商务信函的结构和要点

商务信函一般由三部分组成：信头、正文和信尾。

（一）信　头

信头即信函的开头，一般由发信人名称及地址、标题、函号、称谓、收信人地址和单位等信息组成。

（1）发信人名称及地址：一般商务信函需写明发信人企业单位名称及详细地址，同时也需要包括电话号码、电子邮箱、电报挂号、专用电码、电传、传真、网址等商务联系信息。

（2）标题：商务信函与一般的普通信件不同，只要不是企业单位个人与个人之间的交流，一般需要有标题。商务信函的标题位于信文首页上方，居中书写，其内容主要是表明事由。事由需概括出函件的中心和主旨，这样收信人通过标题就能对信函的主要内容有大致的了解。常见的商务信函标题有以下两种形式：一种由事由加文种名称“函”构成，如“会议邀请函”“推销函”“订购函”等；另一种则先写“事由”两字，加冒号提示，然后直接标写该信函的内容，如“事由：DC202011号产品订购”。

（3）函号：即商务信函的编号，分为对方编号和己方编号。在商务信函的信头上注明编号，可便于管理和查阅信函。函号一般位于标题右下方或信头的左上方。常见的有两种形式：一是效仿行政公文发文字号的格式，采用“×函（××××）×号”或“（××××）函第×号”的形式；二是采用直接编号的形式，如“第×号”。

（4）称谓：商务信函中对收信人或收信单位的称呼，一般写对方的尊称，这是商务信函必需的一项。其位置一般在标题或函号的左下方，单独占行，顶格书写，后面用冒号。书写时有以下两种称谓：

① 泛指尊称：“尊敬的”后面加称谓并加冒号，如“尊敬的先生：”“尊敬的女士：”等。尊称中可以使用职务，如“尊敬的财务总监：”“尊敬的销售总监：”等。

② 具体称谓：指名道姓的具体尊称。在姓名后面加称谓语并加冒号。这类称谓一般用于写信人与收信人彼此认识或者非常熟悉的情况。因为这种称谓能够体现出写信人和收信人之间的情感与密切关系。称谓可用泛称中的“先生”“女士”等，也可以使用职务，如“尊敬的张女士：”“尊敬的财务部李部长：”“尊敬的综合办王主任：”等。

（5）收信人地址和单位：商务信函还需要写明收信人企业单位名称及详细地址。

（二）正　文

正文是商务信函的主体，主要用来表述商务往来联系的实质问题。正文写作要求文字简明、内容单纯、一文一事、事实有据、行文礼貌。具体内容如下：

1.问候语

问候语即客气语或应酬语。开头的问候语即发信人对收信人打招呼的礼貌问候语，是商务信函必不可少的内容。一般用一两句尊敬的客气话表示，如“您好”等。如果是初次联系，亦可使用“久仰大名，未亲雅教”等词语。如果是回函，则可使用“惠书敬悉，不胜感激”等词语表示感谢对方来函。

2.主　体

主体是商务信函正文的核心内容，是发信人要说明的主要事项。不同的商务信函内容不尽相同，一般包括以下几个方面的内容：

（1）说明发函缘由：正文主体需简明扼要、直截了当地说明发函的目的、根据、原因等内容；复函则要引叙对方来函要点，以示复函的针对性。

（2）说明发函事项：正文主体表达信函的中心内容，一般是根据发函缘由详细地陈述具体事项，或是针对所要商洽的问题及联系事项，阐明自己的意见。因此，要求问题明确、事实清楚、表达明白、语气平和。

商洽函的正文主体包括商洽缘由、商洽内容、意愿要求三部分；询问函的正文主体包括询问缘由、询问事项两部分；商品报价函的正文主体包括产品的价格、结算方式、发货期、产品规格、可供数量、产品包装、运输方式等；答复函的正文主体包括答复缘由、答复内容两部分。如果正文主体内容简单，逻辑上可采用篇、段合一式结构；如果正文主体内容较多，逻辑上可采用分段式结构。

3.结尾语

正文结束以后，一般用精练的语言将主体所叙之事加以简单概括，并提出本信函的有关要求，强调发函的目的。例如，请求函的结尾语是“拜托之事，承望协助解决为盼”，希望回函的结尾语是“不吝赐函”“静候佳音”等。结尾语则是根据发信人与收信人的关系及信函的内容而定，要求做到恰当得体。

（三）信　尾

信尾部分包括四个部分的内容，具体如下：

1.祝颂语

所有的商务信函都需要写明祝颂语，祝颂语分为祝者自身的请候语和收信人的安好语两部分。请候语在正文结束后空两格书写，常用的有“恭祝”“敬祝”“顺颂”等。安好语则需另起一行顶格书写，以表示对对方的尊重。常用的安好语有“生意兴隆”“商祺”“金安”等。

2.签　署

签署即发信人的署名或签名、用印。商务信函的署名可根据企业的要求或发信人的意见而定。有的企业署名以单位名称加盖印章的方式；有的企业要求发信人直接签名，以示对信函内容负责，注意个人签名一定要由发信人亲手签。

3.日　期(https://www.xing528.com)

日期一般是指商务信函发信的具体时间。商务信函因为涉及商务业务往来，务必写明发信日期。一般采用以下3种形式：

（1）公文日期形式：即在信函签署下方用汉字小写来写明发信的日期，如二〇二〇年三月十六日。

（2）阿拉伯数字形式：即在信函签署的下方用阿拉伯数字写明发信的日期，如2020年3月16日。

（3）国际标准简写法形式：即在信函签署下方用阿拉伯数字标记年、月、日，在一位数的月、日前加“0”，如2020年03月16日。

无论采用哪种写法，务必写全日期，以便存档备查。例如，“2012年12月12日”不能写成“12年12月12日”。

4.附　件

附件是随商务信函附发的有关材料，如发票、确认书、报价单等。如果需要标注附件，则在信函签署下方标注。如果附件为两个以上，还需要为附件编号，分别标注附件一、附件二等。

【范文1】

商务信函（一）

××进出口有限责任公司：

作为四川省最大的蜀绣出口商，我公司非常希望能与贵公司建立贸易关系。

随信附上我公司最新产品目录与报价，若有符合贵公司需求的产品，请随时与我们联系，我们将给予贵公司最大的优惠。

此致

敬礼！

××蜀绣有限公司

2020年8月10日

商务信函（二）

尊敬的李经理：

非常抱歉地告知您，鉴于当前新冠疫情的影响，我们原定于2月12日的交货期需要延期，具体交货期限还需要视疫情发展情况而定。

现特发此函，望贵公司能与我方协商签订延期交货的补充协议，不胜感激！若对我方此项提议有异议，请速与我方联系。

望贵公司知悉，特此函告。

此致

敬礼！

××外贸有限公司

刘××

2020年1月23日