会计凭证的重要作用及简单应用

（一）会计凭证的认知

会计凭证是记录经济业务发生或者完成情况的书面证明，也是登记账簿的重要依据。会计凭证的填制和审核，对于完成会计工作的任务，发挥会计在经济管理中的作用，具有十分重要的作用，其作用主 要有以下几个。

（1）记录经济业务，提供记账依据。填制会计凭证，可以及时、正确地记录经济业务发生或完成的情况，为记账、算账提供原始可靠的数据依据，保证账簿记录的真实可靠，对提高会计工作质量有着重要 意义。

（2）明确经济责任，强化内部控制。审核会计凭证，可以明确经济责任，加强岗位责任制，促进提高管理水平。由于办理每一项经济业务都要求经办单位、部门和个人填制凭证，并由有关人员在凭证上签字盖章，这样，就可以促使经办业务的部门和人员明确自己的职责，提高责任感。通过凭证的传递，经办部门和人员之间也能够相互监督、相互牵制，便于及时发现问题、分清责任，有利于加强单位内部的管理，防止各种差错和舞弊行为的发生。

（3）监督经济活动，控制经济运行。填制和审核会计凭证，可以对经济业务实施有效的监督，从而确保经济业务的真实性、合法性和合理性。

（二）会计凭证的种类

会计凭证的形式多种多样，按其填制程序和用途，可以分为原始凭证和记账凭证两大类。

1.原始凭证

原始凭证，又称单据，是指在经济业务发生或完成时取得或填制的，用以记录或证明经济业务的发生或完成情况的原始凭据。原始凭证是在经济业务发生的过程中直接产生的，是经济业务发生的最初证明，如出差乘坐的车船票、采购材料的发货票、到仓库领料的领料单等，都是原始凭证。原始凭证按其来源不同，可分为自制原始凭证和外来原始凭证。

在会计工作中，除结转和更正错误的业务可以没有原始凭证以外，其他业务必须具有原始凭证。

（1）自制原始凭证。

自制原始凭证是指由本单位有关部门和人员，在执行或完成某项经济业务时填制的，仅供本单位内部使用的原始凭证。如入库单、领料单、产品成本计算表、工资表、固定资产折旧计提表、借款单、差旅费报销表等。自制原始凭证一般格式如图9-1、图9-2所示。(www.xing528.com)

图9-1

图9-2

自制原始凭证可直接购买市面上具有统一格式的成品单据，也可以由财务人员根据企业自身的需要使用Excel等软件设计而成。特别是使用Excel软件设计且带有计算性质的自制原始凭证除格式灵活外，在汇总计算方面具有较大的优势，因为Excel可以预先设定计算公式，使用时直接填入初始数据就可达到自动计算的效果，所以这种形式被多数企事业单位所采用，例如图9-2中的工资分配表就是这种情况。

设计自制原始凭证属于Excel排版和公式的简单应用，是Excel的基本操作，在项目一中已做相关讲解，因此本项目将不在此处展开讲解。

（2）外来原始凭证。

外来原始凭证是指在经济业务发生或完成时，从其他单位或个人直接取得的原始凭证。如购货取得的增值税发票、支付其他款项取得的发票或收据；与银行结算有关的收付款通知单、结算凭证；出差人员取得的车票、船票、机票等。

外来原始凭证是从其他单位取得的，不需本企业填制，故不涉及排版设计、打印、填制等问题。

2.记账凭证

记账凭证，又称记账凭单，是指会计人员根据审核无误的原始凭证，按照经济业务的内容加以归类，并据以确定会计分录后所填制的会计凭证，是登记账簿的直接依据。

在会计工作中，虽然企事业单位可以通过专门的财务软件打印输出凭证、账簿、报表等会计档案，但受资金和其他等原因限制，仍有部分企事业单位（特别是中小型企业）至今没能购买专门的财务软件，这些单位的会计核算工作通常是采用手工核算的，为本项目的实际应用提供了一定生存空间。