如何保证会议的成功：重视准备工作

在很多评审会中，我会和房间里很多其他人一样，带着困惑的表情，眯着眼睛，看着投射在我们面前的图表。而主持人会说：“所以你可以从这里的数据中清楚地看到……”“等等！”我想大声叫道：“我不明白你怎么得出那个结论的。”——真的是我思维太慢跟不上节奏吗？

我知道我这样的反应并不罕见，当然也没有什么可害羞的。即使是数据方面最精湛的同事也需要时间来处理新的信息。

因为演讲人熟悉他们材料的前前后后，他们正处于社会心理学家所谓的“知识的诅咒”状态，即认知偏差使他们很难意识到初学者第一次看到这些内容的感受。所以，他们认为在他们一页又一页切换他们的PPT时，房间里的人也能掌握里面所有的重点内容。

但是，如果会议的目的是做出决策或提供反馈，那么利益相关者在单次会议的时间中是很难理解这些材料的内容，更无法得出深思熟虑的结论的。

我们的解决方案是让每个人都做好准备。我们对决策会和评审会所做的改革是要求组织者在前一天把所有的演示文稿或文档分享出来，以便每个人都能提前处理信息。这意味着我可以用尽可能多的时间来理解所有的图表和数据，这让我在会议中能更好地贡献自己的价值。

提前发布会议议程显示了组织者帮助团队保持关注的关怀和态度。对于任何规模的会议，即使是“一对一”，提前发布议程都是一个好主意。但会议规模越大，准备就越重要，如果感觉准备工作很多，就要考虑召开会议的成本。(www.xing528.com)

就拿召开一次由500名员工参加的既没吸引力又没记忆点的全公司会议来说，假设每人每小时的工资是20美元，公司就会浪费500小时的人力成本，价值1万美元。所以为了这次会议的成功，即使多花费5个人，每人5小时的时间（总共500美元）来准备这次会议，无疑也是值得的。此外，即使是与少数与会者重复进行的每周例会，如果这段时间没有得到充分利用的话，也可能会在一年的时间内造成价值数千美元的浪费。

会后跟进和会前准备一样重要。一次会议本身并不是一次结束，它是为世界创造价值的漫漫长路上的一块垫脚石。

在会议的最后几分钟，应习惯性地询问：“在我们休息之前，让我们统一一下大家对后续步骤的意见……”会议结束后，向与会者发送一份会议概述，其中要包括会议讨论的摘要，后续行动的具体事项和负责人，以及下次开会的时间。

如果做出了决定，那么应该将其传达给合适的人；如果给出了反馈，那么应该采取行动；如果产生了想法，那么会议组织者应该明确如何在下一次会议中讨论这个想法。然后，这些后续行动就可以成为下次会议议程中的内容。