在商务人际交往的过程中，商务人员经常需要拨打电话。掌握好拨打电话的商务礼仪，能够使拨打的电话既能正确无误地传递信息、联络感情，又能塑造自身的良好形象。
1.做出正确的时间选择
（1）拨打电话应当选择适当的时间。按照惯例，拨打电话的时间原则有两个：一是双方预先约定电话通话的时间；二是对方便利的时间。除非万不得已，尽量不要在他人休息时间拨打电话。一般情况下，每天上午7点之前、晚上10点之后、午休、用餐时间以及法定节假日都不宜打电话。在工作时间拨打电话谈公事，应尽量在对方上班10分钟以后或下班10分钟之前拨打。这时对方能较从容应答。
（2）要清楚地区时差和工作时间的地区性差异。尽量不要在工作时段之外的时间打电话，以免影响对方休息。即使对方已将家中的电话号码告诉你，也尽量不要往家中打电话。
（3）尽量不要在对方上班时间拨打与工作无关的私人电话。
2.做好充分的通话准备
在打电话之前，应做好充分准备，将对方的姓名、电话号码、通话要点等内容列出一张清单，并准备好相关资料，避免在打电话时缺少条理、现说现想、有所遗漏。对于内容简单的通话，可先打好腹稿，想清楚后再拨打电话。这样能够保证电话沟通的顺畅，也能给对方留下良好的印象。
3.把控好通话内容及时长
电话接通后，首先应有礼貌地问候，然后自报单位、职务和姓名。请人转接电话，要向对方致谢，寒暄后，应直奔主题，简明扼要地将意思表达清楚。少讲空话，不说废话，切勿内容繁杂、主旨含糊不清、通话冗长拖沓。沟通目的实现后，就应果断终止通话，不要反复陈述、絮叨，给对方留下做事拖拉、缺少职业素养的印象。
商务人员拨打电话时对要讲的事需要从结论说起，这样才能将要点清楚明白地告诉对方。遇到数字和专有词汇，应进行复述，注意不要出现差错。
自觉控制通话时间，遵守通话的“3分钟原则”，即把通话时间控制在3分钟以内。这样既节省对方时间，也反映了自己的干练。如果通话时间较长，超过3分钟，应先征求对方意见，并在结束时略表歉意。
4.通话中要体谅对方
通话时需要体谅对方，主要表现为以下几点：通话之初，应询问一下对方现在通话是否方便，如果不便，可再约时间拨打。在万不得已的情况下，如确实有紧急事宜需要在节假日、对方用餐、睡觉时拨打电话影响了对方，不仅要讲清楚原因，还需要向对方道歉，诚挚地说一句“对不起”。
5.保持良好的通话举止
（1）保持面带微笑：拨打语音电话虽然看不到表情，但商务人员在拨打电话时仍然需要面带微笑，微笑时人的声音和面无表情时声音传递的信息是完全不一样的，对方通过声音也能感受到。微笑的声音富有感染力和亲和力的声音，是令人愉快的，易让对方产生共鸣。
（2）注意文明用语：在电话通话时，不能使用“脏、乱、差”的语言，此外还需要掌握3句电话基本文明用语，是非讲不可的，即“您好”“我是……”“再见”。关于“我是……”这一电话基本文明用语，常见的有4种模式可借鉴：一是说出本人的全名；二是说出本人所在单位名称；三是说出本人所在单位和本人全名；四是说出本人所在单位、本人全名及职务，便于对方了解和对话。
通话时，讲话态度要谦和，用语要文明，即使对方是下级态度也不能粗暴；如果对方是领导，也不要阿谀奉承；如果是总机话务员，则应加上“谢谢”之类的致谢语；如果要找的人不在，请对方代为转告，要更加客气。另外，应恰当使用“请”“麻烦”“劳驾”之类的词，如遇到通话时电话忽然中断，发话人应立即再拨，并说明原因，不能就此不了了之，或者等待对方回拨电话。如果是拨错电话，则务必要向对方道歉，说一声“对不起”。
（3）保持举止文明：在电话通话中，不要把电话夹在脖子上，也不要趴着、仰着、坐在桌子上，或者双腿架在桌子上通话。这些不雅的姿态代表着傲慢、轻视和缺乏教养，虽然对方看不见，但也可能会随着通话的进程或多或少地被对方感知。因为在语音、语调、语气的传递中会载有这样的气息，正如我们经常会感知对方没睡醒、吸烟、刚生过气等不雅的举止那样。因此，在通话过程中，要时刻提醒自己保持举止文明。
