常用行政公文写作：通知公文的要点

8.3.3.1　通知

1.通知的概念

通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。通知是行政机关向特定受文对象告知有关事项的晓谕性公文。其特点一是适用范围广，各级各类国家机关、社会团体、企事业单位均可使用；既可以传达事项，也可以转发和批转公文，还可以任免人员；内容可以大至国家的重要决策，也可以小到单位的会议安排；行文方向可以下行，也可以平行。二是使用频率高，因为通知的使用范围特别广泛，因此使用频率也最高，各级机关的发文，通知占绝大部分。

2.通知的结构

一般由标题、主送机关、正文、落款构成。通知标题一般由发文机关、事由和文种构成，通知主送机关一般不能省略，通知种类不同，正文写法各异。

3.通知的种类

根据通知的适用范围，通知可分为批示性通知、指挥性通知、事务性通知三大类。

（1）批示性通知。这类通知正文的篇幅比较简短。一般由印发（转发、批转）的文件和执行意见两部分组成。印发（转发、批转）文件开头直接引叙印发（转发、批转）的公文的标题，直叙其事。执行意见则写明对被印发（转发、批转）的公文的态度、意见和执行要求。

（2）指挥性通知。正文写作一般包括通知依据、通知事项和通知要求三个部分。一是通知依据，开篇写明制发通知的原因、目的、根据或者意义，然后用过度语“特（现）通知如下”“现就有关事项通知如下”等转入具体通知事项；二是通知事项，一般采用分条列项法，具体提出内容、要求、措施和办法；三是通知要求，一般另起一行书写，或作为通知事项的最后一项，单独列出，或总的强调通知执行要求、时间或有关事宜。

（3）事务性通知。这类通知事情简单。正文一般写清通知事项的时间、地点、事情，如何办，有何要求即可。如任免通知，正文只要写清任免时间、机关、会议或依据的文件，以及任免人员的姓名、具体职务即可。而有的事务性通知的正文写作和指挥性通知的正文写作相似，由通知缘由、通知事项、通知结尾组成。如会议通知开头写明通知缘由，即开会的目的和依据；通知事项根据实际需要写明会议内容、会议要求、参会人员、报到时间、开会时间、开会地点、行车路线、联系方法以及参会费用等；通知结尾可用惯用语“特此通知”结束，也可收尾。

（4）落款。包括发文单位名称和成文日期。

8.3.3.2　通报

1.通报的概念

通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。通报的作用在于沟通情况、交流信息，使有关单位和下级认清形势，统一认识，树立全局观念，以推动全面工作。通报具有三个特点：一是教育性，通报的目的或是表彰先进以号召学习，或是批评错误使对象引以为戒，或是传达情况以了解上级精神，都是为了宣传上级方针政策，教育广大人民群众；二是周知性，通报的内容，常常是把现实生活中一些正反面的典型或某些带倾向性的重要问题告诉人们，让人们知晓了解；三是时效性，通报内容都是针对近期发生的事件，并对当前工作有一定的指导和促进作用，因此必须及时发出。

2.通报的种类

根据通报的内容和用途，通报分为表彰性通报、批评性通报和情况通报三种。

3.通报的结构

通报写作结构包括标题、正文、落款几个部分。

（1）标题。通报标题常用“发文机关+事由+文种”或“发文机关+文种”。由于通报多是普发性，主送机关有时可以省略。

（2）正文。通报正文一般要写明通报的缘由、通报事项的性质和影响、所作出的决定、提出的要求或发出的号召等。不同种类通报的正文写法不同。一是表彰性通报。这类通报正文，首先要介绍被表彰对象的先进事迹，用概括性的语言写明事情的经过、结果；其次分析所表彰人物的行为品德或事件的意义，指出向先进学习的内容；第三提出给表彰对象什么样的表彰奖励；最后发出向先进典型学习的号召、希望。二是批评性通报。这类通报的正文，首先要简明扼要地写清被通报单位或个人的主要问题、情节及错误的性质、原因等；然后陈述对所通报错误、问题或事故的处理意见和决定，并在此基础上提出告诫性要求，指出应从中吸取教训，以防止类似事件再次发生。三是情况通报。这类通报正文写法比较灵活，条款式、自然段落式都可以。一般由情况介绍、情况分析、提出对策或要求三部分组成。情况通报以讲明情况为主，要做到层次清楚、中心明确，不能写成琐碎的情况公布。如是单一情况，主要的任务、时间、地点、过程、结果都要写清楚。如是综合情况，应注意情况的全面性。

