使用Excel编制记账凭证的实用技巧与注意事项

在会计实务工作中，编制记账凭证前需要审核、整理各项原始凭证。审核原始凭证，主要包括“审核原始凭证的内容和填制手续是否合规”与“审核原始凭证反映的经济业务内容是否合理、合法”两个方面。对于审核无误的原始凭证，还要及时分类编号，以便于日后打印记账凭证时，与记账凭证合并装订。例如某月经审核后第1笔业务发生后取得两张原始凭证，第2笔取得三张原始凭证，对这五张原始凭证的编号可以是：1-1、1-2、2-1、2-2、2-3。

在财务软件或手工核算方式下，记账凭证可以填写到特定的记账凭证页面或记账凭证专用纸上。若使用Excel编制记账凭证，则需要事先设计好记账凭证的各个构成项目，并完成相关计算公式的设置。

（一）记账凭证的内容设计

记账凭证的内容包括凭证名称、填制日期、凭证编号、业务的内容摘要、所涉及的会计科目及其记账方向、借方及贷方金额、记账标记、所附原始凭证张数、有关人员的签章等。

考虑到Excel软件的特点、记账凭证版面布局等因素，记账凭证中应至少包括凭证名称、填制日期、附单据张数、凭证编号、摘要、科目代码、会计科目、借方金额、贷方金额、有关人员的签章等内容。

【例9-2】承【例9-1】，按照下列要求完成通用记账凭证的格式设定，并将工作表重命名为“记账凭证表”。

（1）完成“横向打印、左边距为2.8、右边距为0.8、居中方式为水平、垂直”的页面设置。

（2）完成“年、月、日、凭证编号、摘要、科目代码、会计科目、总账科目、明细科目、借方金额、贷方金额、所附原始凭证张数、有关人员的签章”等项目的设计。

【操作步骤】

（1）页面相关设置。

①打开“账务处理的应用.xlsx”，双击Sheet2，将标签名改为“记账凭证表”。

②单击“文件”菜单，单击“打印”中的“页面设置”命令，在“页面”选项卡中设置方向为横向，在“页边距”选项卡中设置左边距为2.8、右边距为0.8、勾选居中方式中的“水平、垂直”，单击“确定”后，按ESC键返回表格的编辑页面。

（2）记账凭证的内容设计。

①在A1单元格中输入“通用记账凭证”，输入时为了排版美观，可在字与字之间加2个空格；在A2至K2单元格中分别输入“年、月、日、凭证编号、摘要、科目代码、会计科目、总账科目、明细科目、借方金额、贷方金额”。

【提示】由于G列与H:I列的内容重复，打印凭证前要将G列隐藏。G列的用途是在明细账设置中作为数据透视表的筛选字段，以实现不同科目之间的切换，具体应用可参见“例9-8中（2）明细账的编制”中的步骤②；H列的用途是在总账设置中作为数据透视表的筛选字段，以实现总账科目之间的切换，具体应用可参见“例9-8中（3）总账的编制”，I列的用途是在填制资产负债表的应收账款及应付账款项目时需要结合其明细科目填列。

②按Ctrl+A全选，将字号设为10，右击左侧的行号栏上的任意一个数字，单击“行高（R）”，将行高值设为25；再右击行号“1”，将行高值设为35。

③右击列号A，单击“列宽（C）”命令，将列宽值设为4，用同样的方法将B列到J列的各列宽度值分别设为：2、2、8、25、10、40、20、20、18、18。

④选中A列至D列，将对齐方式设为垂直居中、水平居中；选中E列至I列，将对齐方式设为垂直居中、左对齐。

⑤选中J列和K列，将对齐方式设为“垂直居中、右对齐”；右击选区内任意一格，单击“设置单元格格式”命令，在数字选项卡中依次设置：分类为“货币”、2位小数、无货币符号，单击“确定”。

⑥选中A1:K1区域，单击工具栏上的“合并后居中”命令，设置字号为20，单击“B”加粗字体；选中A2：K2区域，将对齐方式设置为：垂直居中、居中（水平方向），单击“B”加粗字体。

⑦在A318单元格中输入“所附原始凭证：张”（“张”字的前方加几个空格，以便于打印凭证后可填数字），选中A318:F318区域，单击工具栏上的“合并居中”命令，单击“B”加粗字体；在H318单元格中输入“金额合计”（字与字之间加4个空格，以达到美观效果），选中H318:I318区域，单击工具栏上的“合并居中”命令，单击“B”加粗字体。

