会计分录：借贷记账法的规则记录经济业务的核心要素

1.确定会计分录

企业的经济业务纷繁复杂，为了准确地将经济业务及时登记到相应的账户中去，在经济业务发生后，首先要确定会计分录。

所谓会计分录，就是按照借贷记账法的规则，确定某项经济业务应借、应贷账户的名称及其金额的一种记录，即一笔会计分录主要包括三个要素：会计科目、记账符号和变动金额。它是构成记账凭证的基本内容，换言之，会计分录的格式化就是记账凭证。在实际工作中，会计分录是通过填制记账凭证来完成的。

初学者学习编制会计分录，要记住图4-8所示五个步骤。

图4-8　编制会计分录五个步骤

知识拓展

会计分录的书写格式

会计分录的书写格式：借方写在上面，贷方写在下面，上下错开；注明应记的会计科目，如需注明明细科目，则应在一级科目后面加一破折号，写上明细科目；金额用阿拉伯数字，数字后不写“元”，借方和贷方的金额应各自对齐。现以本章第1节的前五笔经济业务为例说明会计分录的编制：

明达工厂2020年1月份发生下列经济业务：

【例1】5日，从龙飞工厂购进价值6 000元的原材料，材料验收入库，货款未付。

【例2】6日，收到青山公司交来银行存款30 000元，将其作为对本厂的投资。

【例3】8日，向银行提取现金400元备用。

【例4】11日，以银行存款20 000元偿还短期借款。

【例5】16日，经向银行申请，银行同意将短期借款30 000元转作长期借款。

按照会计分录反映经济业务的繁简程度，会计分录有简单分录和复合分录两种。简单分录是指只涉及两个账户的分录，一个记借方，另一个记贷方，即一借一贷的会计分录。上述五笔会计分录都属于简单分录，简单分录的账户对应关系明确，反映资金来龙去脉，一清二楚。复合分录是指涉及三个或三个以上账户的会计分录，这种分录在一个账户中记借方，在另外几个账户中记贷方；或者在一个账户中记贷方，在另外几个账户中记借方，即“一借多贷”“一贷多借”的会计分录。一般情况下不允许多借多贷会计分录，因为不便于体现账户与账户之间的对应关系。但在特殊情况下，如一项复杂的经济业务要以多借多贷会计分录才能反映得更完整、清楚，在理论和实务上还是可以运用的。下面举例说明复合分录的编制方法。

【例6】30日，明达工厂购入材料14 000元，材料已经验收入库，以银行存款支付货款10 000元，其余4 000元以商业汇票支付。

上例复合分录，可以分解为两笔简单分录。

从前面的举例可以看出，复合会计分录实质上是由若干简单会计分录复合而成的，它有利于集中反映整个经济业务的全貌，简化记账工作，提高会计效率。

从前面的举例还可以看出，每笔经济业务发生后所登记的账户之间，存在相互对照的关系。账户之间这种应借、应贷相互对照的关系称为账户对应关系；存在对应关系的账户，称为对应账户。例如，用银行存款100 000元购买原材料，这项经济业务发生后，引起“银行存款“账户减少了100 000元，同时“原材料”账户增加100 000元，在这一登账结果中，“银行存款”和“原材料”就发生了对应关系，“银行存款”称为“原材料”的对应账户，反之“原材料”称为“银行存款”的对应账户。通过账户对应关系，可以了解经济业务的内容和资金的来龙去脉。

2.登记账户

将每一笔经济业务编制成会计分录，仅仅是确定了该项经济业务发生以后应计入的账户、账户的方向和金额。会计分录只是分散地反映了经济业务对各账户的影响，还不能够连续、系统地反映一定会计期间内全部经济业务对各账户的综合影响。为了实现这一目的，还需要将会计分录的数据过到各有关账户中去。这个记账过程通常称为“过账”。过账以后，一般要在月终进行结账，即结算出各个账户的本期发生额合计和期末余额。

明达工厂总分类账各账户期初余额如表4-2所示。

表4-2　明达工厂总分类账户期初余额表

将该工厂发生的经济业务的会计分录（见前［例1］至［例6］）计入下列账户。

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3.编制试算平衡表

由于借贷记账法在处理每一笔经济业务时都必须遵循“有借必有贷，借贷必相等”的记账规则，因此在一定时期内（一个月），如果记账没有差错，所有账户的借方发生额和贷方发生额也必然相等，从而全部账户的借方期末余额与贷方期末余额也必然相等。其试算平衡的公式为