（3）落款。包括发文单位名称和成文日期。

（4）通知与通报的区别。通报和通知都属告知性公文，但二者有着明显的区别：一是从内容上看，通知的内容是印发、转发和批转文件，安排部署工作的；而通报的内容则是现实生活中具体的正反事例或客观实际情况。二是从要求上看，通知是要求办理、执行的；而通报则是要求了解情况和精神的。三是从制作时间上看，通知是事前发文，通报则是事后发文，即事前通知，事后通报。

8.3.3.3　报告

1.报告的概念

报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。报告主要是为上级机关提供信息，使之准确及时地了解下情，指导工作。报告的特点有三个：一是陈述性，报告的主要内容是具体陈述工作各方面情况，包括取得的成绩、做法或经验、存在的问题和今后的打算等；二是汇报性，报告的作用主要是向上级机关汇报工作，以便上级机关及时了解下级情况，为正确决策提供依据；三是客观性，报告所反映的情况、提供的信息，应是客观存在的、真实的，不得有任何虚构。

2.报告的种类

根据内容和使用情况，报告一般分为情况报告、答复报告和呈送报告三种。

3.报告的结构

报告一般由标题、主送机关、正文和落款组成。报告标题由发文机关、事由和文种组成，通常只写事由和文种；报告的主送机关不能省略，即为主管上级机关；报告正文一般由三部分组成。一是报告缘由。说明报告目的和概说基本情况，一般通过过渡句“特报告如下”引出下文；二是报告事项。即具体陈述报告事项的内容，情况报告主要写清楚工作的进展、成绩，工作中出现的问题、工作的经验与体会、缺点与不足以及今后的工作意见等。答复报告主要是针对上级机关查询的问题进行回答，针对性强，不涉及其他的问题。呈送报告只写清楚报送什么文件或物件；三是报告结语。通常用“特此报告”“以上报告，请审阅”“请查收”等惯用语结束全文。有的报告也可自然结束。

4.落款

必须写明发文单位和日期。

8.3.3.4　请示

1.请示的概念

请示适用于向上级机关请求指示、批准。请示是下级机关基层单位工作中用得较多的一种上行公文。其特点有四个：一是祈请性，请示是请求上级给予指示或批准，行文语气带有诚恳的祈请性；二是单一性，请示要求必须“一事一请”，不能把几件事情写在一起；另外，请示一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式；三是事前行文性，下级机关请示的事项必须等上级机关批复后才能实施，不能“先斩后奏”；四是隶属性，下级机关的请示只能按照隶属关系直接向上级机关发文请示，一般不得越级请示。

2.请示的种类

根据请示的用途，请示可分为请求指示和请求批准两种。

3.请示的结构(www.xing528.com)

请示结构一般包括标题、主送机关、正文和落款。

（1）标题。标题有两种形式：一种是完整式，即发文机关+事由+文种；一种是省略式，即事由+文种。请示的标题一要写得简明扼要，准确概括请示事项；二在标题中不能使用“申请”“请求”等与文种同义的赘语；三不能将文种写成“请示报告”。

（2）主送机关。主送机关即主管上级机关。请示不能多头主送，一般只写一个主送机关。

（3）正文。正文一般由三部分组成。一是请示缘由。请示的开头先写明请示的原因、目的、依据等理由。请示的理由一定要充足，具有说服力；二是请示事项。说明请求上级机关指示或批准的具体事项，并应具体明确提出自己的意见；三是请示结语。另起一行，用“当否（妥否），请审批”“以上意见是否妥当，请批示”“特此请示，请批复”“请指示”“请批复”等惯用语结束。

