成品和半制成品普遍的、非歧视的、非互惠的一种关税优惠制度。普惠制产地证主要书面格式为GSP FORM A（样本7-5），是依据给惠国要求而出具的能证明出口货物原产自受惠国的证明文件，并能使货物在给惠国享受普遍优惠关税待遇。现由海关（2018年关检融合前由出入境检验检疫局）出具，出口企业办理此证首先要在当地海关办理企业注册登记，然后才能申请签证。

GSP FORM A的填制方法如下：

（1）填写出口公司的详细地址和名称。

（2）填写给惠国最终收货人名称和地址。

（3）运输方式和运输路线。应注明启运地、目的地以及运输方式等内容。

（4）此栏由签证当局填写。正常情况时，此栏空白。如果是“后发”，加盖“ISSUED RETROSPECTIVELY”的红色印章。应当注意日本一般不接受“后发证书”。

（5）项目号。本栏根据品名的个数顺序写出。例如出现第一个品名，本栏填“1”，出现第二个品名，本栏填“2”，依次类推。

（6）唛头和包装号码。此栏填写商品包装上的运输标志，应完整、规范并与其他单据上的运输标志一致。当唛头过长时，可超出本栏，延续到第7栏内。当无唛头时，填写“N/M”。

（7）货物描述及包装种类。该栏目填写应包括三项内容：

①最大包装件数。包括大小写两种方式，如“ONE HUNDRED（100）packages”。

②商品名称。最大包装件数和商品名称用“of”连接，如“ONE HUNDRED（100）packages of Door Locks”。

③使用终止符号“***”将上述内容的下一行填满。

当一份FORM A的货物不止一种时，第5、第6、第7栏要做到一一对应。

样本7-5　普惠制产地证

（8）原产地标准，该栏应按照普惠制产地证申请书对货物原料的成分比例的不同填写“P”“W”“F”等字母。

完全自产，无进口成分，应填写“P”。

含有进口成分，应填写“W”，但经过出口国充分加工的产品输往欧盟等国时，应在“W”后加注出口产品在“海关合作理事会税则目录”（Customs Cooperation Council Nomenclature, CCCN）中的税目号。

出口加拿大的商品，如含有进口成分占产品出厂价的40%以下，使用“F”。

出口到澳大利亚、新西兰的产品，此栏可以空白。

（9）数量或重量。应按提单或其他运输单据中的毛重或数量填写。

（10）发票号码和日期。应填写两项内容：发票号码和发票日期。此栏不得空白。

（11）签证机关。此栏由签证当局填写机构的名称。如“中华人民共和国天津海关”。

（12）出口商申明。本栏目包括：产品原产国、进口国（给惠国）国名和出口公司指派的专人签字及申报地点、时间。该日期不能早于发票的签发日期，一般与发票的日期相同；同时不能迟于装运日期和第11栏签证机关的签发日期。

小知识

你知道哪些国家给予中国普惠制待遇吗

目前，世界上有41个普惠制给惠国，它们是欧盟27国（比利时、塞浦路斯、捷克、丹麦、德国、希腊、西班牙、爱沙尼亚、法国、匈牙利、爱尔兰、意大利、拉脱维亚、立陶宛、卢森堡、马耳他、荷兰、奥地利、波兰、葡萄牙、斯洛伐克、斯洛文尼亚、芬兰、瑞典、保加利亚、罗马尼亚和克罗地亚）以及英国、瑞士、挪威、列支敦士登、土耳其、日本、加拿大、澳大利亚、新西兰、俄罗斯、乌克兰、白俄罗斯、哈萨克斯坦和美国。

除美国外，上述其他40国均曾给予过中国普惠制待遇。但是需要指出的是，根据海关总署2021年第84号公告，自2021年12月1日起，我国海关不再对输欧盟成员国、英国、加拿大、土耳其、乌克兰等32个国家货物签发普惠制原产地证书。这则公告，对于普通百姓似乎没有引起太多注意，但是对于我国很多制造型企业尤其是出口企业却事关重大。因为其背后是世界32国将中国视同发达国家进行贸易，不再给予普惠制关税优惠。

