园林企业内部控制的目标和过程，以最高目标为依据

4.1.1　内部控制的概念及其作用

人类社会的各方面活动均需要进行调节与控制，大到一个国家的社会活动及经济活动，小到一个企事业单位的业务活动和经营管理。所谓控制，即操作、管理、指挥、调节的意思。任何企业都非常希望在一种有条不紊的高效率的方式下开展业务活动，提供可靠的财务会计信息和各项管理信息供自身和其他方面使用，它们需要一些控制来减少决策失误和工作中的缺陷。当这种控制在企业系统内部实施时，通常称其为内部控制。园林企业的内部控制，是指园林企业为了提高经营效率和充分有效地获取和使用各种资源，达到既定的管理目标，而在内部实施的各种制约和调节的组织、计划、方法和程序。恰当地运用内部控制，有利于减少疏忽、错误与违纪违法行为；有利于改善经营活动，以提高工作效率与经济效益；有利于安定人心，激励进取，使单位健康发展。内部控制是否健全，能否严格执行，是企业经营成败的一个关键，其主要作用有以下3 个方面：

1）统合作用

内部控制并非以企业中的个别活动、个别机构为控制对象，而是涉及企业中所有机构和所有活动及其具体环节，由点到线到面，逐次结合、统揽整体。

在一个经营企业中，虽有不同的企业单位，但要达到经营目标，必须全面统筹，以发挥整体作用。内部控制正是基于这种指导思想，利用会计、统计、审计业务及审计部门的制度、规定及有关信息报告等作为基本依据，以实现统合与控制的双重目的。也就是说，园林企业的内部控制应该把企业的计划、生产及管理工作结合在一起，同时又对它们进行必要的控制。各部门的业务虽有单独的系统，但其个别作业与整体业务是相联系的，必然要受其他部门作业的牵制和监督。因此，内部控制具有统揽全局的作用。

2）制约和激励作用

管理一般是指各种作业的规划与施行，依据彼此之间的一定关系，层层节制，从计划到执行至考核，周而复始、循环不断。内部控制着眼于各项业务的执行是否符合单位企业及既定的规范标准，而予以督察评价及适当的控制，使单位的各项经营活动做到活而有序，获得预期效果。由此可见，内部控制对管理活动能发挥制约作用；严格的监督考核，能真实地反映工作实绩，并可以稳定员工的工作情绪，激发他们的工作热情及潜能，从而提高工作效率。

3）促进作用

无论是管理还是控制，执行者必须依据单位的既定目标或政策目标，按照一定的规律，对其全部活动加以注意，了解其职能与各部门之间的关系，并对其各项业务进行公正的检查和合理评估。换句话说，就是要重视制度设计、控制原则的应用，了解企业各部门的实际工作动态，及时发挥控制的影响力，使之扬长避短，如期达到管理目标。

4.1.2　内部控制目标

内部控制目标是决定内部控制运行方式和方向的关键，也是认识内部控制基本理论的出发点。园林企业的内部控制目标主要有以下4 点：

1）确保企业目标的有效实现

任何园林企业都有其特定的目标，要有效实现企业的目标，就必须及时对那些构成组织的资源（财产、人力、知识、信息等）进行合理的组织、整合与利用，这就意味着这些资源要处于控制之下或在一定的控制之中运营。如果一个企业未能实现其目标，那么，该组织在从事自身活动时，一定是忽视了资源的整合作用，忽视了经济性和效率性的重要性。某园林企业有很好的技术人才、能干的工作人员和先进的机器设备，但如果这些条件没有充分用于企业的管理生产和市场开发，则这家企业就是没有效率的。企业会因为不良的管理而不能实现其生产任务，这家企业就没有实现其目标。因此，所有的企业活动和控制行为必须以促进实现企业的最高目标为依据。

2）服从政策、程序、规则和法律法规

为了协调企业的资源和行为以实现企业的目标，一方面，管理者将制订政策、计划和程序，并以此来监督运行并适时做出必要的调整；另一方面，组织还必须服从由社会通过政府制定的法律法规、职业道德规则以及利益集团之间的竞争因素等所施加的外部控制。内部控制如果不能充分考虑这些外部限制因素，就会威胁组织的生存。因此，内部控制系统必须保证遵循各项相关的法律法规和规则。

3）经济有效地利用企业资源

所有的企业都是在一个资源有限的环境中运作，一个企业实现其目标的能力取决于能否充分地利用现有的资源，制订和设计内部控制必须根据能否保证以最低廉的成本取得高质量的资源（经济性）和防止不必要的多余的工作和浪费（效率）。例如，一个园林企业能够经济地取得人力资源，但可能因缺乏必要的训练和不合适的生产计划而使得工作效率很低。管理者必须建立政策和程序来提高运作的经济性和效率，并建立运作标准来对行动进行监督。

4）确保信息的质量

除了建立企业的目标并沟通政策、计划和方法外，管理者还需利用相关、可靠和及时的信息来控制企业的行为。事实上，控制和信息是密不可分的，决策导向的信息受制于内部控制，没有完备的内部控制便不能保证信息的质量。也就是说，管理者需要利用信息来监督和控制企业行为，否则，管理者的决策就有可能给企业造成不可弥补的损失。因此，内部控制系统必须与确保数据搜集、处理和报告的正确性的控制相联系。

在现代社会，信息作为一种特殊的资源，其遗失、损坏和失窃也会影响组织的竞争力和运作能力。因此，一个组织的数据库必须防止非授权的接触和使用。

人力资源是企业获得竞争力的根本性财富，高素质的员工队伍是一个企业行动能力的“放大器”。一个企业的员工队伍代表了企业在培训、技能和知识上的大量投资，其作用是难以替代的。因此，工作环境，尤其是内部控制环境不仅要有助于他们的身心健康，而且要培养其对组织的忠诚。

