会计科目及期初余额表的录入与编制

会计科目及期初余额表的编制工作，就是要把会计科目代码和科目代码输入到Excel中，这是账务处理应用的首项工作，其目的就为了避免会计科目在后续的账务处理过程中重复录入，从而在提高了工作效率的同时又保证了整个账务处理的准确性。

（一）会计名称及科目代码的认知

会计科目由科目名称和科目代码两部分构成，按核算详细程度可进一步划分为总账科目和明细科目。除总账科目名称与代码、部分明细（如应交增值税）科目名称由财政部统一规定外，单位可结合实际情况自行设置科目名称及与之应对的科目代码。

科目代码为减轻录入会计科目的工作量而设置的，是会计科目另一种表现形式。在会计实务工作中，一般会计科分为三个级次，因此科目代码通常由8位数字构成，1～4位代表一级科目代码编号，5～6位代表二级科目代码编号，7～8位代表三级科目代码编号。如“应交税费-应交增值税-进项税额”的科目代码为“22210102”，一级科目代码编号为2221，表示“应交费税”科目；二级科目代码编号01，表示“应交费税”下的明细科目“应交增值税”；三级科目代码编号02，表示“应交增值税”下的明细科目“进项税额”。

在所有会计科目中，第一位代码用以识别会计科目的类别，例如，1代表资产类，2代表负债类，3代表共同类，4代表所有者权益类，5代表成本类，6代表损益类。

企业常用会计科目名称及代码如表9-1所示。

表9-1　企业常用会计科目表

续　表

（二）会计科目及期初余额表的编制

会计科目及期初余额表可以通过直接对照输入、使用Excel中记录单输入、复制粘贴已有电子资料等方式实现初始录入，完成初始录入后可通过插入行（列）或删除（列）的方法实现后期增减会计科目的操作。

【提示】以下所有例题都是相关相连的，若要系统学习账务处理的应用，请完成所有例题的操作演示。

【例9-1】某公司的会计核算工作一直采用手工方式，现任财务经理想使用Excel进行会计核算，请帮助财务经理完成会计科目及期初余额表的设置工作，并将文件保存为“账务处理的应用.xlsx”。

（1）在“会计科目及期初余额表”工作表中，使用“记录单”完成表9-1中科目代码及总账科目的录入工作。

（2）完成“会计科目”及“借或贷”所在列的公式设定。

（3）完成期余额的登记工作（假定库存现金期初借方余额为4000，银行存款期初借方余额为96000，实收资本期初贷方余额为100000，其他科目余额均为零），对整张表格进行必要的格式设置。

【操作步骤】

（1）会计科目及期初余额表的录入工作。

①启动Excel 2010，双击Sheet1，将标签名改为“会计科目及期初余额表”。

②单击“文件”菜单，然后在下拉菜单中点击“选项”，打开“Excel选项”对话框。

③在“Excel选项”对话框中点击“快速访问工具栏”，在左上部“从下列位置选择命令”下拉框中，选择“不在功能区的命令”。

④下拉“不在功能区的命令”下方的滚动条，找到“记录单”功能，然后双击“记录单”，如图9-3所示。

图9-3

⑤单击“确定”，这时，我们看到快速访问工具栏（即工作表菜单第1行左侧第5个图标）上添加了“记录单”按钮，如图9-4所示。(www.xing528.com)

图9-4

⑥分别在A1单元格中输入“科目代码”、B1单元格中输入“总账科目”、C1单元格中输入“明细科目”、D1单元格中输入“会计科目”、E1单元格中输入“借或贷”、F1单元格中输入“期初余额”、A2单元格中输入“1001”、B2单元格中输入“库存现金”，选中A1:B2区域，单击快速访问工具栏上的“记录单”按钮，出现记录单的设置对话框，如图9-5所示。

图9-5

⑦单击右侧“新建（W）”按钮，在科目代码中输入“1002”，按键盘上的Tab键切换到科目框中，输入“库存现金”后，按回车键完成录入。对照表9-1（企业常用会计科目表）完成其他总账科目的录入后，单击“关闭”按钮。

（2）设置“会计科目”及“借或贷”所在列的公式。

①单击D2单元格，单击编辑栏上的“fx”按钮，插入逻辑函数中的IF函数，在函数参数设置中将其参数设定为：Logical_test=C2=""、Value_if_true=B2、Value_if_false=B2&"—"&C2，如图9-6所示，其含义为：如果C2单元格为空值，则返回B2单元格的内容，否则返回“B2的内容—（破折号）C2的内容”。

图9-6

②单击“确定”完成设置，用鼠标对准D2单元格的右下角，变成“╋”时按住鼠标左键向下填充至D83，完成所有“会计科目”的设置。

③单击D2单元格，单击编辑栏上的“fx”按钮，插入逻辑函数中的IF函数，在函数参数设置中将其参数设定为：Logical_test=OR(LEFTB(A2)="1",LEFTB(A2)="5")、Value_if_true="借"、Value_if_false=IF(OR(LEFTB(A2)="2",LEFTB(A2)="4"),"贷","平")，如图9-7所示，其含义为：如果A2单元格中最左侧的字符等于1或等于5，返回“借”；如果A2单元格中最左侧的字符等于2或等于4，返回“贷”，否则（其他情况）一律返回“平”。

图9-7

【提示】E列（借或货所在的列）可以使用公式计算，也可以在资产或成本类科目中直接输入“借”、负债或所有者权益类科目中输入“贷”、损益类科目中直接输入“平”。使用公式计算的，除使用上述操作流程外，还可以在通过以下两步实现。

步骤一：编辑栏中直接输入=IF()，输入完成后将光标定位在括号中间，再输入OR( ),然后单击编辑栏上的“fx”，这样就可以对照OR函数的参数提示信息填写OR函数的参数了，即Logical1=LEFTB(A3)="1"、Logical1=LEFTB(A3)="5"，填完参数后单击“确定”后，会出现错误提示，单击“确定”后输入英文的逗号，再次单击编辑栏上的“fx”，可继续填写IF函数的第二处参数，即Value_if_true="借"，单击“确定”后（直接忽略了Value_if_false的参数设置）就会显示计算结果“借”。

步骤二：单击任一空白处单元格，用步骤一的方法将第二个IF函数的公式（上图第二个黑框中的内容）输入单元格，输入结束后按回车键，再次选中该单元格，选中编辑栏“fx”按钮后选中除等号外的所有内容，按Ctrl+C复制，单击E2单元格，在“借”和“）”之间单击鼠标，输入英文的逗号，按Ctrl+V粘贴，按键盘上的回车即可。

④单击“确定”完成设置，用鼠标对准E2单元格的右下角，变成“╋”时按住鼠标左键向下填充至E83，完成所有“借或贷”的设置。

（3）期初余额的录入及必要的格式设置。

①分别在F2单元格中输入“4000”、F3单元格中输入“96000”、F60单元格中输入“100000”，其他科目的期初余额一律填入“0”。

②右击F列，单击“设置单元格格式”命令，在数字选项卡中依次设置：分类为“货币”、2位小数、无货币符号，将对齐方式设为右对齐，单击“确定”。

③按Ctrl+A全选，对准列号与列号之间分隔线（列号A与列号B之间的竖线），当鼠标变为“ ”时，双击鼠标，将各列的列宽自动调成与其内容相适应的宽度。完成后效果如图9-8所示（由于页面篇幅有限，此图省略了7至49行、52至59行、63至75行的内容）。

图9-8

（4）按Ctrl+S，设置文件名及保存位置后，保存当前文件。