Excel考勤档案操作步骤

考勤档案是对职工各月的出勤情况所做的统计表，包括加班、迟到、早退、病假、事假、旷工等主要内容，考勤档案是计算考勤工作的直接依据。

【例2-2】承【例2-1】，某公司安装了指纹考勤机，关于考勤的制度规定是：

（1）病假1天按缺勤0.5天计算，事假1天按缺勤1天计算，旷工1天按缺勤2天计算；迟到与早退视为旷工，按迟到（早退）时间的2倍累积计算；

（2）在计算缺勤合计（小时）时，不足1小时的，一律按1小时计算；

（3）累计出勤为正数，根据其时间增加相应的工资额，累计出勤为负数，根据其时间扣减相应的工 资额。

薪资专员根据本月考勤机的记录并结合其他资料制作的考勤情况如表2-2所示。

表2-2　某公司考勤统计表

要求：

（1）建立考勤档案工作表，完成考勤统计表的编制工作；

（2）使用公式或函数完成职员编号、姓名、缺勤合计、累计出勤的计算工作。

【操作步骤】

（1）设计考勤档案工作表的内容及格式。

①启动Excel 2010，打开“薪酬管理系统.xlsx”，双击Sheet2，将标签名改为“考勤档案”，按回车键 确定。

②分别在E1单元格中输入“某公司考勤统计表”、A2单元格中输入“年度：”、F2单元格中输入“月份：”，依次在A3至H3单元格中输入“职员编号”“姓名”“病假（天）”“事假（天）”“旷工（小时）”“缺勤合计（小时）”“加班（小时）”“累计出勤（小时）”。(www.xing528.com)

③对照表2-2的内容，完成统计表中数据资料的录入。

（2）职员编号的计算。

①单击选中A4单元格，单击编辑栏上的“fx”按钮，点选逻辑函数中的“IF”，将其函数参数设定为：Logical_test=职工档案!A3=""、Value_if_true=""、Value_if_false= "职工档案!A3"，单击确定后，得到计算结果“H101001”。

②单击选中A4单元格，用鼠标对准A4单元格的右下角，变成“╋”时按住鼠标左键向下填充至A20或是更多行的单元格。

【提示】步骤（1）（2）的操作是为了保证考勤档案中的职员编号与职工档案中的人数相一致，职工档案中有多少编号，考勤档案中就会出现多少编号，并且考勤档案中的职员编号会随着职工档案中的相关内容变化而变化。

（3）姓名的计算。

①单击选中B4单元格，单击编辑栏上的“fx”按钮，点选查找与引用函数中的“VLookup”，将其函数参数设定为：Lookup_value=A4、table_array=职工档案!＄A＄3:＄C＄20（也可以单击进入职工档案工作表，框选A3至C20区域，再将框中的A3改为＄A＄3、C20改为＄C＄20）、col_index_num=3、range_Lookup=FALSE，如图2-3所示，单击确定后，得到计算结果“王一”。

图2-3

②单击选中B4单元格，用鼠标对准B4单元格的右下角，变成“╋”时按住鼠标左键向下填充至B13单 元格。

（4）缺勤合计与累计出勤的计算。

①单击选中F4单元格，单击编辑栏上的“fx”按钮，点选数选与三角函数中的“ROUNDUP”，将其函数参数设定为：Number=(C4*0.5+D4)*8+E4、Num_digits =0，单击确定后，得到计算结果“8”。

②单击选中F4单元格，用鼠标对准F4单元格的右下角，变成“╋”时按住鼠标左键向下填充至F13单 元格。

③单击H4单元格，按键盘输入“=G4-F4”，按回车键确认。

④单击选中H4单元格，用鼠标对准H4单元格的右下角，变成“╋”时按住鼠标左键向下填充至H13单元格，按Ctrl+S保存文件。