商务信函写作特点：简明扼要，切中要点，短小精悍

1.语气的口语性

商务信函的往来是不同的企业之间或者企业领导者之间的一种情感交流方式。人大多是感性的，商务信函更多地体现了人们感性的一面，而不是大家想象的特殊“生意腔”式表达的商务信函。一封好的商务信函应让人感到热情、友好，就像朋友之间的谈话那样自然、简单和人性化。无论是歉意的道歉函，还是善意的劝说函，又或者是购买函，完全可以通过信函中的语气、语调来表现。

2.内容的直接性

企业商务人员每日都要阅读大量的信函文件。商务信函不需要用华丽的词句堆砌，应简明扼要，切中要点，短小精悍。用简洁朴实的语言来写商务信函，使其读起来更加简单、清楚、容易理解。当信函内容涉及数据或者具体的信息时，如货号、价格、时间、地点等，则应用语精确，使交流的内容更加清楚，从而有助于加快商务活动的进程。

3.态度的真诚性

商务信函要能够充分体现己方的真诚与礼貌。不论怎样，都要带着诚意去写。把写好的商务信函读一遍，确保语言能够让对方感受到你的自然、真诚和礼貌。这里所说的礼貌，并不是简单地使用礼貌用语，而是体现了为他人考虑、多体谅对方心情和处境的态度。

4.主旨的单一性

商务信函具有纯粹的业务性，一般要求专文专事，内容集中单一，围绕公务，突出主旨。(www.xing528.com)

5.格式的规范性

商务信函的结构类似于一般的书信，由称呼、正文和署名等部分组成。外贸商务函、电的写作则必须依照国际惯例，用英语或对方国家所使用的语言书写，在文法和书写格式上也要符合对方的语言规范和习惯。

6.地位的平等性

商务信函是两个平等法人之间的往来文书，反映了双方平等、互惠互利的关系，应相互尊重、以礼相待。

7.要求的时限性

商务信函是在商务活动的环节中形成的，每封信函都是一定时限内的双方意愿的明确表达。因此，接收到对方的信函后应及时回复。目前，信函越来越多地使用图文传真、电子邮件等快速传递形式，以适应时限性这一特点的需要。