据了解，目前仍然保留给予我国普惠制待遇的国家仅剩挪威、新西兰、澳大利亚3国。32国取消给予我国普惠制待遇，暂时会让一些出口企业失去关税优惠，带来一定的压力，但总体来说这种影响是有限的：由于中国制造产品的竞争力越来越强，单纯的关税政策已经很难影响到中国产品国际贸易的全局，因此并不会影响我国出口企业未来长期对更大市场机会的争取。

（五）装船通知

装船通知（Shipping Advice），即“电抄”，是船开前或不迟于船开当日，由发货人出具给收货人的关于装船情况的通知。格式不限，但应包括下列内容：收货人（Consignee）、发货人（Consigner）、货物名（Goods）、提单号（B/L Number）、集装箱/铅封号（Container/Seal Number）、船名（Vessel Name）、航次（Voy）、目的港（Port of Destination）、起航日（ETD，即Estimated Time of Departure）和预计抵达日（ETA，即Estimated Time of Arrival）等项目内容。范例见样本7-6。

样本7-6　装船通知

（六）受益人证明

受益人证明（Beneficiary’s Certificate），即“函抄”，也叫受益人声明，只出现在信用证下（受益人是信用证操作方式中的术语，一般指出口商）。如果不是信用证操作的话，一般叫作厂商声明（Supplier Declaration）或出口商证明（Exporter’s Certificate）等类似表述。受益人证明主要用于不便或无法用官方文件证明的，客户要求做到的事宜，或其他一些类似于保函（保证承担某些责任或某些可能产生的责任的声明）的内容。书写上无规定格式，只需要列标题为BENEFICIARY’S CERTIFICATE，行文上有“We hereby certify that……”后面加上客户所需声明的内容，再落款盖章即可。范例见样本7-7。

样本7-7　受益人证明

（七）寄单证明

寄单证明（Beneficiary’s Certificate for Dispatch of Documents）由受益人根据信用证规定，在货物装运前后一定期限内，邮寄给规定的收受人以全套或部分副本单据（个别的要寄正本单据），并单独出具寄单证明或将寄单证明内容列明在发票内，作为向银行议付的单据。范例见样本7-8。

样本7-8　寄单证明

（八）船公司证明

船公司证明主要是指有关运输方面的证明，如船籍或航程证明、船龄证明、船级证明等，受益人可向船公司或其代理索取。范例见样本7-9。

此外，在实务中偶尔还会见到其他的单据，例如海关发票（Customs Invoice）。海关发票是出口商应进口商海关要求出具的一种单据，基本内容同普通的商业发票类似，其格式一般由进口国海关统一制定并提供，主要用于进口国海关统计、核实原产地、查核进口商品价格的构成等。其格式可在各国海关的官方网站上下载（例如加拿大海关发票）。又如领事发票（Consular Invoice）。由进口国驻出口国的领事出具的一种特别印就的发票。这种发票证明出口货物的详细情况，为进口国用于防止外国商品的低价倾销，同时可用作进口税计算的依据，有助于货物顺利通过进口国海关。出具领事发票时，领事馆一般要根据进口货物价值收取一定费用。这种发票主要为拉美国家所采用。

样本7-9　船公司证明

三、单证错误与遗失的处理

（一）单证错误的补救

单据制作应从一开始就养成良好习惯。按照老外贸业务员的做法，交易确定以后，及时为交易归档，预先按照单据栏目整理出填制内容，如客户名址、货物品名描述等。等到制单的时候，直接调用即可，避免了临时打字的拼写错误可能。根据这个原理，市面上也出现了各种外贸制单软件，可预先输入资料，按照单证类别自动生成。除了制单人为错误外，因为外贸过程中环节甚多，不同部门的操作中难免会有疏漏误差，或因情况改变而导致的错误。比如，原定出货100箱，也按照这个数量制作了商检和报关单据，可实际装运的时候发现仓库记录错误，实际发货量只有98箱，或者是在装卸过程中损坏了2箱等。对于这样的情形，可以视情况灵活处理。信用证项下操作的，完全依靠信用证制单；非信用证的，根据单证交付的对象不同见机行事。因此可分为将错就错和分套处理两类方式。所谓将错就错，就是虽然与实际不符，仍按照事先约定的条件制单，因此造成的影响另外与客户协商解决。比如，在货物短少的情况下，仍按照全数缮制单证。这多见于信用证项单证错误的处理。所谓分套处理，就是根据单证交付对象的不同，分别制作内容不同的单证。比如在报关数量和金额与实际有误差的情形下，给海关的单证按照原报关资料，给客户的单证则按照实际的数量和金额缮制。如果提单上的数量与报关数量一致，则可略微调整单价，在总数量不变的情况下减少总金额，使之符合实际收取的货款。此外，因为报关等数据失误，导致实际收汇和报关金额不一致，如何处理，取决于公司在外管的企业管理类别。公司在外管的企业管理类别为A类的，报关金额与收汇金额不一致影响不大，在监测系统进行差额报告即可；公司在外管的企业管理类别为BC类的，则超过额度部分无法结汇（结汇额度根据报关金额产生），需前往主管外管局申领申请表以办理结汇手续。

