职位说明书编制的基本要素

编制职位说明书是企业管理的一项基础工作，也是各级主管的一项基本职责。它可以使主管对下属的工作要求有清晰的了解，以便提供必要的辅导，做出恰当的评估。另外，职位说明书为公司的许多项目，如招聘、薪酬调查、技能差距分析、绩效考核和级别确定等提供必要的信息。

制订职位说明书便于理解组织机构和工作关系，是职位评估和评定各职位薪酬、级别、薪酬调查的基本依据。职位说明书使员工充分了解自己在组织中的作用和相应的责任、职权，同时便于各级主管有效地管理下属的工作，是各部门绩效管理的依据之一。既便于各级主管进行有效的绩效考核，又为员工提供自我评定的参考标准，为招聘提供客观依据。公司可根据工作内容和技能要素，进行招聘工作，既便于制订个人工作计划和部门工作计划，也便于各级主管为下属制订培训、晋升、公司内岗位调动计划。

职位说明书的编写并没有一个标准化的模式，根据不同的目的和用途，以及适用对象的不同，职位说明书可以选取不同的内容和形式。一般来说，一份完整的职位说明书的内容主要由以下几个具体的项目组成：①职位标识；②职位概要；③履行职责；④业绩标准；⑤职位职权；⑥工作关系；⑦工作的环境和工作条件及使用设备；⑧任职资格。其中①～⑥项属于工作描述，第⑦⑧项属于工作规范，下面将结合这些项目来具体解释应该如何编写职位说明书。

1.职位标识

这就如同职位的一个标签，让人们能够对职位有一个直观的印象。一般包括以下几项内容：职位编号、职位名称和职位薪点等。职位编号主要是为了方便职位的管理，企业可以根据自己的实际情况来决定应包含的信息。例如，在某企业里，有一个职位编号为HR-03-06，其中HR表示人力资源部，03表示主管级，06表示人力资源部全体员工的顺序编号；再如，MS-04-TS-08，其中MS表示市场销售部，04表示普通员工，TS表示职位属于技术支持类，08表示市场销售部全部员工的顺序号。职位名称确定时应当简洁明确，尽可能地反映职位的主要职责内容，让人一看就能大概知道这一职位主要是干什么的。职位名称中还要反映这一职位的职务，比如销售部总经理、人力资源部经理、招聘主管、培训专员等。在确定职位名称时，最好按照社会上通行的做法来做，这样既便于人们理解，也便于在薪资调查时进行比较。职位薪点是工作评价所得到的结果，反映这一职位在企业内部的相对重要性，是确定这一职位基本工资标准的基础。

2.职位概要

职位概要就是用一句或几句比较简练的话来说明这一职位的主要工作职责，要让一个对这个职位毫无了解的人一看职位概要就知道它大致要承担哪些职责。例如，人力资源部经理的职位概要可以这样描述：“制定、实施公司的人力资源战略和年度规划，主持制定、完善人力资源管理制度以及相关的政策，指导解决公司人力资源管理中存在的问题，努力提高员工的绩效水平和工作满意度，塑造一支敬业、团结协作的员工队伍，为实现公司的经营目标和战略意图提供人力资源支持。”

3.履行职责

履行职责就是职位概要的具体细化，要描述这一职位承担的职责以及每项职责的主要任务和活动。在实践过程中，这一部分是相对较难的，要经过反复的实践才能准确地把握。首先，要将职位所有的工作活动划分为几项职责，然后再将每项职责进一步细化，分解为不同的任务。

4.业绩标准

业绩标准就是职位上每项职责的工作业绩衡量要素和衡量标准。衡量要素指对于每项职责，应当从哪些方面来衡量它是完成得好还是完成得不好；衡量标准则指这些要素必须达到的最低要求，这一标准可以是具体的数字，也可以是百分比。例如，对于销售经理这一职位，工作完成得好坏主要表现在销售收入、销售成本两方面，因此其业绩衡量要素就是销售收入和销售成本，收入要达到多少、成本要控制在多少就属于衡量标准的范畴了，可以再规定销售收入每月100万元，销售成本每月30万元。再如，对于人力资源部的薪酬主管这一位置，衡量其工作完成得好坏主要看薪酬发放是否准确、及时，因此其衡量要素就是薪酬发放的准确率和及时性，至于准确率要达到多少、及时性如何表示就是衡量标准的范畴了，可以规定准确率要达到98%，薪酬迟发的时间最多不能超过2天。

5.职位权限(www.xing528.com)

职位权限是根据该职位的工作目标与工作职责，组织赋予职位的决策范围、层级与控制力度。该项目主要应用于管理人员的职位描述与职位评价，以确定职位“对企业的影响大小”和“过失损害程度”。另外，通过在职位说明书中对该职位拥有的工作权限的明确表达，可以进一步强化组织的规范性、提升任职者的职业化意识，有助于其职业化能力的培养。

6.职位关系

职位关系指某职位在正常工作情况下，主要与企业内部哪些部门和职位发生工作关系，以及需要与企业外部哪些部门和人员发生工作关系。这个问题比较简单，需要注意的是，偶尔发生联系的部门和职位一般不列入工作关系的范围之内。

以上内容属于工作描述的范畴。工作描述是否清楚明了，可以用一个简单的方法来测试。编写工作描述的分析人员可以问自己：“一个从来没有接触过这一职位的人看了工作描述之后，如果让他来从事这一职位，他是否知道自己要干什么并如何去干？”如果不能得到肯定的回答，说明这份工作描述就需要继续修改。

7.工作的环境和工作条件及使用设备

这方面包括工作的时间要求、地点要求、物理环境条件以及工作过程中需要使用的各种仪器、工具、设备等。

8.任职资格

对于任职资格的具体内容，专家、学者们的看法是不一致的。罗杰于1952年提出了七项基本内容：①体貌特征（健康状况和外表）；②成就（教育、资格证书和经历）；③一般智力；④特殊能力（动手能力、数学运算能力和沟通能力）；⑤兴趣（文化、体育）；⑥性格（友善、可靠和忍耐）；⑦特殊的工作环境（大量的出差）。

一般来说，职位说明书的内容主要由如表2.1所示四部分组成即可。

表2.1　职位说明书（××科技职工大学校长）