销售与收款循环的业务和信息流程全解析

销售与收款循环包括与发生销售、获取销售收入有关的全部活动。应该承认，产生收入的种类和形式以及对其相应的控制，都因企业而异。例如，零售企业会有与制造企业一系列不同的控制，而相应地制造企业也会有与批发企业一系列不同的控制。一般来说，企业主要针对业务环节来建立相应的内部控制制度。

（一）业务流程

制造业企业的销售与收款循环通常包括以下活动：

1.制定销售计划或销售预算

企业应根据生产能力和对市场需求的调查，确定销售计划或销售预算。

2.接受客户的订单

企业通过市场促销等活动会收到客户的订单，客户的订单是规范销售行为的直接依据，一般由销售主管来决定是否接受客户订单。在接受订单以后，销售部门应进行登记，在核对客户订单的内容和数量，确定企业能够如期供货之后，编制销售通知单，作为信用、仓库、运输、开票和收款等有关部门履行职责的依据。

3.授予信用

在市场竞争中，提供商业信用能够吸引客户、扩大销售。但为了减少因提供商业信用而带来的坏账风险，企业应对拟授信客户进行资金信用状况分析，从而对不同的客户提供不同的信用政策。由信用部门负责建立并及时更新有关客户信用的记录。对于新客户，应进行必要的信用调查，确定信用额度，并经企业主管人员核准。客户在这一限额范围内的购货，信用部门有权批准；超过这一限额则应由信用部门根据授信额度的有关记录来确定是否批准赊销；对于批准赊销的客户，信用部门应在销售通知单上签字以示认可。

4.发货

仓库根据信用部门核准的销售通知单发货，并编制发货凭证，如出库单等。发货凭证也是登记账簿、开具发票的依据。交货有提货制、发货制、送货制等多种方式。

5.开具发票

在销售订单、销售通知单、出库单（或提货单）等核对相符的前提下，会计部门开具正式的销售发票。

6.记录销售

开具发票之后，会计人员应编制相应的记账凭证，并负责登记相应的应收账款明细账和总账、主营业务收入总账和明细账、库存商品总账和明细账等。

7.收款并记录款项

根据约定的付款条件及方式向客户办理货款的结算，并根据商品销售及货款结算情况在现金或银行存款日记账和应收账款明细分类账中记录收到的款项。

8.核对账册

核对应收账款明细分类账与应收账款总账并且编制定期核对报告。

9.坏账处理

对确实无法收回的应收账款，经批准后可作为坏账进行处理。对已经冲销的应收账款，应在备查登记簿登记，以便在已冲销的应收账款日后又收回时进行会计处理。年末，根据应收账款的余额或账龄分析等方法确定本期应计提的坏账准备的数额。

10.其他

如在销售过程中还涉及销售退回、销售折扣、销售折让等调整业务，要认真审核这些业务发生的真实性，防止舞弊及作假。

（二）信息流程

根据上述销售与收款循环业务流程，应通过相应的单证和记录予以反映和控制，并确保单证传递渠道流畅，销售与收款循环涉及的单证和记录信息有很多。

1.客户订单

客户订单是客户要求订购商品的凭证，一般由客户或由销售部门产生。如果来自客户则相当于订购单。企业有时由销售部门编制销售订单，该订单应反映商品的基本要素，如发货时间、发货地点、发货方式等，并列明经办人、审核人和核准人及合同号等。

2.销售单(www.xing528.com)

销售单（销货通知单）根据订单填列，应列示客户所订商品的名称、规格、数量、价格以及其他与客户订单相关的资料。销售单应连续编号，并由经办人、审批人等签名，如果发生赊销的，还应由信用审批人加注意见。销售单为销售方内部处理客户订单的重要依据。销售单应设置一式几联，销售、仓库、生产（以订单生产时）、财务等各部门留存，销售部门应对销售单内容做必要的记录。

3.发运凭证

发运凭证（装运凭证）可以是发货单或提货单，是在发货时编制的，用以反映发出商品的规格、数量、品名、型号等。如果是由客户直接来销售企业提货的，则可根据提货单提货，提货单应加注销售方各职能部门的意见；如果是由销售方负责送运的，则可根据发货单发货并将其中的一联寄送给对方。发运凭证作为发货的依据，也是向客户开票收款的依据。

