商务拜访的成功之道：拜访程序与礼仪

（一）准　备

1.事先预约

拜访之前必须提前预约，这是最基本的礼仪，是商务拜访流程的第一个步骤。一般情况下，应提前3天给拜访者打电话，简单说明拜访的原因和目的、确定拜访时间，经过对方同意以后才能前往。

预约前要注意以下3点：

第一，打草稿。先打草稿，把要讲的话写下来，控制在几句话以内，并一定要将“你是谁？干什么的？为什么打电话过来等”这些都讲清楚，不要浪费自己和别人的时间。特别提醒，不要觉得自己口才好拿起电话张口就来。

第二，嗓音。尽量将自己的语音降一个调，避免尖锐的声音，同时保持明朗的语气，以传递出一种向上的能量，使听话者感觉舒适。

第三，做好拜访计划。预约成功后，及时做好日程安排计划。

2.心理准备

（1）正确认识商务拜访。

商务拜访是指亲自或派人到有商务往来的客户单位或相应的场所去拜见、访问某人或某单位的活动，是业务推进到一定程度的一个必经阶段，是业务双方共同的诉求，所以这是一个互惠互利的商业活动，不存在“谁尊谁卑”的问题，也不存在“求客户办事”的问题。

通过商务拜访，业务得以开展，能够为双方都带来好处，对方对拜访也很期待，所以拜访前要做的就是制订好计划，尽可能地考虑拜访过程中的各种突发情况，让拜访在双方都可以接受的范围内顺利进行，这就是商务拜访前应有的一种心态。

商务拜访的目的性很强，所以很多商务拜访人员在拜访前患得患失的心态很严重，从而严重影响拜访前的准备，进而导致在拜访中失去主动，最终造成拜访失败，给业务的开展带来障碍甚至无法顺利进行。因此，正确的认识商务拜访很重要。

（2）真诚而灵活的态度。

商务拜访，无论客户规模大小，都要秉承“真诚”的态度。切忌“以大欺小，店大欺客”的思想，不因对方规模大、地位高而自卑，也不因对方规模小、地位低而自傲。要把每一位客户都当成最重要的客户以真诚的心态来对待，对公司和个人情况都能坦诚地描述，做到“不哄、不骗、不诈”；当然商务活动不是“有一说一，一成不变”的呆板思路，还需要为了推进业务的开展，灵活地运用各种法律、法规、政策做商务策划，既站在公司的立场，也能站在客户立场思考问题，真诚而友好地推进业务开展，从而为公司赢得业务，也能积累个人职业口碑，在行业内赢得广泛的影响力。

（3）合作的精神。

商务拜访从来都不是“独行侠”的行为，必须需要别人的配合才能进行，所以合作的精神就尤为重要。这种合作不单体现在客户一方的合作，还体现在公司内部各个部门、部门内部各位同事之间的合作。商务拜访既可以是“单枪匹马”，也可以是“八仙过海”。即使是“单枪匹马”的行动，也需要公司内部同事的配合，准备方案、安排行程、申请费用及礼品等，所以，合作才能取得拜访的成功。

3.信息准备

商务拜访中，相互之间的沟通是必不可少的环节。优秀的商务人士从不打“无准备之仗”，为了达到满意的商务效果，进行充分的信息准备既是对自己业务负责任的态度，也是对客户最基本的尊重。只有准备充分，每次的拜访和交流才会更顺畅，效率也会更高。

（1）客户信息的准备。

商务活动，需要知己知彼。对每一位客户都进行ABC分类管理，针对每一位客户建立档案，对拜访过的、打算拜访的进行分门别类地登记。每一次拜访都有不同的目的和需求，所以每一次都要有针对性地对客户信息进行筛选和甄别，根据拜访的目的再次温习和完善。每次拜访前，需要掌握如下客户信息：

① 客户的背景信息：所在的行业及其规模、地位、擅长领域及发展方向，客户的组织结构，客户创始人及公司的成长经历、辉煌成就等。

② 客户的本次拜访信息：本次拜访客户期望达到的目标预测、客户接待及谈判的主要人员的背景信息、立场及期望、本次拜访在客户相关部门及工作中的重要性等。

（2）专业信息的准备。

优秀职场人士一个重要的特点就是“专业”，那么怎样展现一个“专业”的“职场人士”形象呢？商务拜访不仅仅是交流信息，还有对双方公司、人员及其他合作基础的考察。因此，需要在拜访前做好充分的专业知识的准备，如具体的产品及业务知识、相关法律知识、行业发展背景及趋势等。

（3）其他信息的准备。

为了保证整个拜访过程的愉快顺利进行而做的其他准备，如最近的新闻热点、冷场的应急话题等，包括拜访目的的明确、人员的分工、预约时间等。

4.物质准备(www.xing528.com)

