有效处理电子邮件：承认问题并采取措施

信息技术的发展似乎是把双刃剑，一方面使我们更有效率，另一方面却侵蚀了我们的时间。根据电脑使用习惯调查，一个信息处理员整天坐在电脑前，查看电子邮件超过50次。在美国，每年超过6500亿美元的损失来自员工受到干扰和注意力分散。

管理者现在必须依赖越来越多的非语言和视觉信息来做出判断。他们跨越时区并与分布在各地的群体和团队一起工作。有位员工说：“如果你每天收到35份电子邮件，那么这意味着在你放完3天假回来，将有超过100份电子邮件需要处理。”为了有效处理电子邮件，以下列出一些建议。

承认问题的存在。据统计，白领每个星期平均花费3小时用于清理垃圾邮件。如果你花费更多的时间，说明需要改进。

少发少收。如果少发邮件，就会减少收件箱回复邮件的总量。仔细考虑是否真的需要起草一份或回复所有收到的邮件。

不要随意抄送。想清楚抄送名单，如果它们全部被回应，邮箱会积压成什么样子？当使用邮件名单回复信息时，确保只回复给发送者，而不是整个名单。(www.xing528.com)

选择主题，任何主题都行。一些人总喜欢让主题栏空着，这令接收人很为难，因为接收者不仅仅是出于好奇心去打开陌生人的邮件。选择一个与内容相关的主题可以促使人们打开邮件并快速做出回应。

回复前考虑清楚。如果及时回复邮件，会让读者留下你会快速答复的印象，从而他们每次都会有这样期望。关于回复的古老法则很简单：当天回复电话；三天内回复邮局邮件。如果人们期望快速得到回应，而你却拖拖拉拉，那么他们就会很不高兴，所以如果事情紧急，那就打电话告诉他们。如果对于刚刚收到的邮件内容感到非常难过、生气或愤怒，那么等一天或至少几个小时再进行回复。这样可能避免说出令自己后悔的话。

对每封邮件进行处理。如果邮件不重要或不相关，那么删除它；如果需要对有些邮件做出回复，那么应决定是当时回复还是等有时间或获得相关信息之后再回复。如果养成建立邮件夹的习惯，就能把每一封邮件放入邮件夹，以及时清空收件箱。养成定时查看邮件的习惯，比如，早晨的第一件事就是查看邮件，然后午饭后查看一次，以及回家前再看一次。

重视写作规范。虽然电子邮件比起信函更像是聊天，但是不要在写给别人的邮件中犯低级的错误，如别字、漏掉标点符号或是不规范的书写。邮件越具有条理性且意思越清晰，读者就越清楚你的意图。