公文写作技巧：让读者更专注于观点的阐述

优秀的公文写作是简单、明了、精炼的。优秀的写作本身就会让读者把注意力集中在你试图与他们交流的观点和思想上，而不是措辞和表达上。优秀的写作读起来是一种享受，观点明确，作者的意图不被误解，用来支持观点的证据简单易懂。

写作对绝大多数人来讲，都是一件不容易的事情。优秀的作品，需要经过仔细思考和反复修改，通常需要经过多年的训练和实践才能完成。当然，我们在写作时所使用的语言也都是经过认真思考才得出的。即使对于一些人来说，写作是件难事，但要相信通过努力一定也能做好。

公文写作不太要求原创性思维。我们可以从那些优秀的公文中吸取好的思想和观点。优秀写作的原则，是对在学校所学的语法、句法和标点符号规则的补充。这些原则有助于使写作简洁明了，使观点更具有说服力。

在开始写作前应明确方向，把想要写的重点列一个清单，然后形成一个写作大纲。如果是写备忘录，那么首先应写概述部分，包括写作目的及内容提要。然后，在详细叙述和补充资料之前撰写最重要的段落。

避免文字和语句错误。当读者发现文字错误或者语句错误时就会认为作者是个粗心的或没有受过良好教育的人，这样他们就不会认真关注作者的观点。

对读者的需求做出反应。在写作之前，要知道读者期望什么、想要什么、需要什么。如果必须偏离这些原则，那你必须在备忘录中提前说明原因。

确保明确具体。使用简单、通俗的措辞，避免不必要的表述，避免使用类似“非常”“轻微”这样含糊不清的修饰词。简单的语言和清晰的表述便于理解，有利于增强观点的可信性和说服力。

使用现在时态。不要从现在时转变为过去时，然后又转到现在时。选择一种时态，一直坚持用到最后。尽可能使用现在时以增加写作的即时性。

确保文章是积极的、直截了当的。使用主动语态，避免被动语态。通常限制使用“不”等表示否定含义的词语，使文章更具积极性，更加明确。此外，还应避免较长的修饰词。

使用短句和短段落。变换句子的长度，以避免整个页面看起来单调乏味。但是记住，短句子和短段落更容易吸引读者，也更便于理解。

使用人称代词。多用“我”“我们”“你”和“你们”，即便是在正式的写作中。制度性的文件资料可能是无趣的、枯燥乏味的，但是使用人称代词，就能够使文章显得更加热情、有吸引力，更加自然。(www.xing528.com)

区分事件和观点。不让读者对什么是事件，什么是观点感到迷惑。在开始写作之前，要确定什么是事件，什么是观点。要确保全文事件和观点的连贯性。

限制数字的使用，充斥数据的文章是难以读懂的，也很难写。选择少量的有代表性的数据支持观点，其他的以图表的方式呈现。

要写出好的文章，修改和编辑是至关重要的。多花时间编辑会使文章更具有客观性，找出和删除与事实不相符的错误、排版错误、文字错误、语句错误以及标点符号错误。

在文章开头，开门见山地阐明主要观点，而后可以以单独段落对观点做进一步的阐述。先写指导后写理由；先写答案后写解释；先写结论后写细节；先写解决方案后写问题。

大多数公文的结尾都比较简单。但是如果是为了劝说他人，那么可以以预测、呼吁或暗示等方式来构建强有力的结尾。当涉及情感时，可以表达良好祝愿来优雅结尾。如果读者有任何疑问，你可以给予帮助，并鼓励他打电话或回信。

以下三条建议有助于更加有效地组织写作内容：

第一，使用主标题和副标题。文章以多种形式呈现有助于读者对大致内容快速了解，你可以在日常报告、建议书甚至是公文写作中使用主标题和副标题，以吸引读者或起到拆分较长复杂段落的作用。

第二，保持短小精悍。每个段落保持在四五个句子。针对列表和指令，尝试使用短段落，通过增加空白使阅读更加容易。

第三，避免在第一段的表述中就给人以堆砌感。第一段是公文写作中最重要的段落，不要在这一段中无休止地提及以前的通信、报告、管理性文件或其他文件，从而浪费这一段的影响力。将最重要的观点放在文章开头表达。