4.1.3　内部控制的重点内容

图4.1　控制示意图

任何系统的运行均为输入—转换—输出。根据控制点的不同，控制可分为预先控制、现场控制和事后控制（见图4.1）。(www.xing528.com)

1）预先控制

预先控制也称前馈控制，是指在企业生产经营活动开始之前进行的控制。其目的是防止问题的发生而不是在问题出现的时候再进行补救。这种控制需要及时准确的信息，并进行仔细和反复的预测，把预测和预期目标相比较，以便修订计划。为了保证经营过程的顺利进行，管理人员必须在经营开始之前就检查企业是否已经或将能够筹措到在质和量上符合计划要求的各类资源（如引种问题）。如果预先检查的结果是资源的数量或质量无法得到保证，必须修改活动计划和目标，改变企业生产和施工的方式或内容。前馈控制的另一个内容是检查已经或将筹措到的资源经过生产实践后是否符合需要，如果预测的结果符合企业的需要，企业的活动就可以按照原来的计划进行，如果不符合，则需要改变企业经营的运行过程及投入。例如，企业在完成某一工程项目时可根据本企业的技术、管理和施工水平等制订合理的施工组织设计，预先对工程的资金、人力、物力以及所占用的时间等进行合理控制，并在工程的施工过程中加以严格的监督，以确保工程按质、按量、按标准、按时完成，以最少的人力、物力、财力投入获取最大的经济利益。

2）现场控制

现场控制也称事中控制或同期控制，是指企业经营过程开始后，主管人员通过深入现场亲自监督、检查、指导和控制下属人员的活动。它包括以下3 点：

①向下级指示恰当的工作方法和工作过程。

②监督下级的工作以保证计划目标的实现。

③发现不符合标准的偏差，立即采取纠正措施。

在计划的实施过程中，企业管理人员深入企业生产的第一线对直接影响工程和服务质量的各个因素进行有效控制，以确保产品和服务质量符合规定的要求。

3）事后控制

事后控制是指在一个生产经营活动已经结束之后，对建造出来的产品及其资源的利用状况或结果进行检查和总结，将其与预先控制相比较，发现偏差与原因，拟订纠正措施防止偏差发展或继续存在。例如，通过对园林绿化工程施工结果和绿化养护管理质量和苗木生产质量进行检查和评价，发现存在的问题及时解决，从而不断提高园林绿化工程质量。但事后控制的主要缺点是管理者获得信息时损失已经造成，但因预测方法受各种条件的限制，这种方法仍然被广泛应用。

事后控制有一个致命的弱点，即滞后性，从衡量结果、比较分析到制订纠偏措施及实施，都需要时间，很容易耽误时机，增加控制的难度，而且损失往往已经发生了。但与事前控制相比，事后控制有以下两个方面的优势：

①事后控制为管理者提供了关于计划执行效果的真实信息。如果反馈显示标准与现实之间只有很小的偏差，总的计划目标就达到了；如果偏差很大，管理者应利用这一信息，使计划制订得更有效。

②事后控制可发挥员工的积极性，因为人们希望获得评价他们绩效的信息，而反馈正好提供了这样的信息。

4.1.4　内部控制过程

控制是根据计划的要求，设立衡量绩效的标准，然后把实际工作结果与预定标准相比较，以确保企业活动中出现的偏差及严重程度；在此基础上，有针对性地采取必要的纠正措施，以确保企业资源的有效利用和组织目标的圆满实现。不论控制对象是新施工技术的使用，是新设计方案的提出，是企业的人力条件，还是物质条件、物质要素，或是财务资源，控制的过程都包括以下3 个基本环节（见图4.2）：

1）确立标准

标准是人们检查和衡量工作及其结果（包括阶段结果与最终结果）的规范。制订标准是进行控制的基础。没有一套完整的标准，衡量绩效或纠正偏差就失去客观依据。对于园林企业来说，高起点设计、高标准施工、高效能管理，是促进园林企业发展和为客户提供优质的产品和服务的基础。因此，企业应制订质量方针，任命管理者代表，设立组织机构，从而明确企业各部门的职责。质量标准的制订包括企业的质量目标和对客户的承诺。而这个标准是根据国家的有关技术经济管理文件或企业招投标文件或自己进行施工生产所确定的，如某园林绿化企业的绿化工程要求设计和施工合格率达到100%。绿化养护管理，乔木、灌木、花坛、小品、绿篱、垂直绿化完好率达到98%以上，苗木、花卉合格出圃率达到90%以上。企业生产施工的目标和一切管理活动都是围绕上述目标进行的。

图4.2　控制过程示意图

2）衡量成效

将实际工作成绩和控制标准相比较，对工作做出客观的评价，从中发现二者之间的差异，为进一步采取措施提供全面准确的信息。

园林企业通过确定公司所需运用的统计技术来有效地控制生产和服务质量。相关部门负责确定企业统计技术的具体实施，企业的行政技术部门负责确定公司所需的统计技术，并对其进行汇总和对结果进行验证和分析。企业采用相应的合格控制图，如绿化管理完好率、园林工程合格率、苗木生产合格率控制图等统计技术，以便能更好地了解生产或服务质量，并为在必要时能及时采取纠正和预防措施提供信息。

3）纠正偏差

利用科学的方法，依据客观的标准，对工作绩效的衡量，可发现计划执行中出现的偏差。纠正偏差就是在此基础上，分析偏差产生的原因，制订并实施必要的纠正措施。这项工作使得控制过程得以完善，并将控制与管理的其他职能相互联结，通过纠偏，使组织计划得以遵循，使组织结构和人事安排得到调整。