（一）签订购销合同的基本原则
材料采购除现货供应货款两清外，如采取订货方式采购材料，供需双方必须依法签订购销合同，以确定采购供应职责。购销合同是指物资供需双方，为实现购销业务，明确相互权利义务关系的协议。根据合同，供应方将物资出售给需方、接收货款；需方支付货款，接收物资。签订合同应遵循平等、自愿、诚实、协商一致的原则。
签订购销合同的基本原则是：
（1）符合法律规定。购销合同是一种经济合同，必须符合《经济合同法》、《工矿产品购销合同条例》等法律、法规和政策的要求。
（2）主体合法。合同当事人必须符合有关法律的规定。比如，有法人地位的单位，有营业执照的个体经营户，合法的代理人等。
（3）内容合法。不得违反国家的政策、法规，损害国家及他人利益。物资经营单位购销的物资，不得超过工商行政管理部门核准登记的经营范围。
（4）形式合法。购销合同一般应采用书面形式，由法定代表人或法定代表人授权代理人签字，并加盖单位公章或合同专用章。
（5）内容准确。合同条款力求准确、清楚，避免遗漏、错误、含糊不清的现象。
（二）购销合同的内容
购销合同的基本内容是：
（1）物资供应条件：包括成交的物资名称、品种、规格型号、数量、计量单位、质量、包装等要求。
（2）物资交接条件：包括交货期限、交货地点、交货方式、运输方式、验收方式等。
（3）货款结算条件：包括材料的结算价格、结算金额、结算方式、结算银行及账号、拒付条件和拒付手续等。
（4）履行合同的经济责任：包括违约赔偿办法等。
（5）合同附则条件：包括合同的有效期限、合同份数、未尽事宜及合同变更修改办法、合同签订单位及法人代表的签章等。(www.xing528.com)
物资购销合同文件格式见表6-9。
表6-9 物资购销合同文件格式
（三）物资合同的管理
企业搞好对物资合同的管理主要应做好下列工作：
（1）组织企业成员认真学习经济合同法及有关法律，普及物资合同的有关知识，提高业务人员的认识，加强物资合同的法制观念。
（2）建立健全企业内部物资合同管理机构，为管理好物资合同提供组织保证。企业内可设专门机构或配备专门人员对物资合同的订立、履行设专人管理，随时检查、监督、落实。实践证明，凡是建立了物资合同管理机构的企业，物资合同管理就比较好，物资合同的纠纷也比较少。
（3）建立健全物资合同的管理制度。企业建立哪些管理制度，应从企业的实际情况出发，逐步建立起一套适合本企业情况的比较完善的物资合同管理制度。一般应包括物资合同订立审批制度、物资合同的统计制度、合同清理和备案达标制度等。
（4）聘请法律顾问协助法定代表人管理物资合同。企业应聘请或配备法律顾问帮助企业起草法律事务文件，审查物资合同，参加企业重大的涉外和国内物资合同的谈判，及时提供法律帮助，以维护企业合法权益。企业聘请或配备法律顾问，对维护企业的合法权益，促进合同的履行，预防物资合同纠纷的发生具有重要作用。
（5）与合同管理机构密切合作，共同做好物资合同管理工作。企业在管理物资合同时，一方面要服从工商行政管理机关、行业主管部门的管理，提供与物资合同有关的会计政策、档案等资料，以便这些单位能及时发现问题，帮助企业改进物资合同管理制度。另一方面在物资合同管理中遇到问题时，应向上述单位及时、如实反映，主动争取他们的指导帮助，以加强企业的物资合同管理。
（6）履行合同中应抓好以下几项具体工作：
1）已签订的合同，应及时分类整理，装订归档，由专人管理。
2）随时检查合同的履行情况，建立合同登记台账，记录应交、已交、欠交、超交的数量和时间，已交物资的检查验收情况。根据记录分析问题，提出处理意见。
3）对到期、误期合同，应组织催交催运，追究对方的违约责任。
4）将合同副本或抄件分送有关业务部门，以便做好履行合同的各项工作。
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