数据清单的分类汇总：简单、快速的数据分析方式

数据清单的分类汇总是一种很简单的数据分析方式，它用于为所选数据清单中的目标单元格自动插入总计，合并汇总多个相关的目标数据行。我们财务工作中经常要与Excel二维数据清单碰面，所以需要根据数据清单中某列数据字段对数据进行分类汇总。

（一）按指定的分类字段汇总

此处需要重点说明的是，在执行分类汇总操作之前，要对分类项字段进行排序操作。

步骤1：打开数据清单，选择名称列中的任意一个目标单元格，之后进行升序（降序）排列。此处我们进行升序操作，选择功能区中的“数据”选项卡下的“升序”按钮。

图3-50　“升序”排列

步骤2：对数据清单进行升序操作后，选择该选项卡下的“分类汇总”按钮。

图3-51　“分类汇总”按钮

步骤3：在弹出的“分类汇总”对话框中，从中设置我们所需要汇总的条件，此处我们设置分类字段为“总分类科目”，汇总方式为“求和”，选定汇总项为“借方”“贷方”，撤销对“替换当前分类汇总”选项的勾选，最后单击确认即可。

图3-52　“分类汇总”对话框

步骤4：完成步骤3的设置后，即可得到相应的结果。

（二）运用多字段进行分类汇总

前面介绍了按照一个字段进行分类汇总的技巧，此处我们将介绍如何运用多个字段进行分类汇总操作。只需要按照分类字段的优先级依次进行分类汇总即可。

步骤1：在执行多字段分类汇总操作时，应当首先按照分类字段选项的优先级来对数据清单进行排序（参照之前讲过的操作技巧），打开“排序”对话框，并对主要和次要关键字进行设置。

图3-53　“排序”对话框

步骤2：排序工作完成后，单击“确定”按钮，返回到数据清单的编辑区，对数据清单进行分类汇总操作。(www.xing528.com)

图3-54　对“内容摘要”进行分类汇总

步骤3：对“内容摘要”字段进行分类汇总后，再对“凭证类型”进行同样的分类汇总操作即可。

图3-55　对“凭证类型”进行分类汇总

步骤4：所有操作均完成后，就会实现按照多个字段进行分类汇总。

（三）输出分类汇总结果

在对数据清单实行分类汇总操作之后，要想将分类汇总结果输出并形成一个新的数据清单，一般会使用复制粘贴操作，但是此类操作之后，所得到的将不仅仅是分类汇总的数据，下面我们来学习如何快速输出数据。

步骤1：打开执行过分类汇总后的数据清单，将所有的明细数据隐藏后，之后选择所有的数据清单的数据区域。

图3-56　进行分类汇总后的数据清单

步骤2：单击“查找和选择”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“定位条件”选项，在弹出的对话框中，选择“可见单元格”按钮。

图3-57　“定位条件”对话框

步骤3：设置完成后，单击“确定”按钮回到数据清单的编辑区，然后复制整个数据区域。

图3-58　分类汇总结果

步骤4：打开要输出数据的工作表，将所复制的数据粘贴，此时就会发现新的数据清单中只有分类汇总的数据。