采购与付款的循环流程与信息流程优化方案

（一）采购与付款循环的业务流程

采购与付款循环的业务流程包括与商品和劳务的采购有关的所有活动。这些业务活动的最终结果会反映到存货总分类账和相应明细分类账中。大型制造业企业的采购与付款循环的业务流程一般包括五个环节：

1.请购

企业生产或管理部门根据生产经营需要和仓储情况，按照采购预算或采购计划提出请求采购的申请。审批人按照相关规定对请购单做出审批。

2.订货

采购部门依据经批准的请购单向符合信用标准的供货商采购订货。

3.验收

采购的物资抵达后，应按照订单或合同进行验收，并在验收单上记录验收的情况，确保实际收到的商品与订单或合同规定相一致。然后将物资运送到商店或工厂车间。

4.付款

财会部门收到供货商转来的发票及银行的结算凭证后，认真地检查发票的详细内容，并与入库单、订货单核对一致后办理付款结算手续，支付货款。

5.记账

财会人员根据上述有关原始凭证，及时编制记账凭证并据以登记总账、明细账和相关账簿。

（二）采购与付款循环的信息流程

按照上述业务流程，采购与付款循环应设计相应格式的单证和单证的流动程序，以反映动态的信息流程。这些单证主要有九种：

1.请购单

企业按照采购计划或采购预算，由仓储部门或领用部门根据需要提出并填写请购单，经过各部门负责人批准后，递交给采购部门，作为申请购买商品、劳务或其他资产的书面凭证。

2.购货订单(www.xing528.com)

购货订单是由采购部门和供应商共同签订，说明购买指定物资的书面凭证，也称采购合同。购货订单应当包括如下信息：采购数量、规格、价格及相关费用、结算方式和期限等。

3.验收单

验收单，也称入库单，是由仓储部门或收货部门在收到货物时，进行验收和检验所编制的凭证。验收单一式四联（或一式多联）：一联给仓储部门；一联给采购部门用于与订单核对；一联给财会部门用于与发票核对；一联留存。

4.供应商发票

供应商发票是由供应商开具，交给买方以证明提供货物等事项的凭证。财会部门收到后，将其与验收单、订单等核对一致，据此记账并办理结算手续。

5.付款凭单

付款凭单是由财会部门根据订单、验收单和发票编制的授权证明文件。付款凭单供内部使用，是记录采购业务的基础，也是付款的基础。

6.转账凭证和付款凭证

转账凭证和付款凭证是财会部门根据上述各种原始凭证编制的、记录企业采购业务和付款业务的记账凭证。

7.材料采购和应付账款明细账

材料采购和应付账款明细账是财会部门根据验收单、供应商发票及记账凭证记录采购明细账，根据应付款项变化的情况记录明细分类账。

8.现金和银行存款日记账

现金和银行存款日记账对于用支票结算的，应记录银行存款日记账；对于用现金结算的，应记录现金日记账。记录依据是付款凭单、支票存根及付款记账凭证。

9.对账单

对账单是用来核对交易双方债权债务的单据，一般由供应商提供，需要买方核实确认。