4.销售发票

销售发票是销售方向购买方开具的票据，包括增值税专用发票和普通发票，销售发票载明已销售商品的型号规格、品名、数量、销售单价、金额、开票日期、付款条件、运费和保险费的价格等。销售发票一联寄送给客户，其余作为财务部门留存或记账依据。销售发票还是计税的重要依据，必须妥善保管，并在发票登记簿上予以详细记录空白销售发票。有的企业以收据替代销售发票，从控制角度，这时的收据也应连续编号并同发票一样设置一式几联。销售发票开出时，尚未收到货款的，应有对方回执，并注明未付货款。

5.商品价目表

商品价目表列明销售企业各类商品销售单价，可提供折扣的情况。商品价目表作为价格清单，是销售企业的机密资料，不能随意向外透露，同时，如果销售政策有变化应及时修订价目表。

6.贷项通知单

贷项通知单是用以表示由于销货退回或折让而引起的应收销售款减少的凭证，凭证格式同销售发票，但贷项通知单是一种销售企业内部凭证，故真正引起退货或折让时，往往需要对方将发票退回重开发票，或者凭对方证明（如果是增值税专用发票，尚需对方税务局开出证明）开出红字发票，予以冲销。

7.应收账款明细账

应收账款明细账（包括应收票据明细账）是用来记录每个客户各项赊销、货款回收、销货退回及折让的明细账。应收账款明细账应由专职人员根据客户订单、销售单、发运凭证、销售发票以及记账凭证予以记录，对于存在预收款或预收定金销售货物的情况，应收账款明细记录应将预收款或预收定金冲销，以确保应收账款余额的正确性。应收票据明细账用来记录向客户收到的结算票据，包括本票、汇票等，明细账反映票据面额。

8.主营业务收入明细账

主营业务收入明细账是用来记录销货业务实现收入的明细账，根据收入实现的判定条件（按不同销售结算方式），确定销货业务是否确认收入。对于采用赊销方式的，一般确认收入和确认债权同步。主营业务收入明细账应反映销售商品型号、规格、品名、销售单价、数量以及总金额等。对于退货的，应及时冲回已确认的主营业务收入。主营业务收入还应与主营业务成本保持配比，包括销售商品型号、规格、品名及数量上的配比。

9.折扣与折让明细账

折扣包括现金折扣和销售折扣，前者是为了早日回收货款而给予客户的回扣；后者是由于客户购货数量较多，而给予客户的折扣。折让是由于销售商品品种、质量等不能满足客户需要，为了避免退货而给予客户的货款折让。折扣与折让明细账，作为主营业务收入明细账的备抵账户，应记录折扣与折让原因、金额等。

10.汇款通知书

汇款通知书是客户在付款时寄回给销售企业的凭证，此通知书一般由销售企业在寄送销售发票时一并寄给客户。汇款通知书应注明客户的姓名、销售发票号码、销售企业开户账号以及金额等内容。

11.现金、银行存款日记账

对于客户用支票结算货款的（包括现金支票、转账支票），应作为银行存款的增加，并逐笔序时记录；对于零星销售，客户用现金结算的，应作为现金的增加逐笔序时记录。日记账记录依据是收款凭单及收款记账凭证。

12.客户月末对账单

客户月末对账单是销售企业定期寄送给客户用于购销双方定期核对账项的凭证。客户月末对账单上应注明应收账款的月初余额、本月各项销售业务的金额、本月已收到的货款、各贷项通知单的金额以及月末余额等内容。客户月末对账单寄出后，应与对方及时联系，以确认对方是否收到并予以核对，最终应得到对方确认。

13.货款催收通知单

当应收账款快到期或已逾期时，销售企业应寄送货款催收通知单，提示对方结清货款。货款催收通知单应列明应收货款余额、催收原因等。

14.票据备查登记簿

如果客户用票据（包括承兑汇票、本票）进行结算货款的，对票据除了在应收票据明细账记录之外，还应设置票据备查登记簿，包括票据种类、签发日、到期日、利率、金额、贴现等情况的记录。

15.其他凭单及记录

销售与收款可以按控制需要设置销售日报表、销售月报表、销售商品品种分类明细分析表、销售商品区域分类明细分析表、销售人员业绩分析表、销售客户分析表等。