在职业生涯的早期，我是一个安静的人，我在会议中的贡献与参会人数成反比。这意味着在“一对一”中，我会说很多；但是在7人以上的会议中，我会像忍者一样，尽可能保持低调。
在我成为一名经理之后，我在团队的许多人身上看到了同样的问题。并不是每个人都能在团队成员面前无所顾忌地侃侃而谈。对我来说，这是对别人评判自己的恐惧，我担心我会说些别人认为很蠢的事，浪费别人的时间。
帮助我找到说话的勇气的是那些让我感到安全、被鼓励和不带任何评判的会议氛围。当我看到其他人也都在发表自己的看法，而不只是一两个健谈的人在主导会议时，我会更容易与他们分享。或者，当有人真的因为好奇而问我的意见：“朱莉，你还没有发表过你的意见，你对这个提议有什么看法？”或者当我和其他在场的人有足够的信任关系，知道即使我说了傻话，他们也不会把我看成傻瓜的时候，我会更好地在会议中发挥我的价值。
如果你是会议组织者，试图通过会议产生创意、做出决定或建立更牢固的关系，那么若能让整个团队都发挥作用，你将获得更好的会议结果。这就是为什么在质疑、讨论、论述和提出异议的会议过程中，营造一个温馨的环境是非常重要的。如果你提出一个你认为绝妙的想法，而房间里的大多数人都认为这是荒谬的，但是他们又因为会议气氛不够坦诚而不敢发表真正的看法，那么这个会议对你来说便没有任何帮助。为避免成为《皇帝的新衣》中没穿衣服的皇帝，请尝试以下方法。
明确你想要设定的行为准则
如果你想让每个人都参加你的会议，有时最简单的策略就是直接说出来。
我和我的团队常做的一件事就是定期进行解答会议。对我来说，让大家觉得他们可以问我难题，并得到直接的答案，这是很重要的。然而，在做了十几次之后，我注意到很少有人问我一些棘手的问题。轮到该提问的时候，大家相互看来看去，好像在指望别人敢于先提出问题。
我的团队不可能没有任何难以解决的问题，我经常在私下里听到有人对某个策略持怀疑态度，或者想知道为什么我们的一项行动进展不顺利，但这些问题从来没有在解答会议上出现过。最后，我决定要在会上打开天窗说亮话。
在随后那次会议上，我开门见山地说了这一点：“我之所以举行这个解答会议，是因为对我来说，我们可以真心地沟通一下我们团队中发生的所有事情，这真的很重要。但说实话，我发现我并没有听到你们最关心的问题。所以我想事先说明这一点：我欢迎难题！把你们藏在心底的问题说出来！我保证知无不言！”
这个方法很奏效。我明确表示我希望团队成员之间保持透明度，并欢迎大家提难题，这让更多人勇于提问。
调整会议形式以适应与会者的状态
一场自由发言的小组讨论意味着参与者可以选择是否发言和何时发言。如果与会者是一群内向的人，你可能很难让他们把自己的想法说出来；如果与会者是一群外向的人，他们可能会滔滔不绝地主导整个会议。此外，资历、任期或熟识程度也在人们说话的意愿度中发挥着作用。
你可以通过设置更多的发言规则来对付这种自由发言模式下所产生的观点表达不充分、不均衡的状态。一个例子就是在房间里搞一圈轮流发言，比如，要在三个方案中做出一个选择，你可能会问每个人喜欢哪一个及为什么。这保证了所有的观点都会呈现出来。
我喜欢的另一种会议开场策略是“即时贴”模式。在开始讨论一个复杂的主题（例如，我们的营销目标应该是什么，或者从现在起3年后我们要达到什么状态才算成功）之前，给大家一本即时贴，并让他们写下他们对这个主题的想法。然后，让会场安静10～15分钟，请大家思考并写下各自的答案。
之后，让每个参与者上台，将答案贴到白板上，并阐述他们的思路。将类似的想法合并，在最后一个即时贴被贴上来以后，会议室就可以围绕这几个合并后的主要问题进行讨论。(www.xing528.com)
通过鼓励大家在分享之前先将自己的想法写在纸面上，减少参与发表意见的障碍。
保证平等的说话时间
如果你的会议通常由少数人主导，请尝试调整每个人的发言时间。
请避免发言人的讲话被打断。如果有人开始陈述自己的观点，但突然有另一个响亮的声音打断她的发言，此时，你应当为她的发言提供保护：“请等一下，安（Ann）还没说完。”我发现这样做还有另一个额外的好处，就是可以增强你在团队中的公信力。
同样地，如果你看到有人想要发言，你可以帮他起个头：“约翰看起来好像想要说些什么。”曾经在一次有20多人的高层评审会议中，我的一个同事这样支持了我一次，时至今日，我都对他充满了感激之情。
特别是一些观察敏锐的管理者，甚至可能会觉察到有人欲言又止，从而直接向他们征询意见：“苏珊，你看起来有些困惑，你认为我们应该怎么办？”或“里克，我们还没有听到你的观点，你怎么看？”
对于发言超时的参会者来说，要明确但礼貌地让他们知道该轮到别人发言了：“伊恩，显然你还有很多想法要说，但我们要先确保其他人也有发言的机会。”或者“劳拉，我明白你强烈赞成我们应该做这件事，但在我们结束之前，让我们听听其他人是否有不同的观点。我想确保听到所有的观点。”
用这种方式制止别人说话和管理发言流程并不总是一件让人感觉舒服的事儿，但它发出了一个强烈的信号，表明你相信更好的结果来自听到多样化的观点。
获取会议的真实有效反馈
如果你很幸运，你会有一个坦诚的团队成员，他会告诉你，他觉得会议有哪些地方没有很好地利用时间。但是，有一种更可靠的获得反馈的方式，那就是养成寻求反馈的习惯，特别是更大范围的定期会议。
请记住，获得良好反馈的关键在于将你想要了解的内容具体化，并确保给予反馈者是在有安全感的情况下如实给你反馈意见的。从你觉得存在问题的部分开始，可以让人感觉到你的态度是开放的，是可以接受任何批评的。
以我失败的团队工作进度报告会为例，我可以问：“你认为我每周的工作进度报告会有多大用处？我的目标是让每个人都了解目前团队的状态，以便整个团队更好地相互协作和支持。但我想知道这个会现在是否过于陷入细节之中。你怎么看？”
回想一下你曾参加过的最棒的会议是怎样的感觉？我最喜欢的是那些充满友好气氛和真正深入探究问题的会议。这样的会议不会笼罩着一层无形的紧张感或压力。人们可以无拘无束地抛出他们的疯狂想法，或者直接说：“我不同意。”每个人都明白他们的内容阐述和思想贡献是值得赞赏的。这就是我们应该追求的会议状态。
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