全部账户的期初借方余额合计 = 全部账户的期初贷方余额合计

全部账户的本期借方发生额合计 = 全部账户的本期贷方发生额合计

全部账户的期末借方余额合计 = 全部账户的期末贷方余额合计

上述三个试算平衡公式，可以用来检查账户记录的正确性。如果试算结果符合三个公式，就说明记账工作基本上是正确的。试算平衡通常是通过编制试算平衡表来进行的。现根据前例，编制试算平衡表，如表4-3所示。

表4-3　试算平衡表　单位：元

试算平衡是检查账户记录是否正确的一种有效的方法。若试算平衡表试算不平衡，则说明记账或者算账有错误，应及时核对更正。但是，若试算平衡了，并不能绝对肯定账户记录就没有错误。因为有些记账错误不会破坏账户间的数量平衡关系，因而不能通过试算平衡来发现。例如：

一笔经济业务的记录全部被漏记或者重记一笔经济业务的借贷双方，在编制会计分录时，金额上发生同样的错误。

在编制会计分录时，一笔经济业务应借应贷的账户互相颠倒，或错用了会计账户会计分录的借贷双方或者一方，在过账时误记了账户。

借方或贷方的各项金额偶然一多一少，恰好互相抵消。

因此，除了试算平衡外，还需要通过其他方法来检查账户记录，以保证账户记录的正确性。

案例分析

试算平衡表不是万能的

苏巧云在大学学的是会计专业，毕业后受聘于启明公司当一名会计员。7月30日是她来公司上班的第一天，会计科里那些同事们忙得不可开交，一问才知道，大家正在忙于月末结账。“我能做些什么？”会计科长看她那急于投入工作的表情，也想检验一下她的工作能力，就问：“试算平衡表的编制方法在学校学过了吧？”“学过”，苏巧云很自然地回答。“那好吧，你先编一下我们公司这个月的试算平衡表。”科长帮她找到了本公司总分类账账簿，让她在早已为她准备的办公桌开始了工作。不到一个小时，一张“总分类账户发生额及余额试算平衡表”就完整地编制出来了。看到表格上那相互平衡的三组数字，苏巧云激动的心情很难以言表，她兴冲冲地去向科长交差。这时会计员李媚说：“呀，昨天车间领材料的单据还没记到账上去呢，这也是这个月的业务啊！”。还没等苏巧云缓过神来，会计员王彰明手里又拿着一些会计凭证凑了过来，对科长说，“这笔账我核对过了，应当计入‘原材料’和‘生产成本’的是1 000元，而不是10 000元。已经入账的那部分数字还得改一下”。“试算平衡表不是已经平衡了吗？怎么还有错账呢？”苏巧云满脸疑惑。

解析

试算平衡表也不是万能的，比如在账户中把有些业务漏记了，借贷金额记账方向彼此颠倒了，还有记账方向正确但记错了账户，这些都不会影响试算表的平衡，如王彰明才发现的把两个账户的金额同时记多了或记少了，也不会影响试算表的平衡。

本章小结

本章主要讲述了借贷复式记账原理、试算平衡原理等内容。其中需重点掌握在“资产 = 负债 + 所有者权益”这一会计恒等式下不论发生何种经济业务，都不会破坏会计恒等式的平衡关系；借贷记账法是以“借”“贷”为记账符号，以账户为记账工具，以“有借必有贷，借贷必相等”为记账规则的一种复式记账方法；会计分录是经济业务应借、应贷账户名称及其金额的记录；试算平衡是检查过账是否正确的重要方法。

思考与练习

1.何谓复式记账法？其优点是什么？如何利用复式记账法了解经济业务？

2.何谓借贷记账法？其内容包括哪些？

3.为什么要进行试算平衡？如何进行试算平衡？

4.为什么不能通过试算平衡方法完全判别记账的正确性？

5.如何编制会计分录？其编制的步骤有哪些？

实训项目

请根据会计实训要求完成实训2、实训3。

阅读建议

1.《会计从业资格考试》。

2.《会计基础》。

3.《中华人民共和国会计法》。