如何制定有效的会议议程？

一条被广泛默认的会议规则：永远不要主动召开会议，特别是如果这个会议会兴师动众，耗费大量时间、精力和财力，除非别无选择。一次正式的会议是当无法通过其他途径完成目标或任务时的沟通备选方法。换句话说，会议就是在充分考虑并摒弃了其他形式的信息交流后最后一种沟通工具。专业的会议咨询师提出了人们花费时间、金钱以及精力来筹备会议的六个方面的理由：

为了激励。例如，一支销售队伍需要在一个高度竞争的销售季节来临之前通过会议的形式获得激励或聆听有关成功销售的经验和方法。

为了教育。一位投资关系经理可能会与分析师或基金经理会晤以介绍新的增长点、公司战略规划的更新，抑或提出一个新产品系列。

为了消遣。团队拓展训练经常被安排在某个酒店或会议中心，或者是户外环境中以建立信心和加强团结。

为了倡导。在新产品上市或品牌延伸之前，将员工召集在一起可能会有助于解释产品特点以及管理者对产品的市场定位。

为了联络。专业社团和贸易协会的成员经常聚在一起举办研讨会来相互交流、增加共识、获取信息。

为了奖励。管理层可以通过向员工提供差旅的机会来表达他们的真诚关怀，这些差旅机会通常都会有家人陪伴，并且会在一个令人向往的会议地点（冬天到温暖的地方，夏天到凉爽的地方）。可以将会议地点选在度假胜地的酒店或主题公园，这样可以将会议的专业目的和社交目的融为一体，只要成本预算合理，可以将娱乐目的也纳入会议议程中。

会议是具有共同兴趣、目的或问题的两个人或多人之间进行有目的的交流互动的集会。当然，许多会议最后既没有目的性也缺乏有效性。尽管如此，还是有一些会议还是有助于解决问题、达成一致意见、提供培训机会、集思广益以及推动医院进步。实际上，许多会议不仅高效，还十分有趣。

人们会为了各种各样的理由举行会议。一般情况下，他们聚集在一起是为了小组的工作，通常称为“任务导向”。为了达到这个目标，与会者通常在会议期间会做两件事：一是向其他人提供情报或信息；二是彼此之间通力合作。也就是说，他们共同回顾、评估、讨论和解决问题，并且对下一步的工作做出决策。如果这些方面对医院至关重要，那么就应该考虑召开一次会议。

大量的研究显示，人们聚集在一起是出于他们寻求归属感的需要，为了自我实现的需要或为了做出某种改变的需要，或者是对沟通、构建关系或分享共同所追求的目标的渴望。除了会议是最佳沟通方式，以下列出了举办会议的另外十个理由：探讨目标、听取汇报、培训人员、解释计划和项目、明确任务及完成任务的方式、提振士气、达成共识、发现或解决问题、集思广益、保持事物的连续性。(www.xing528.com)

无论会议的规模、会期和目的如何，成功的会议取决于以下几个方面：会议目标、会议议程、参会对象、会议安排、会议现场等。

首先，医院会议组织者要考虑的就是将大家召集在一起的目的。会议目标是什么？为什么如此重要？通过面对面的方式（或者通过电话会议）可以达到什么目的，而这些目的是否是通过别的方式不可能达到的？召开会议是为了分享信息、建立关系、做出决策，还是为了解决某个问题？当了解会议目标之后，想想希望产生什么样的结果，并且记录下至少两项：这次会议最理想的结果是什么？你能够接受的最低限度的结果是什么？

其次，尽最大努力以确保会议目标顺利实现。该小组能在规定时间内产生所期望的结果吗？需要做些什么准备？邀请能够帮助阐明目标的人参与进来。

最后，在会议开始时阐述会议的目标和预期结果，确保所有的与会者都理解会议目标，并且愿意为之努力。

制订一份有效的会议议程。它就是议题提纲和每项议题的时间预算。为了制订一份高效的会议议程，你得问自己三个问题：为了实现会议目标，需要在会上做些什么？什么样的交流对与会者来说是重要的？会议一开始需要什么样的信息？

除非出于保密性考虑，否则要想会议成功最好能提前公布会议议程，以便于每个人在会前进行阅读和思考。确保会议通知中涵盖所有相关信息，包括会议主题、议题、发言者、时间、日期、地点以及与会者的具体责任等。如果通过电子邮件发送会议议程，最好要求能够发送回执。如果担心名单上的人是否均能收到电子邮件，可以随后发送纸质通知，如果会议比较重要，打电话确认。

根据与会者出席会议的方便程度来确定会议的时间和日期。如果会议安排得不够便利，人们怎么可能到会呢？虽然不能满足每个人的实际情况，但是应尽可能确保大多数人能够出席会议。用餐时间通常是能够让大家聚集在一起的好机会，如果主办方提供餐食，很多人还是比较乐意出席的。

选择会议地点与制订会议目标和确定与会者一样重要。如果人们是为了某种娱乐性的目的或者参加医院的嘉奖会，那么就要仔细斟酌会议地点。一些小小的细节经常会给你造成麻烦，一定要注意房间的大小、座位的质量和舒适程度、会议桌、投影设备、灯光、温度控制、通风性以及任何会对与会者产生影响的其他方面。每一件小事，不论是停车安排，还是记录用的铅笔和纸，都会直接影响与会者的感受。因此，所有这些都值得仔细考虑。

同时，还要考虑诸如交通、地理位置和成本等问题。与会者通常会询问一些问题，那么需要向与会者提供一个电话号码以便他们遇到问题时可以及时询问。对于忙碌的管理者来说，在重要会议开始之前能够得到及时的帮助会感到非常欣慰。