固定资产卡片的设计与编制方法

固定资产卡片是指登记固定资产各种资料的卡片，是固定资产进行明细分类核算的一种账簿形式。固定资产卡片是每一项固定资产的全部档案记录，即固定资产从进入企业开始到退出企业的整个生命周期所发生的全部情况，都要在卡片上予以记载。固定资产卡片上的栏目有编号、名称、规格型号、类别、增加方式、入账时间、目前状态、使用部门、折旧费用科目、折旧方法、原值、净残值、预计使用年限、当前年数、年折旧额、月折旧额、已提折旧等内容。

【例3-5】某公司的会计核算工作一直采用手工模式，为提高工作效率，考虑到公司现有资源的实际情况，公司领导决定全面采用Excel软件进行会计核算，根据财务部门的相关记录，公司现有固定资产的资料如表3-1所示。

表3-1　某公司固定资产统计表

续　表

【提示】表中数据是以2018月5月1日为基准计算得到的，读者实际操作时因系统时间不一致，会使表中的数据发生变化（不影响计算结果的准确性），若想保持和本书相同的操作结果，请将计算机的系统时间调为2018月5月1日。

要求：

（1）完成固定资产卡片模板及相关公式的设置；

（2）根据上述资料建立公司的固定资产卡片。

【操作步骤】

（1）设计固定资产卡片模板的内容及格式。

①启动Excel 2010，双击Sheet1，将标签名改为“卡片模板”，按回车键确定。

②在E1单元格中输入“固定资产卡片”，在A2单元格中输入“1.基本信息：”，在A3至I3单元格中分别输入“编号”“名称”“规格型号”“类别”“增加方式”“入账时间”“折旧情况”“使用部门”“费用科目”，在A5单元格中输入“2.折旧信息：”，在A6至I6单元格中分别输入“折旧方法”“原值”“净残值”“使用年限（总工作量）”“当前年数（本期工作量）”“年折旧（单位折旧）”“本月折旧”“已提月数（累计工作量）”“累计折旧”。

③按Ctrl+A全选，设置字体大小为10号、对齐方式为垂直居中和居中（水平）、行高为30，分别选中A2和A4单元格，取消其“居中”（水平）对齐方式的设置。

④右击D5单元格，单击“设置单元格格式（F）”命令，单击“对齐”选项卡，将“文本控制”设为“自动换行”，单击“确定”，用同样的方法将E5、F5、H5单元格设置为“自动换行”，完成后再调整这些单元格所在列的列宽，使其单元格的内容分两行显示，如图3-1所示。

图3-1

【提示】在Excel中，如需对单元格中的内容实行强制换行（自动换行）的操作，也可以在需要换行的位置双击鼠标，待出现光标后按Alt+回车键即可完成操作。

⑤单击选中D4单元格，单击“数据”菜单，选取“数据有效性”命令，在“设置”选项卡中将“允许（A）”选为“序列”，在来源中输入“建筑物,机械设备,经营器具或家具,运输工具,电子设备”，如图3-2所示，单击“确定”按钮。

图3-2

⑥用同样的方法完成“增加方式”（外购,自建,受赠,抵债,交换,其他）、“折旧情况”（折旧中,已提足）、“使用部门”（行政部,人力部,财务部,生产部,销售部）、“折旧方法”（平均年限法,工作量法,双倍余额递减法,年数总和法）项目的设置。

⑦右击F4单元格，单击“设置批注”命令，设置批注内容为：“入账时间最好是每月月末的计算折旧的日期（或之后的日期），否则在月初至折旧日之前的期间中将会多算一个月的折旧数据！”调整批注框的大小使内容能够在框内全部显示后，在任意单元格处单击鼠标结束批注的设置。

（2）加速折旧辅助计算表的设置。

由于双倍余额递减法与年数总和法下的月折旧额是随着计算折旧的年份变化而变化的，所以需要设置加速折旧辅助计算表，通过获取加速折旧辅助计算表中的数据完成双倍余额递减法或年数总和法下固定资产卡片中的相关折旧数据的计算。加速折旧辅助计算表的设置步骤如下。

①在“卡片模板”工作表中的J列至N列中，按照表3-2的提示完成“加速折旧辅助计算表”的内容录入及格式设置的相关工作。

表3-2　Excel中加速折旧辅助计算表的内容及相对位置

续　表(www.xing528.com)

【提示】此表同样存在于“卡片模板”工作表之中，“卡片模板”工作表的A列至I列为固定资产卡片的相关内容;此表中的年数可根据单位固定资产的实际情况进行增减，一般使用加速折旧的资产不会出现很长的使用年数，故本例将其设置为20。

②将K2单元格的公式设置为“=DATEDIF(F4,TODAY( ),"Y")+1”将K3单元格的公式设置为“=IF(K2＞D7,D7,DATEDIF(F4,TODAY( ),"Y"))”，将M3单元格的公式设置为“=IF(K2＞D7,0,DATEDIF(F4,TODAY ( ),"M")-K3*12)”。

