会议管理的规定和流程

会议策划的流程：

（1）搞清楚“想法”

会议有各种类型，不同的会议需要不同的环境，召开会议是要达到一定的目的和目标。因此，第一个重要步骤是问清楚会议主办方的想法、目的、预算方方面面的信息，通过收集这些信息将避免下一步的策划构思偏离方向。

（2）搞清楚“思路”

从秘书到公司总裁，每个人多多少少都可能会参与会议的筹划，只不过有人是专职从事这项工作，有的是兼任此职，但无论参与者有多少，一定要确认一个有经验的项目负责人，想清楚策划的步骤、时间推进节点、人员的分工。如果思路不清晰，经验不到位，往往从策划一开始，就会在众多的意见、指导中迷失方向。

在项目负责人筹划的思路理清后，项目负责人最好向上司、会议主办人或会议主席描述一下会议的目的和要求达到的结果，如果你们的意见相符，你就可以做下一步的筹划了。

（3）会议地址的选择

会场的选择，直接关系到会议的风格、形式、规模、预算和档次，这也是随后进一步策划方案的基础，选择一个能让会议组织者和与会者都能满意的会议场所非常重要，面对众多的场所，到底怎样去选择呢？

（4）会议场所的选择

①列出可供选择的清单。必须制作一个会议场所清单表，清单表上须注明会议要求的所有重要条件，便于各个场所的比较和选择。这一方面，也可以参考SINO-MEETING的会场搜索系统，该系统内的数据将对选择场地的过程，大大提高效率。

②根据清单综合考虑会议类型与场所的搭配。比如研究和开发会议需要有利于沉思默想、灵感涌现的环境；重大的奖励、表彰型会议一定要有档次，要引人入胜；对于交易会和新产品展示会，需要选择有展示空间的场所，会场交通必须便利，等等。

③亲临现场实地考察。考察场地非常重要，要做好充分的准备，要约见会议方及场地方都能做决策的人。这样有利以后解决可能出现的交易问题；要对会议中的重要流程和环节心中有数，在考察场地的时候，能问到的问题越多，今后出现风险的概率就越低。

④会议整体规划。确定了场地，策划的工作就进入了快车道，通过以下步骤，整个会议策划方案就会很快出炉了：整体策划框架草拟，按照之前的工作和现有的所有信息，先把整个会议的流程和方案想象出来，越具体越好；召开策划动脑会，这个会议上，你需要把专业的会议策划人士找来，比如SINO-MEETING，也要把主要的决策人员找来，在你的草拟方案基础上，展开讨论和动脑落稿—再讨论—修正—再讨论。一般，从第一稿的策划书到最后落实的方案，如果策划人员经验到位的话，最多3次往返讨论，就可以把方案细化到执行层面，是否细化到了执行面，关键要看是否已经拟出了“工作时间进程表”、“任务分工表”、“物品清单”、“成本分析表”这几张最重要的执行文件。

研讨会议：

研讨型会议通常专业性较强，参与的人数不是很多，除非是行业标准讨论，一般不会超过100人。这类研讨会的关键点是会场及地点选择。

会场除一般性的主会场外，通常需要一些小型会所以便分组讨论。主会场的布置除保留主持人外，其他座位应当体现平等精神。

关于地点，通常选择相对封闭、安静、利于保密的地点，最好能在郊区环境优美的会所——应当满足夜间娱乐休闲、团队精神训练、场景变换、交通相对方便等要求。

培训会议：

培训会议也是专业型会议，通常是企业内部或者教育部门举办。除带有研讨性质外，更多的是技能交流及知识传授，所以培训会议对场地的要求相对较高——除了一般的封闭式会场外，应该还有各类拓展训练设施或者场地，可能的话还应该有高品质的休闲放松场地。培训会议的关键点：场地、培训设施及培训师。

会议规定：

目的：为规范会议管理，提高会议质量，特制定此办法；

适用范围：公司全体成员；

会议原则：树立简明、高效之会风。

布置工作讲标准（工作事项、责任人、完成时间、进度检查）；

检查工作问过程（完成过程汇报、总结与检讨）；

汇报工作讲结果（总结与结论、评价与调整）；

请示工作讲方案（存在问题点与建议）；

回忆工作讲感受（成绩与借鉴、检讨）。(www.xing528.com)

参会原则：

专题会议内容所涉及的部门，至少有一名负责人到会；

资源性问题会议及对公司重要政策的调整必须有总监及以上人员参会；

对公司的政策性宣导会议需公司中层以上干部参与；

会议采取签到制；

总裁可视会议重要性决定是否例席，如需总裁出席会议，需提前与总裁秘书约定。

职责：

主持人：会前资料准备与会议召集；会中对会议效果的推进与会议进程的控制；会后资料发放范围确定与共享，并对落实事务予以跟踪，直至关闭；对会务负领导责任。

组织与会务：受主持人领导，负责会议前、中、后期的协助工作；具体负责会议准备（会场、人员）、签到整理并对参会情况予以通报、会议纪要整理与发放等。

参会人员：会前准备；会中积极参与；会后就会议精神向下作宣导，对落实事项向下作部署。

稽核与跟进：检查各项会议执行情况；对会议决议与精神的贯彻予以稽核；对会中布置任务的完成与问题的关闭进行检查与稽核；并对稽核结果及时予以通报。

分类：

会议按层级与范围分公司、部门两级，两级会议按性质再细分为例会、专题会、紧急会议，部门不设专题会。

例会：

有固定的召开频率，内容涉及公司经营、管理、服务领域。

公司与部门的例会统一交由目录管理员（总裁办秘书）列入公司《例会名录》进行管理。

《例会名录》的不定期调整由总裁办组织商榷并及时公布。

已列入《例会名录》的部门例会，相关部门对其调整与取缔拥有建议权，以联络单方式说明理由，由总裁办核准后，由目录管理员统一调整后公布；部门新增的例会，请知会目录管理员统一调整后及时公布；会务主持人员按《例会名录》要求如期召集会议。

《例会名录》的定期调整由总裁办每年年未组织一次，并依评估结论作调整，次年年初由总裁办公布当年《例会名录》，并对上年度各部的执行作情况汇报。

《例会名录》常设信息点有：会议名称、召开频率与时间、会议内容（主题、议程）、主持人、与会人员、会务等。

公司、部门的例会会议纪要或决议必须抄送总裁办备案。

专题会：凡因解决公司经营、管理、服务等领域的重要问题或事务，需涉及两个以上部门间（不含两个）沟通与协调，可由提案人向总裁办秘书申请，由总裁办确认后统一安排与组织。

会议要求：

前期准备：除紧急会议外，其他会议至少提前两个工作日由会务将相关资料及开会通知发至各与会人员，以便会前做好思考与信息收集。

通知内容：应将会议名称、主持人、具体时间（开起与结束）、地点、与会人员、会议主题与议程（《例会名录》中已作记录的不再要求，专题会议此信息必不可少）详细告知与会人员。会务应于开会前十分钟准备好会场及开会时的演示资料。各参会人员进入会议室前应准备好相关资料（并携带，避免中途准备资料而干扰会议）。

纪律要求：会议原则上不允许请假，如有特殊情况（紧急任务或休假中）须提前报请会议主持人批准，并授权其职务代理人参加会议，否则视同缺席；与会人员按时参加会议，不得迟到、早退或缺席，否则应处于相应的处罚；会议中，不得从事其他与会议无关的事，否则视情节给予相应处理。

会议相关人员应按本规定履行职责。