原始凭证填写规范及注意事项

对原始凭证，应根据经济业务的执行和完成的实际情况直接填制（由经办人填制）或由财会人员根据账簿记录的有关资料填制。为了保证会计核算资料的真实、准确、及时，原始凭证的填制应遵循记录真实、内容完整、填制及时和填写规范等要求。

（一）符合实际情况

原始凭证上的内容、数字等，必须根据实际情况填列，确保原始凭证所反映的经济业务真实可靠，符合实际情况。

从外单位取得的原始凭证如有遗失，应取得原签发单位盖有财务专用章的证明，证明上应注明原凭证的编号和所记载的内容，由经办单位负责人批准后，才能代作原始凭证。

如果确定不能取得证明的，如车、船票等，由当事人写明详细情况，由村委会主任批准后，代作原始凭证。

（二）明确经济责任

1.自制原始凭证，必须有村集体经济组织经办单位负责人或经办人签名或盖章。

2.对外开出的原始凭证，必须加盖村集体经济组织的公章。

（1）从外单位取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章。

（2）从个人取得的原始凭证，必须有填制人的签名或盖章。

（三）填写内容齐全

原始凭证的各项内容，必须详尽地填写，不得遗漏，凭证填写的手续必须完备，符合内部控制制度。主要应注意以下九个方面：

1.购买实物的原始凭证，必须有验收证明，如入库单，对于未入库就直接交由个人使用的实物，应由接收人在发票等原始凭证的背面签字查收。

2.支付款项的原始凭证，必须有收款单位和收款人的收款证明，如支付工资时应由领取人在工资结算表上签字。

3.凡需要填写大写和小写金额的原始凭证，大写和小写金额必须相等，字迹要清晰、工整。

4.一式几联的原始凭证，应注明各联次用途，只能以一联作为报销凭证；收据或发票不自带复写功能的，需要垫双面复写纸开具，保证多联的内容一致。

（1）一般发票和收据上都有“存根联”“客户联”“记账联”。

存根联：不要撕下来，留着备查。

客户联：撕给客户的，客户用于报销、记账等。

记账联：会计人员作为记账用。

（2）要连续编号：原始凭证必须连续编号，以备查考。

（3）严格作废程序：一些事先编好号码的重要凭证（如发票）作废时，应在作废凭证上加盖“作废”的戳记，连同存根联一起保存，不得随意撕毁，以避免虚开发票。（例：开一张10万元发票给客户，自己的记账联和存根联作废处理了，但客户联没有收回来，税务查账是不会认的，必须要把客户联收回来一起作废。）

5.发生销货退回时，首先要取得退货验收证明，然后填制退货发票；退款时，要先取得对方的收款收据或者汇款银行的凭证，然后才能填制退款凭证。特别要注意的是，不能以退货发票代替收据开具退款凭证。

6.村集体经济组织成员的借款凭据必须附在记账凭证之后，收回借款时应当另开收据或退借据副本，不得退还原借款收据。

7.经上级有关部门批准的经济业务，应当将批准文件作为原始凭证附件。如果批准文件很重要需要单独归档，应当在凭证上注明批准机关名称、日期和文件字号。

8.原始凭证不得涂改、挖补、刮擦。发现原始凭证有错误时，应当由出具单位重开或者更正，更正处应当加盖开出单位的公章。原始凭证金额有错误时，应当由出具单位重开，不得在原始凭证上更正。不得使用复印件代替原始凭证记账，因特殊原因需用复印件替代原始凭证的，应当加盖出具原始凭证的单位公章，并签具“复印属实”。

9.从外单位取得的原始凭证遗失时，应取得原签发单位盖有公章的证明，并注明原始凭证的编号、金额、内容等，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位负责人批准后，才能代作原始凭证。若确实无法取得证明的，如车票丢失，则应由当事人写明详细情况，并取得相关证据，由村财务负责人、村务监督委员会批准后才可作为合法的原始凭证。

（四）书写规范正确

填制凭证时，应认真书写原始凭证上的数字和文字，字迹要清晰、工整。如果填写过程中出现文字或数字错误，不得任意涂改、刮擦或挖补，应按规定的方法予以更正。原始凭证的填制，除需要复写的外，必须用蓝黑或碳素墨水钢笔书写。属于套写的凭证应一次套写清楚，做到不串格、不串行。

1.数字的书写方法(www.xing528.com)

（1）阿拉伯数字应一个一个地写，不得连笔书写。阿拉伯金额数字前应当书写货币币种符号（如人民币符号“¥”）或者货币名称简写。币种符号与阿拉伯金额数字之间不得留有空白。凡在阿拉伯金额数字前面写有币种符号的，数字后面不再写货币单位（如人民币“元”）。

（2）所有以元为单位的阿拉伯数字，除表示单价等情况外，一律在元位小数点后填写到角分，无角分的，角、分位可写“00”或符号“—”，有角无分的，分位应写“0”，不得用符号“—”代替。

（3）汉字大写金额数字，一律用正楷或行书书写，如壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、元、角、分、零、整（正）等易于辨认、不易涂改的字样，不得用一、二、三、四、五、六、七、八、九、十、另、毛、什等中文数字或自造简化字代替。如以“另”代“零”，以“二”代“贰”，以“什”代“拾”等。

（4）汉字大写金额数字到元或角为止的，在“元”或“角”之后应写“整”或“正”字；大写金额数字有分的，分字后面不写“整”字。

（5）汉字大写金额数字前未印有货币名称的，应当加填货币名称（如“人民币”三字），货币名称与金额数字之间不得留有空白。

（6）阿拉伯金额数字中间有“0”时，大写金额要写“零”字，如¥101.50，汉字大写金额应写成人民币壹佰零壹元伍角整。阿拉伯金额数字中间连续有几个“0”时，汉字大写金额中可以只写一个“零”字，如¥1004.56，汉字大写金额应写成人民币壹仟零肆元伍角陆分。阿拉伯金额数字元位为“0”，但角位不是“0”时，汉字大写金额可只写一个“零”字，也可不写“零”字，如¥3150.50，汉字大写金额应写成人民币叁仟壹佰伍拾元零伍角整或人民币叁仟壹佰伍拾元伍角整。

示例：

①小写金额为6500元

正确写法：人民币陆仟伍佰元整

错误写法：人民币：陆仟伍佰元整

错误原因：“人民币”后面多一个冒号。

②小写金额为150001.00元

正确写法：人民币壹拾伍万零壹元整

错误写法：人民币壹拾伍万元另壹元整

错误原因：将“零”写成“另”，多出一个“元”字。

③小写金额为105000.00元

正确写法：人民币壹拾万零伍仟元整

错误写法：人民币拾万伍仟元整

错误原因：漏记“壹”和“零”字。

④小写金额为60036000.00元

正确写法：人民币陆仟零叁万陆仟元整

错误写法：人民币陆仟万零叁万陆仟元整

错误原因：多写一个“万”字。

2.日期填写要求

（1）一般原始凭证的日期应按经济业务发生的实际日期填写。

（2）银行结算票据出票日期应按付款业务发生或完成的日期填制（具体填写方法参照本章中现金支票出票日期的填写方法）。

（五）填制要及时

每笔经济业务发生或完成后，经办该业务的部门和人员都必须及时、认真地填写原始凭证，做到不拖延、不积压，并及时按规定程序把原始凭证送交财会部门。