【提示1】DATEDIF函数是Excel隐藏函数，其在帮助和插入公式里面没有，其作用中返回两个日期之间的整年数（参数为Y）、整月数（参数为M）、日数（参数为D）,其表达式为：DATEDIF(起始日期，结束日期，返回类型的参数)，受单元格中数字分类的影响，计算结果可能不一定是以数值形式显示的，如需以数值方式显示可在设置单元格格式中的数字选项卡中将其分类设置为常规或与计算结果相匹配的类型。

【提示2】为后续的操作内容能够顺利完成，各位读者需要自行检测预设的公式是否正确，否则可能会因为输入错误的公式内容而影响后续操作，自测公式正确性的方法是要在公式所引用的单元格中输入正确格式的相关内容，然后查看计算结果与预期结果是否一致。例如在F3单元格中输入2016-2-28或2016/2/28时（Excel能正确识别的日期格式），K2、K3及M3单元格会出现与今天的日期相对应的计算结果，然后再检查该结果与预期结果是否一致。

③将K8单元格的公式设置为“=IF((＄D＄7-(J8-1))＞2,DDB(＄B＄7,＄C＄7,＄D＄7,J8),IF((＄D＄7-(J8-1))=2,(＄B＄7-＄C＄7-L7)/2,IF((＄D＄7-(J8-1))=1,K7,"")))”，本公式表达的意思是：如果使用年限减当前折旧年次的结果大于2，使用DDB函数计算年折旧额，如果使用年限减当前折旧年次的结果等于2，按“（原值-残值-已提折旧）÷2”的方式计算年折旧额，如果使用年限减当前折旧年次的结果等于1，计算结果等于当前单元格的上一行同列单元格的值，其他情况一律返回空值。

④将L8单元格的公式设置为“=IF((＄D＄7-J8)＜0,"",SUM(＄K＄7:K8))”，本公式表达的意思是：如果计算折旧的期次大于（超过）使用年限，返回空值，否则返回K7单元格至本行的单元格的数值之和。

⑤依次将M8和N8单元格的公式设置为“=IF((＄D＄7-J8)＜0,"",SYD(＄B＄7,＄C＄7,＄D＄7,J8))”和“=IF((＄D＄7-J8)＜0,"",SUM(＄M＄7:M8))”。

⑥选中K8:N8区域，用鼠标对准N8单元格的右下角，变成“╋”时按住鼠标左键向下填充至N27单元格。

⑦将L5单元格的公式设置为“=VLookup(K3,J8:N27,3)+IF(M3=0,0,OFFSET(J8,K3,1)/12*M3)”、N5单元格的公式设置为“=VLookup(K3,J8:N27,5)+IF(M3=0,0,OFFSET(J8,K3,3)/12*M3)”。

⑧将J8:N27区域、L5及N5单元格设置为保留两位小数。

（3）固定资产卡片中公式的设置。

①“折旧情况”的公式设置。单击选中G4单元格，输入公式“=IF(K2＜D7,"折旧中","已提足")”。

②“费用科目”的公式设置。本例中“费用科目”是折旧费用的对应科目的简写，在会计实务工作中，折旧费用的对应科目规则是：生产部门的折旧费计入“制造费用”，销售部门的折旧费计入“销售费用”，其余部门的将计入“管理费用”，因此“费用科目”的公式设置为：“I4=IF(H4="销售部","销售费用",IF(H4="生产部","制造费用","管理费用"))”。

③“当前年数（本期工作量）”的公式设置。单击选中E7单元格，输入公式“=IF(A7="工作量法","请输入本期工作量",K2)”。

④“年折旧（单位折旧）”的公式设置。单击选中单元格，输入公式“=IF(A7="双倍余额递减法",DDB(B7,C7,D7,E7),IF(A7="年数总和法",SYD(B7,C7,D7,E7),SLN(B7,C7,D7)))”。

⑤“本月折旧”的公式设置。单击选中单元格，输入公式“=IF(A7="工作量法",E7*F7,F7/12)”。

⑥“已提月数（累计工作量）”的公式设置。单击选中单元格，输入公式“=IF(A7="工作量法","请输入累计工作量",K3*12+M3)”。

⑦“累计折旧”的公式设置。单击选中单元格，输入公式“=IF(A7="工作量法",F7*H7,IF(A7="双倍余额递减法",L5,IF(A7="年数总和法",N5,G7*H7)))”。

⑧在设置单元格格式对话框中将F7、G7及I7单元格设置成显示两位小数，将E7及H7单元格设置成为“缩小字体填充”。

⑨选中J列至N列，将其设置为“隐藏”，删除Sheet2及其他空白的工作表，设置好页面排版效果，如图3-3所示，按Ctrl+S将文件保存为“固定资产管理系统.xlsx”。

图3-3

【提示】为了避免对“模板”文件的修改，可进入文件保存的位置，右击该文件名，将其设为“只读”属性。

（4）固定资产卡片的创建。

①右击“卡片模板”工作表名称，单击“移动或复制（M）”命令，勾选下方的“建立副本”命令，单击确定后，将工作表的名称改为001。

②按照表3-1中的内容完成G101001号的固定资产录入工作（设有公式的单元格无须录入），完成后如图3-4所示。

图3-4

③用同样的方法完成表3-1中其他固定资产的录入工作，全部完成后按Ctrl+S保存文件。