办公室文件管理的流程优化建议

（1）办公室文件管理总则：

①为减少发文数量，提高办公室文件速度的质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据×××关于文书处理的有关规定，结合各个单位和部门的实际情况，特制定本制度。

②文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件、资料。

③按照党政分工的原则，本单位各类文件（党支部和行政）统一由办公室归口管理。

④公文的签收：

·单位所有文件（除领导亲启的外）均由收发员（文书）登记签收、拆封（由上级或邮电局机要通讯员直送的机要文件除外）。在签收和拆封时，收发员（文书）需注意检查封口，对开口和邮票撕毁函件应查明原因。

·对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、机要编号的核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级部门，并登记差错文件的文号。

⑤公文的编号保管：

·收发员（文书）拆封和签收后应及时附上“文件处理传阅单”，作分类登记编号、保管。

·本单位外出人员开会带回的文件及资料应及时送交收发员（文书）进行登记编号保管，不得个人保存，如职工工作需要借阅的可复印或借用。

⑥公文的阅批与分转

·凡正式文件均需由办公室主任（或副主任）根据文件内容和性质阅签后，由收发员（文书）分送领导和承办部门阅办，重要文件或急件应立刻呈送领导（或分管领导）阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。

·一般礼仪性质的函、电、单据等，可由办公室直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同各单位联系后再分转处理。

·为加速文件运转，收发员（文书）应在当天或第二天将文件送到领导和承办部门，如关系到两个以上部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特殊情况例外）。

⑦文件的传阅与催办：

·传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有秘密的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

·阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交收发员（文书），阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”“拟办意见”，办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

·阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。

·文件阅完后，应交收发员（文书），切忌横传。

·办公室对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。

·按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由办公室通知到单位阅文。

⑧发文的规定：

·单位上报下发正式文件的权力分别集中于党支部和行政办公室，各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

·各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向党支部、行政办公室提出发文申请，并将文件底稿分别交党支部、行政办公室审核。党支部、行政办公室同意发文，方可按党、政机构设置与业务分工统一归口以党×字、政×字发文。群众团体文件由党支部批转。

·对单位影响较大，涉及多个以上领导分管范围的文件，需要经领导班子研究决定后批准签发。其余文件均由主要领导批准签发。

⑨发文的范围：

·凡是以党支部、行政办公室名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。

·党支部、行政办公室下发文件主要用于：公布单位规章制度；转发上级文件或根据上级文件制定的文件；公布单位体制机构变动或干部任免事项；公布单位重大生产、技术、管理、政治工作、生活福利等工作的决定；发布有关奖惩决定和通报；其他有关重大事项；

·党支部、行政办公室上行文、外发文主要用于：对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定；同兄弟单位联系有关重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、管理、党群工作等事宜。

·日常生产、技术、管理、党群工作中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管领导批准后，由各科室书面或口头自行通知执行，一般不用发文。

·各科室如会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以科室名义用《工作简讯》发会议纪要。

⑩发文程序规定：

·各科室需要发文，应事先向党支部、行政办公室提出申请。

·党支部、行政办公室同意发文后，主办科室应以党的方针、政策和国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿。(www.xing528.com)

·草拟文稿必须从本单位角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写。

·文稿拟就后，拟稿人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级。

·办公室应根据党支部、行政的要求和上级有关指示精神，有关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿。

·经办公室审查修改后的文稿，送分管领导核稿（对文稿内容、质量负责）。

·对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟稿部门重新整理写清楚。

·需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签；文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈送党政领导审定批准签发。

·经领导批准签发后的文稿交办公室收发员（文书）统一编号送打字室打印。

·文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名，文件打字后，由办公室派专人按数印刷，再由收发员（文书）分发并检查落实情况。

[11]各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写便条，对有密级的文件须分管领导或办公室主任同意后方可借阅。

[12]借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾画等。

[13]办公室收发员（文书）对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本单位文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。（一般为月底一小清，季末一中清，年终一总清）。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。

[14]文件的归档范围：凡下列文件统一分别由办公室收发员（文书）负责归档。

·上级机关来文，包括上级对单位报告、申请的批复；

·党支部、行政办公室发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产工作的各类计划统计以及季度、年度报表等；

·党支部会、主任办公会议、中层干部会议、职工委员会以及各种例会记录；

·支部党代会、职代工、工会会员代表大会、团代会等组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等；

·有保存价值的人民来信、来访记录及处理结果；

·参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本单位在会上汇报发言材料等；

·上级机关领导同志来单位检查视察工作的报告、指示记录以及本单位向上级进行汇报的提纲和材料；

·反映本单位生产活动、先进人物事迹及领导工作等的音像摄制品；

·单位日志和大事记；

·单位向上级请示批复的文件及上报的有关材料。

业务科室，各群众团体日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、群众团体负责立卷归档。

[15]立卷要求

·文件立卷应按照内容、名称、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

·立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

·要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

·上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完。

[16]对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，办公室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。

[17]经审核同意销毁的文件，应在办公室收发员（文书）和正副主任以及分管领导的共同监督下销毁。

[18]实施及修改

本办法经决策会通过后实施，修改时亦同。