⑧分别在C319单元格中输入“会计主管：”、E319单元格中输入“记账：”、H319单元格中输入“稽核：”、I319单元格中输入“制单：”、J319单元格中输入“出纳：”，将C319、E319、I319设为“居中（水平）”“加粗”字体，H319设为“左对齐”“加粗”字体，J319设为“右对齐”“加粗”字体。

⑨选中A2:K318区域，单击工具栏上的边框设置按钮（“田”字形命令右侧的小三角形），点选“所有框线”，再次单击边框设置按钮，点选“粗匣框线”，将表格的框线设为“内细外粗”，如图9-9所示（因表格行数太多，故此图省略了12-317行），按Ctrl+S保存。

图9-9

（二）常用摘要的设置

常用摘要是指日常会计核算中出现频率较高的摘要，也可以说是月月都会发生的经济业务的摘要，如“提现”“计提工资费用”“发放职工工资”“计提折旧”“结转销售成本”“结转损益”等。

常用摘要是通过“数据有效性”中的“序列”设置的，其作用就是当我们在录入记账凭证的摘要时，单元格的右侧会出现常用摘要列表框“▼”单击此按钮就可以点选常用摘要。

【例9-3】承【例9-2】及前述相关实例，在“记账凭证表”工作表中完成“提现”“发现工资”“计提折旧”“结转销售成本”“结转损益（收益）”“结转损益（损失）”等常用摘要的设置。

【操作步骤】

（1）打开“账务处理的应用.xlsx”，切换至“记账凭证表”工作表中。

（2）选中E3单元格，单击“数据”菜单中的“数据有效性”按钮，单击“数据有效性”，弹出其设置对话框。

（3）单击“允许（A）”下方的“任何值”，从列表中选取“序列”，在“来源（S）”中输入：“提现,发放工资,计提折旧,结转销售成本,结转收益,结转损失”，需要注意的各内容之间的分隔符必须是英文的逗号，如图9-10所示。

图9-10

（4）单击“出错警告”选项卡，去除下方“输入无效数据时显示出错警告（S）”前方的勾号，单击“确定”按钮。

（5）再单击选中E3单元格，（此时E3右侧会出现列表框按钮，单击“▼”就可选取常用摘要了），用鼠标对准E3单元格的右下角，变成“╋”时按住鼠标左键向下填充至E17，完成整张凭证表的设置。

（6）按Ctrl+S，保存操作内容。

（三）记账凭证的公式设定

1.总账科目及明细科目的公式设定(www.xing528.com)

总账科目及明细科目的公式设定的作用是：在录入“科目代码”时，可根据科目代码自动生成与之对应的总账科目或明细科目并在当前单元格中将其显示出来。总账科目及明细科目的计算可用IF函数嵌套VLookup函数实现，计算思路是：如果“科目代码”的值为空白，则返回空白，否则在会计科目及期初余额表中的指定区域中查找与“科目代码”内容相一致的数据行，并将该数据行中的第2列（总账科目）或第3列（明细科目）的内容显示出来。

有关IF函数、VLookup函数的功能说明和参数设置，可自行参考插入函数过程中的提示信息或参考通过单击函数参数设置页面左下角的“有关该函数的帮助”打开的 Excel帮助文件，本书将不再对其展开讲解。

2.金额合计及借贷金额不等提示的公式设定

金额合计的公式设定，其实质就是求和的计算，可以使用SUM函数实现。

借贷金额不等提示的作用是：当“借方金额”下的数值总和与“贷方金额”下的数值总和不相等时，发出提示信息。借贷金额不等的提示可用IF函数嵌套SUM函数实现，计算思路是：将I列所有数值的总和与J列所有数值的总和相对比，如果对比结果相同，则显示空白，否则在通用记账凭证右侧空白列提示“借贷金额 不等”。

【例9-4】承【例9-3】及前述相关实例，在会计科目及期初余额表中完成下列工作：

（1）增加“应交税费”的明细科目及期初余额（余额为零）；

（2）完成“会计科目”“总账科目”“明细科目”所在列的公式设定；

（3）完成“金额合计”“借贷金额不等提示”的公式设定。

【操作步骤】

（1）增加“应交税费”的明细科目内容。

①打开“账务处理的应用.xlsx”，切换至“会计科目及期初余额表”工作表中。

②滑动鼠标滚轮或移动滚动条直至显示出“应交税费”的内容信息，右击行号51（应付利息所在的行），单击“插入（I）”命令，右击行号52再增加一空白行，录入“应交税费”明细科目的科目代码、科目名称及期初余额等有关信息，如图9-11所示。

