一般来说,我们选择不同的采购方式,在相应的采购业务流程上也会有所不同,但总的来说,作为一个完整的采购业务过程,其所遵循的业务流程又具有共性。俗话说“万变不离其宗”,我们通过图1-2来认识采购业务执行中的一个共同模式:
上图从“接受采购任务”开始,到“付款并结清票据”止,将采购业务分为九个步骤;另外,采购业务在企业内是一项持续开展的业务,每一次的采购业务结束,又将在若干时间后进入再一轮的采购之中。我们接下来了解采购业务中的各个步骤:
1.接受采购任务
可以说,接受采购任务是一项采购业务开始的任务来源。通常情况下,企业内的各个部门会把采购任务报到采购部,采购部把所要采购的物资予以汇总,再将采购任务分配给各位采购职员并下达相应的采购任务单。有时,采购部还会主动根据企业的生产经营与销售情况,主动提出各种物资的采购计划,并交由企业各部门以及企业领导核实后,形成采购任务。本步骤主要解决了“为什么采购”的问题。
2.制订采购计划
采购人员在接到采购任务后,要制订出具体的工作计划。具体来说,采购人员要对所采购的物资进行市场调查,包括对产品价格、规格、供应商等因素进行调查分析,从而确定采购方式、采购时间,以及货物运输方法、货款支付方法等。本步骤主要从宏观上解决了“怎么做采购”的问题。
3.提出采购需求
这里的采购需求,主要包括三个方面:一是对采购的产品做出清晰而准确的规定,同时也有助于供应商准确地理解;二是详细地制定产品的检验程序和规范;三是形成完整的采购文件,如采购合同、产品标准、技术协议等资料。总的来说,本步骤主要解决了“采购物品要达到什么样的标准”以及相关采购文件的问题。
4.选择供应商
每个企业都会处于一定的供应链之中。对于企业本身供应链中处于合作关系的供应商,采购人员可以将采购信息直接发给对方;对于非供应链中的供应商,采购人员可以通过信息搜集,选择质量好、价格低、交货及时、服务周到的供应商予以合作。本步骤主要解决了“从哪个供应商处进行采购”的问题。
5.谈判与签订合同(www.xing528.com)
在选择了意向供应商后,采购人员还要与供应商进行反复谈判,讨论价格、质量、货期、售后服务等合作条件,最后以合同的形式将这些条件规定下来,从而形成采购合同。供需双方签订采购合同意味着供需双方正式进入采购合作程序。
6.订购和发出订单
一般来说,供需双方签了采购合同后,采购人员就可以向供应商发出订单;有时,采购合同本身就规定了采购订单的内容,使得采购合同就是订单。采购人员在向供应商发出购货订单时,一定要详细、具体地说明有关信息,诸如购货订单上的订单编号、产品名称、规格、单价、需求数量、交货时间、交货地址等信息都要准确无误。
7.货运及按时交付
采购人员在向合作的供应商发出采购订单后,接下来要面临货物运输及按时交付的问题。在实际工作中,货物可以由供应商运输,也可以由第三方运输公司运输,还可以由采购方自己提货。不管采取什么样的货运方式,采购人员都要密切关注货运过程,确保按时交货,以免影响正常的生产经营。
8.验收入货
货物运到后,采购人员要配合仓储部门按照供需双方所签合同的规定,对货物数量、质量等做好验收工作,一旦发现货物存在未达到合同规定或者违反合同规定的问题,采购人员就要及时向供应商反映。必要时采购人员还可以向本企业的领导反映,一定要确保货物符合合同规定。
9.付款并结清票据
在采购过程中,付款往往是供应商最为关心的问题。如果采购方收到货物后,在付款环节找各种非正当理由拒付或者拖延付款,必然会引起供应商的不满,从而导致供应商停止供货,甚至诉诸法律来解决。从表面上来看,虽然付款问题是采购方财务部门的工作,但在现实中,供应商会认准自己被采购人员“坑”了,并且投诉采购人员,这不利于采购人员以后工作的正常开展。
因此,采购人员也要关注付款环节的如约开展,也可以通过有序的付款行为给供应商留下好的印象,使得企业的采购行为对供应商形成吸引力。另外,采购方在对供应商进行付款时,要结清相应的票据,使得付款行为有据可查。
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