采购与付款的岗位分工与授权管理方案

（一）岗位分工

在采购与付款循环中的每一个环节企业都应设置相应的岗位，实行岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购与付款循环的不相容岗位的相互分离、相互制约、相互监督。采购与付款业务不相容的岗位包括以下六对：

1.请购与审批

商品采购由生产、销售、仓库及其他职能部门根据其需要提出，并经分管采购工作的负责人进行审批，审批人不能超越权力审批，由采购部门组织采购。

2.询价与确定供应商

采购部门与使用部门共同参与询价程序并确定供应商，不能由采购部门单独完成询价与确定供应商工作。

3.采购合同的订立与审计

由采购部门下订单或起草购货合同并由授权部门或人员审核、审批或适当审计。

4.采购与验收

采购部门不能进行货物的验收工作，应由专职人员或质检人员进行。

5.采购、验收与相关会计记录

商品的采购、储存保管人员不能担任会计记录工作，以减少误记商品数量金额的可能。(www.xing528.com)

6.付款审批与实际付款

付款的审核人应与付款的执行人职务相分离。记录应付账款的会计人员不能同时担任出纳职务，支票的签字和应付账款的记账应相互独立。

企业不能将采购与付款业务的全过程交给同一部门或同一个人办理，应根据具体情况对办理采购与付款业务的人员进行轮岗。同时，企业应配备合格的人员办理采购与付款业务，这些人员必须具备良好的业务素质和职业道德。如具备一定的专业教育水平，有一定的实践经验，不断接受继续教育，诚实守信、爱岗敬业等。

（二）授权管理

授权管理是企业组织机构设置和人员岗位分工的权责管理机制。为了保证采购与付款循环控制目标的实现，企业要建立严格的授权批准制度。

（1）明确审批人对采购与付款业务的授权审批方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理采购与付款业务的职责范围和工作要求。

（2）审批人应当根据采购与付款循环授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。

（3）经办人应当在职责范围内，按照审批人的批准意见办理采购与付款业务。对于审批人超越权限的审批，经办人有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门报告。

（4）对于重要的、技术性较强的采购与付款业务，应当组织专家进行论证，实行集体决策和审批，防止出现决策失误。

（5）不允许未经授权的机构或个人经办采购与付款业务。

（6）企业应当按照规定的程序办理采购与付款业务，并在各环节编制相关的记录，填制相应的凭证，建立完整的采购登记制度，加强请购手续、采购订单、验收单、入库凭证、采购发票等文件和凭证的相互核对工作。