有些人会用笔拨号，可能因为方便、省力或是习惯使然，但电话的按键应该用手指来按，这样会保证按键准确，以免出错，同时能保护话机，也表现出做事遵守规矩。挂电话时应轻放话筒，不要将话筒胡乱抛下，这是对接听电话一方的极大不敬。电话被挂断之前，对方一直都把听筒贴在耳朵上听着，“咔哒”一声巨响，会使对方心情不悦，所以放下话筒时，务必注意轻放。
（4）注意挂机顺序：如果与长辈、晚辈通电话，应该由长辈先挂机；与上司、下属通电话，则由上司先挂机；男士、女士通电话，则由女士先挂机；若是打电话请人帮忙，则求人者后挂机。
6.其他注意事项
（1）切忌过度询问对方情况：过度询问或多或少带有盘问的意味，这在商务交往过程中是相当无礼的。无论是什么身份，在接听电话时如果过度询问对方情况，会让人觉得你是在“查户口”，从而让对方心生反感。
（2）切忌有头无尾：如果拨打电话没有找到要找的人，想请对方回电话，切记要留下自己的电话号码，这点非常重要，即使是老朋友也要避免对方为了回复再次查号的麻烦，同时最好将回电话的最佳时间阐明，如果是稍后自己再次拨打，则需要将自己何时再打电话明确告知，以便对方知晓。
（3）切忌目中无人：不事先预约或没征得对方同意而突然拨打对方电话或开始谈事情，这些均为不速之客的不文明做法，拨打电话时应首先询问对方目前是否方便接听。拨打工作相关电话，称呼对方时要加头衔，如“××律师”“××经理”等，不可乱用“亲”“宝宝”之类的网络用语或“亲爱的”“宝贝儿”等轻浮的语言。若通话中感觉对方稍有迟疑，则需要将这个电话的主要目的及大概通话时间说明，对方会斟酌，如果对方不方便通话，那就约定再次拨打电话的时间。
（4）切忌“心到佛知”：如果已经拨过电话但没有联络上，不能就此结束，默认“心到佛知”。这样做可能会延误工作，而应该再次拨打电话直到完成通话。(www.xing528.com)
（5）切忌不做准备：如果电话沟通的事项涉及大量文档或资料，最好在拨打电话之前就把有关资料寄去或者传去，让对方有所准备，通话时就方便商讨了。切忌临时东翻西找，既耽误对方时间，又影响电话效果。拨打电话前先得确定对方和自己的时间，若通话中因为临时出现突发情况不得不暂时中断通话，应向对方道歉，说“对不起，请稍等一会”，但时间要短。结束通话时，要把电话通话中谈过的问题进行简要总结，强调要点，以帮助对方加深印象。
拨打电话时，建议事先准备一份电话礼仪自我检查表，以帮助自己在通话中保持良好的电话礼仪。电话礼仪自我检查表见知识链接。
知识链接
电话礼仪自我检查表
1.电话机旁是否准备了记录用纸笔？ □
2.是否在电话铃响三声之内接起电话？ □
3.是否在接听电话时做记录？ □
4.接起电话是否说“您好”？ □
5.客户来电时，是否表示谢意？ □
6.对客户有无使用专业术语、简略语言？ □
7.对外部电话是否使用敬语？ □
8.是否让客户等候了30秒以上？ □
9.打电话时是否让对方猜测你是何人？ □
10.是否正确地听取了对方打电话的意图？ □
11.是否重复了电话中的重要事项？ □
12.要转达或留言时，是否告知对方自己的姓名？ □
13.接到投诉电话时，是否表示歉意？ □
14.接到打错电话时，是否礼貌回绝？ □
15.拨打电话时，是否选择对方不忙的时间？ □
16.拨打电话时，是否准备好手头所需要的资料？ □
17.拨打电话时，是否事先告知对方结果、原委？ □
18.说话是否清晰、有条理？ □
19.是否拨打私人电话？ □
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