图9-11

【提示】“应交增值税”与“销项税额”之间用1个破折号连接。

（2）“会计科目”“总账科目”“明细科目”所在列的公式设定。

①切换至“记账凭证表”工作表中，单击选中G3单元格，单击编辑栏上的“fx”按钮，插入逻辑函数中的IF函数，在函数参数设置中将其参数设定为：Logical_test=F3=""、Value_if_true=""、Value_if_false=VLookup(F3,会计科目及期初余额表!$A$2:$D$317,4,FALSE)，如图9-12所示，其含义为：如果F3单元格为空值，则返回空值，否则在“会计科目及期初余额表”中的A2至D317区域的第一列中查找与F3单元格内容精确匹配的单元格，找到后返该单元格的同一行中、以该单元格为首例、后续的第4列单元格的内容。单击“确定”完成设置。

图9-12

【提示1】在上图的页面中，单击编辑栏上的VLookup函数表达式（即图中第一个黑框中的内容）中的任何一处，即可将IF的函数参数设置界面切换显示为VLookup的函数参数设置界面，单击编辑栏等号之后至黑框之间的任意处，可显示IF的函数参数设置界面。

【提示2】此处的VLookup函数一定要有“FALSE”参数，否则可能会得到不正确的计算结果，参数中的数字“85”是目前会计科目及期初余额表中科目的最大行数。

②用鼠标对准G3单元格的右下角，变成“╋”时按住鼠标左键向下填充至G317单元格，完成填充后G列没有任何内容。

③单击选中G3单元格，选中编辑栏上“fx”按钮的后边除第一处“等号”之外的所有内容，即“IF(F3="","",VLookup(F3,会计科目及期初余额表!＄A＄2:＄D＄85,4,FALSE))”，按Ctrl+C复制，单击H3单元格，输入“=”，按Ctrl+V粘贴，将公式中FALSE前方的4改为2，按回车键后，自动定位在I3单元格，再次输入“=”，按Ctrl+V粘贴，将公式中FALSE前方的4改为3，按回车键结束公设置。

④选中H3及I3单元格，用鼠标对准I3单元格的右下角，变成“╋”时按住鼠标左键向下填充至I317单元格，完成填充后H及I列没有任何内容。

（3）“金额合计”及“借贷金额不等提示”的公式设定。

①选中J318单元格，输入“=SUM(J2:J317)”，单击选中J318单元格，用鼠标对准J318单元格的右下角，变成“╋”时按住鼠标左键向下填充至K318单元格。

②单击选中L6单元格，单击编辑栏上的“fx”按钮，插入逻辑函数中的IF函数，在函数参数设置中将其参数设定为：Logical_test=SUM(J:J)=SUM(K:K)、Value_if_true=""、Value_if_false="借贷金额不等"，如图9-13所示，单击“确定”完成设置。

图9-13

③单击选中L6单元格，用鼠标对准L6单元格的右下角，变成“╋”时按住鼠标左键向下填充至L317，完成填充后L列没有任何内容（因为此时J列及K列并没有任何数值）。

④按Ctrl+S保存文件，完成本例中所有的操作。

上述公式设定完成后，如需进行正确性的验证，可分别在F3、F4、F5单元格中输入2221、222101、22210101，在I3、I4、J5单元格中输入200、300、400，输入结束后按回车键。如图9-14所示（此图省略了12-317行的内容）。

图9-14

出现的操作结果与图9-14相同，则表示公式设定正确（本例中借方金额的合计并不等于贷方金额的合计，所以提示一直存在“借贷金额不等”的提示，若将J5改为500，则提示消失），否则可能公式存在错误，需要重新检查公式是否按照按上述操作步骤进行的，必要时需重新建立Excel文件，重做【例9-1】、【例9-1】、【例9-3】、【例9-4】的操作步骤。验证完成后，按Delete键清除F3:F5及J3:K5的内容。

在图9-14中我们可以看到科目代码为“2221”时，后方的明细科目对应单元格中显示“0”，这是因为当科目代码只有4位时，对应的科目名称只有总账科目，没有明细科目，所以公式的计算结果就会显示“0”，这个“零值”可以打印输出的。

不显示“零值”的设置方法是：依次单击“文件”菜单→“选项”命令→“高级”，打开设置对话框，滑动滚轮或移动右侧的滚动条，去除“在具有零值的单元格中显示零”前方的对号，如图9-15所示，单击“确定”后，“0”消失不见。

图9-15