每个参会人都是必要的，打造成功会议！

如果能做到邀请的每一个参会人都是必要的，没有一个人是多余的，那么你的会议就成功了一半。我们都曾经历过这样的会议，过多的人一起挤在桌子周围坐下，其中许多人拿着手机做着自己的事情，一屋子人都显得无精打采。这些人都需要出席这个会议吗？也许并非如此。

我也参加过另一种会议，这个会议的目标是做出决策，然而这个决策却会对没有参会的团队产生巨大影响。例如，产品开发部门为确定新产品应当设置哪些新功能召开的会议，其结果也会影响销售团队的未来前景，但是并没有其他相关团队在场。这样的会议也是非常浪费的，因为如果没有将所有利益相关者都邀请来开会，你就不可能做出公平的决定，要想做出公平的决策，就得推迟会议，或者重新开会讨论。

那么，你如何知道你应该邀请谁呢？让我们回想一下，一个能够带来好的结果的会议应该是什么样的，并问自己：哪些人是促成这个结果的必要因素？

有时，即使理性分析，会议发起人之间也未必能就哪些人应该参会而达成一致。不久前，我开了一次评审会，会上，我和其他几位经理对我们团队的设计工作提出了反馈意见，会议邀请了所有的设计师。但随着我们雇用的设计师人数的增加，参加这个会议的人也不断增多，以至于会议规模看上去像是一个演讲报告会。但在每次会议中仍然只有少数人主讲，这意味着其他人主要是观看和聆听。

据此，我建议我们缩小出席会议的人员范围，但并非所有经理都同意这么做。一位经理认为，这样的会议非常有用，因为它让新设计师知道我们给出的反馈会是什么样的。此外，另一位经理补充说，这是一个可以让大家直接面对领导层的会议，能够参加这个会议，参会者会感到他们是团队中的重要成员。(www.xing528.com)

这些观点都很对。是的，这个会议确实有助于我们让设计师了解，对于优秀的设计我们看重哪些方面。它也有助于与高层领导人建立更多联系。如果我将邀请名单缩减到只有那些需要提案的人，我们就会失去这些好处。

但回到评审会的主要目的，如果目的就是给项目提出有用的反馈意见，那么我和几位经理坐在飞机上就可以完成这件事。但如果下面有那么多看客，这件事就会变得困难。气氛会变得很正式，给人的压力很大，演示者需要花很多时间调整他们演讲PPT中的细节。作为评审者，对着这么多观众讲话，我需要谨慎地推敲我所说的每一句话，这意味着我不能像我希望的那样随意、直接。

最终，我们决定缩小与会者范围。我们决定寻找其他方式来实现对设计师的教导功能，以及对公司上下关系的促进功能，方法包括将会议记录详细地分享给大家，并举办更多与领导层的对话会议。这样团队中的每个人每周都会节省一小时，更重要的是，评审会将回到压力更小、更直接坦诚、更有效地实现其初衷的状态。