采购流程设计：采购订单下发到付款完成的全流程

（一）采购流程

1.采购订单的下发

（1）通常情况下，采购员接到缺料通知，应获取缺料以下基本信息：存货编码、产品型号、数量。

（2）分析缺料信息是否合理，再将订单下给供应商。订单必须含有以下信息：材料型号、数量、单价、金额、计划到货日期。

（3）采购审核员根据具体情况进行订单审核。

（4）订单传真给客户以后，采购员需要与客户确认采购信息，并要求签字回传。

2.订单完成情况的跟踪

采购订单完毕以后，采购员根据采购订单上要求的供货日期，每隔一个时间段就向供货商反复确认采购货物的进展情况，严格执行供货进度计划直至所采购物品按质按量地运达采购单位。

3.采购物品的入库

（1）实物入库。收货员收材料之前需确认供应商的送货单是否具备以下信息：供应商名称、订单号、存货编码、数量；如送货单上的信息与采购订单不符，征求采购员意见后确认是否可以收下。

（2）单据入库。采购员根据检验合格单，将检验单上的数据录入到数据库中，便于以后对账。但也有可能存在一些问题，表现为：①外加工的检验合格单没有入库；②采购入库订单号和数量比较混乱。

4.退货、对账与付款

对不符合采购要求的采购物品要及时填写采购退货单，及时与供货单位联系办理退货手续。同时要做好与对方的对账工作，办理付款手续。

（1）月结表。每个月月初，各供应商将上月月结表送至本公司，采购员根据公司收货员签字的送货单、公司的入库单据和单价表核对月结表，核对月结表中出现的以下情况：有无订单号、存货编码、退货数量，上月欠款余额，发生额和本期欠款余额等信息。

（2）增值税发票。核对发票上的以下信息：采购实体的全称（抬头书写）、账号、税号，发票上的材料名称、数量、金额。根据采购前约定的付款要求，编制付款计划，办理付款手续，按照付款要求及时付款。

（二）采购流程优化(www.xing528.com)

1.及时发现问题

采购方认真核对，确认采购物品数量和质量要求后提出需求条件。只有具体的使用者知道他们的需求是什么，而不是决策者。要及时发现问题、做好记录。

2.项目可行性研究

对采购过程中发现的问题，应逐层汇报，对采购项目的可行性进行论证，通过市场分析、技术分析和财务分析，对采购项目的经济合理性进行综合评价。可行性研究的基本任务，是对采购项目的主要问题，从技术经济角度进行全面的分析研究，并对其今后的经济效果进行预测，在既定的范围内进行方案论证的选择，以便最合理地利用资源，发挥资源的最大效用。

3.项目立项

这一阶段一般会组建由使用部门、技术部门、财务部门、决策部门等人员共同组成的项目采购小组，进一步确认项目的可行性，具体研究项目的立项，为下一步实施做准备。

4.确定采购的技术标准

在这一阶段，是经营主体的采购标准制定阶段。通常由使用部门和技术部门分析需求，再把需求转化成采购标准量化管理，采用数字化标准便于实施过程中操作的科学。

5.项目评标

采购主体一般会与两家以上的供货商进行洽谈，以便进行评估和比较，得到更好的商业条件，“优中选优、优中选廉”，选择最适合的供应商。

6.合同审核

这一阶段，供需双方会进一步开展商务谈判，努力争取一些附加价值，追求最大效益。进一步审核采购产品的技术标准、规格和数量以及付款方式等，完善采购合同的内容，审核合同的合法性、合理性。

7.签订协议

本阶段是签订合同和合同实施阶段。合同的签订并不意味着交易的结束。销售人员要按合同认真履行承诺，准时交货，认真验货，督促合同的实施。了解客户内部采购流程，是农业经营主体完成采购任务的前提。