数据清单排序方法及步骤

（一）按照数据大小进行排序

在Excel数据清单中，我们可以很容易地对数据清单中的数据进行排序操作，从而可以使得数据清单随时处于有序的状态。下面对单元格中数据的升降序进行排列。

1.选择要排序的单元格，右击，在弹出的快捷菜单中选择“排序→升序”即可。

2.还可以在选择单元格区域后，单击功能区中的“排序”按钮，选择“升序”即可。

3.降序排列的操作方法

快速对数据进行降序排列的操作与上述升序操作类似，大致包括右键操作和功能区按钮操作两种，此处不再进行赘述。

图3-21　对数据进行“升序”设置

（二）按照汉字笔画进行排序

在Excel工作表中，对数据清单中的内容进行排序的方法有很多种，当数据清单中存在较多的汉字内容时，我们就可以按照汉字笔画进行排序，其具体操作如下：

步骤1：打开工作表，选择所需进行排序的单元格区域，右键单击所选择区域，在弹出的下拉列表中选择“排序”中的“自定义排序”。

图3-22　“自定义排序”选项

步骤2：在弹出的提示信息对话框中，选中“以当前选定区域排序”，点击“排序”，在打开的“排序”对话框中，选择“选项”按钮。

图3-23　“排序提醒”对话框

图3-24　“排序”对话框

步骤3：打开“排序选项”对话框，从中设置排序方法为“笔画排序”。设置完成后，单击“确定”即可。

图3-25　“排序选项”对话框(www.xing528.com)

（三）按照多个关键字排序

在一般的排序操作中，都是针对某一个字段进行排序，如果要是按照多个字段进行排序时该如何操作呢？例如按照“借方”升序排列，同时按照“贷方”降序排列。

步骤1：选定所需排序的数据清单后，打开“排序”对话框，从中设置主要关键字。选择列为“借方”，排序条件为“数值”，次序为“升序”。

图3-26　设置主要关键字

步骤2：单击“添加条件”按钮，设置次要关键字选择列为“贷方”，排序条件为“数值”，次序为“降序”，最后单击确定按钮即可。

图3-27　设置次要关键字

*在上述操作中只设置了两个关键字，可以用同样的方法设置更多的关键字，在Excel2010中最多可以设置64个关键字同时进行排序。

（四）在利用Excel进行财务数据的管理时经常会遇到字母和数字组成的数据内容，如商品货物的编号等，那么如何利用排序功能对此类数据进行排序呢？

图3-28　排序效果

步骤1：打开数据清单，在进行排序之前，创建一个辅助列。具体方法是，在D2单元格中输入公式“=LEFT（C2，1）&TEXT（RIGHT（C2，LEN（C2）-1），"0000"）”，之后将其向下复制公式至D11。

图3-29　创建辅助列

步骤2：在辅助列选中的状态下，执行升序排列。此时，Excel系统会自动弹出“排序提醒”对话框，选中“扩展选定区域”，最后点击“排序”即可。

图3-30　“排序提醒”对话框

*注意：如果在执行这样的操作时，不创建辅助列，而对仓库位置列直接进行排序，将会因为Excel按照对字符逐位比较并执行排序而产生错误。