（1）拜访计划。拜访前，根据拜访的目的和重要程度，制订详细程度不同的拜访计划。无论详略，拜访计划的主要内容都应该有拜访的目的、多层次的目标及预案、参与人员及分工、拜访时间及保障方案、物料明细等。

（2）公司及业务资料。公司形象手册、产品手册、价格表、合同等。

（3）自身的物质准备。通信工具、公文包、名片、笔记本、记录笔、录音笔、手表等。

（4）出行方式的准备。车、票、人员、路线、应急路线。

（5）馈赠礼品。礼物可以表达情感，表达对对方的祝福和心意。一般而言，在给客户送礼的过程中需要考虑客户的年龄、性别、兴趣爱好等特征，选一些实用、使用频率高、有特色的产品在恰当的时间送出。

5.礼仪准备

在商务拜访中，需要提前了解着装，拜访时的站姿、坐姿、交谈等方面的礼仪。拜访礼仪根据拜访场合来划分，可以分为到办公室拜访的礼仪、到宾馆拜访的礼仪、到私人住所拜访的礼仪。不管是到哪种场合拜访，都需要注意拜访礼仪，总结起来就是“十六字”，即提前预约、准时赴约、礼貌进入、适时告退。

（二）等　待

商务拜访需要等待时，要具备一定的耐心。有时因拜访对象可能因为其他事情耽搁了，没能够准时赴约，这时候要保持良好的心态，切忌打电话催促或者表现出一副坐立不安、一脸不耐烦的样子。如果刚好被拜访对象看到，会影响后续的沟通。

（三）拜　会

1.守时践约

拜访他人可早到却不能迟到，这是拜访活动中最基本的礼仪之一。值得注意的是，如果因故不能如期赴约，必须提前通知对方，以便被拜访者重新安排时间。通知时一定要说明失约的原因，态度诚恳地请对方原谅，必要时还需约定好下次拜访的日期、时间。

2.要进行通报

进行拜访时，倘若抵达约定的地点之后，未与拜访对象直接见面，或是对方没有派人员在此迎候，则在进入对方的办公室或私人居所的正门之前，有必要先向对方进行一下通报。

3.要登门有礼

拜访时，应先轻轻敲门或按门铃，当有人应声允许进入或出来迎接时方可入内。敲门不宜太重或太急，一般轻敲两三下即可。切不可不打招呼擅自闯入，即使门开着，也要敲门或以其他方式告知主人有客来访。

一般来说，在商务拜访中，最得体的敲门做法是用食指敲门，力度适中，先敲三下，隔一小会儿，再敲几下。敲门的响度要适中，太轻了别人听不见，太响了别人会反感。敲门时不能用拳捶、用脚踢，不要乱敲一气。按门铃时也要有礼貌，慢慢地按一下，隔一会儿再按一下。否则，若房间里面是老年人，会惊吓到他们。即使别人家的门虚掩着，也应当先敲门，得到主人的允许才能进入。进入别人的办公室也应该敲门。

4.进门后的礼仪

进门后，拜访者随身带来的外套、雨具等物品应搁放到主人指定的地方，不可任意乱放。对室内的人，无论认识与否，都应主动打招呼。如果你带孩子或其他人来，要介绍给主人，并教孩子如何称呼。主人端上茶来，应从座位上欠身，双手捧接，并表示感谢。吸烟者应在主人敬烟或征得主人同意后，方可吸烟。与主人交谈时，应注意掌握时间。有要事必须与主人商量或向对方请教时，应尽快表明来意，不要东拉西扯，浪费时间。见面后，打招呼是必不可少的。如果双方是初次见面，拜访者必须主动向对方致意，简单地做自我介绍，然后热情大方地与被拜访者行握手之礼。如果双方已经不是初次见面，主动问好致意也是必要的，这样可显示出拜访者的诚意。

5.时间控制

拜访他人时，一定要把握好在对方的办公室或私人居所停留的时间。从总体上讲，应当具有良好的时间观念。不要因为自己停留的时间过长，从而打乱对方既定的其他日程。一般情况下，礼节性的拜访，尤其是初次登门拜访，应控制在一刻钟至半小时之内。最长的拜访，通常也不宜超过2个小时。有些重要的拜访，往往需要由宾主双方提前议定拜访的时间和长度。在这种情况下，务必要严守约定，绝不单方面延长拜访时间。

（四）告　辞

拜访结束时，自己主动提出告辞，即使主人表示挽留，仍需执意离去，但要向对方道谢，并请主人留步，不必远送。

（1）在拜访期间，若遇到其他重要的客人来访，应知趣地告退。

（2）起身告辞时，要向客户表示打扰的歉意，向对方道谢，主动伸手与其握手告别。主人起身相送时应说“请回”“请您留步，不必远送”。待主人留步后，走几步，再回首挥手致意说“再见”。