案例

工作失误造成单证错误的案例

一份信用证规定了唛头，由于唛头正好在信用证的下方，同一页打不下了，开证行在最后一行，打上了P.T.O.三个字母，受益人的制单员对此也未深究，把P.T.O.三个字母也包括在单据的唛头中，结果导致开证行拒付。最后才搞明白，原来P.T.O.是Please turn over的缩写，也即“请见下一页”。这表明制单是一份极为细致专业的工作，制单员的粗心大意或不求甚解往往容易造成单证不符。

（二）单证遗失的处理

单证遗失，可能是出口商制作和保管单证不善造成的，也可能是单据在交付邮政或快递公司转递过程中遗失的。而目前，我国对邮政及快递公司遗失文件的赔偿制度尚不完善，一般以邮资的若干倍来计算。而外贸单证的特殊性使得这个赔偿数额无论如何也无济于事。因此，发生类似事情的时候，追究责任意义不大，关键还要靠自己去尽力补救。

首先要防患于未然，企业内部建立起比较清晰的单证制作和传递流程。业务员自己缮制保管单证的，要注意归档管理。一些老业务员喜欢在交易确立以后就制作客户档案，列明所需单证、办理时间和单证收取记录，这是个很好的经验。公司有专门单证员的，不但单证员自己要有记录册，还要与业务员建立起单证交接登记本，避免转交过程中的“真空”缺漏。所有的单据，都复印一份，以备万一出纰漏时可以对照原单处理。

单证遗失后，要第一时间处理。属于自己缮制的发票、装箱单等，即刻补制，属于国家机构或第三方出具的，及时通知出具人，办理补单手续。比如提单遗失后，可以通过货代补发提单，或电放（收货人无须正本提单，凭货代电报指示放货）形式解决。但办理起来较为棘手，各个船公司规定不同，通常根据与出口商的关系而定。因为补发提单对货代而言风险很大，如果因此出现冒领或其他纠纷——比如出口商恶意欺诈，将原提单交付客户或银行以后，谎称遗失，借以扣留货物，货代难脱干系。不过，如果是“记名提单”（提单上限定具体的提货人）遗失比较好办，只要提货人证明自己身份即可电放，但如果是“指示提单”（提单上暂未指定收货人）就麻烦了。如果货代信任发货人，那么通常发货人一封保函（担保因此出现的所有责任由发货人自己承担）即可解决；而如果彼此不熟悉，则货代通常会要求在出具保函的同时提供相当于货值或双倍的担保金，担保金期限甚至长达一年。这对于货主而言将是个沉重的负担。提单一般三正三副，因此，除非客户要求“全套提单”，否则尽量争取保留一份正本提单，避免遗失风险。

案例

一个指示提单遗失的实例

一份指示提单在交付快递公司后遗失，发货人请求电放，船公司要求发货人首先提供遗失声明，再到公安局报案，取得报案登记后，在船公司指定的刊物上声明提单作废，然后再交纳200%的货值担保金。最后在买卖双方的配合下，因提货人信誉不错，船公司才最终许可免交担保金，但此过程也耗时耗力。

需要指出的是，随着单证电子化工作的不断推进，单证遗失的风险也在逐步消除。比如，报关的全面电子化使得传统纸质报关单遗失的风险成为历史。不过，旧的风险消除了，可能又会产生新的风险，比如网络与系统风险。

单证缮制正确完整，就为收取货款奠定了基础。然而，如何在交付货物单证后顺利收回货款，仍是我们特别需要重视的。货款不能及时、安全收回，所有业务都是一场空。