4.落款

包括发文单位名称和成文日期。

8.3.3.5　函

1.函的概念

函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。行政公文的函，对加强机关之间的联系起着重要的作用。函的特点有两个。一是行文的不相隶属性。所谓不相隶属机关有两种情况：第一种是机关之间不属于同一组织系统，无管辖与被管辖的关系，如××银行与××科技大学之间；第二种情况是属于同一组织系统下的同层级机关，即同级机关之间，如国务院下属的各部委之间。二是使用的广泛性。凡是不相隶属机关之间，无论是商洽工作、告知情况，还是询问答复问题、请求批准和答复审批事项，都可用函。函使用范围广泛，灵活简便，行文比较自由。无论上行、平行、下行均可使用。

2.函的种类

函的种类较多，从不同的角度可以进行不同的划分：根据适用范围，可分为商洽函、问答函和请批函；根据行文方向，可分为发函和复函。

3.函的结构

函由标题、主送机关、正文、落款几部分构成。

（1）标题。函标题有完整式，即“发文机关+事由+文种”，但较多用省略式，即“事由+文种”。如《关于筹划编印××系统广播电视工作手册的函》。

（2）主送机关。写明函的收文单位。函的主送机关一般只有一个。

（3）正文。函写作比较灵活自由。虽内容包括缘由、事项、结语三部分，但具体写作时，则应选择使用与它行文方向一致、公文内容相符的文种写法，如以下几种。

商洽函：写明商洽原因、事项和发文人意见。

询问函：写明询问的问题以及询问问题的原因。

请批函：类似请示的写法，说明请批事项的原因、意见。

答复函、答批函：紧扣所询问的问题或请求批准的事项发表意见，做出答复。

函有惯用结语，向对方提出要求，结语简洁、客气。如果是发函，常用“请复”或“以上意见，请函复”“特此函告，请复”之类；如果是复函，则用“此复”、“特此函复”。

（4）落款。包括单位名称和成文日期。

8.3.3.6　会议纪要

1.会议纪要的概念

会议纪要适用于记载和传达会议情况和议定事项。会议纪要是传达会议决定事项和主要精神的一种纪实性和指导性的文种。它的特点有三个：一是内容的纪要性。二是行文的多向性和功能的多样性。三是表述的第三人称性。

2.会议纪要的种类

会议纪要大致有两种类型：办公会议纪要、专项会议纪要。

3.会议纪要的结构

（1）标题。标题有两种形式：一是单行标题，由会议名称（全称）和纪要组成。二是双行标题，由正、副标题组成。正标题揭示会议主要内容，副标题则由会议名称和纪要组成。

（2）正文。会议纪要类似消息写法，正文一般由导语、主体、结束语三部分组成。

（3）导语（总述）。简要概括介绍会议的基本情况，包括会议召开的时间、地点，会议名称、与会者、主持单位、会议议题、会议结果评价等。这一部分应写得概括简洁，给人以总的印象。

（4）主体。会议内容的具体报道。这是会议纪要的主要部分，一般应写明会议所讨论、研究的问题，会议所做出的决定及对今后工作所提出的要求。这部分的写法，常见的有以下三种：一是综合式。将会议的进程和讨论、研究的问题综合起来，按逻辑顺序，从头至尾分段陈述。这种写法适用于问题比较单纯的会议或参加人数不多的中、小型会议；二是条项式。把会议所讨论、研究的问题分项叙述，可用小标题，也可用序号标明；或者按性质归纳成若干个问题后，逐项阐述。这种写法适用于大型会议或专题性会议。三是记录式。按发言顺序将与会者每个人的发言内容记录下来，反映会议议程和会议的基本精神，便于反映发言人的不同看法和会议原貌。这种写法适用于座谈会或学术会议。

（5）结束语。多写会议的要求和希望，或发出号召。有些会议纪要不单独结尾，主体部分的最后一个问题写完即结束全文。

思考题：

1.假如你马上毕业，请写一封针对文秘岗位的求职书信。

2.草拟一份通知，以厅的名义通知各地（州、市、县）做好春耕播种的有关意见。