(一)职务分离原则
对于货币资金的收入与支付,一般都要经过授权、执行、记录、审核、保管等几个环节,这些环节应由两个或两个以上的人员合理分工,共同负责,以达到相互牵制的目的,这就是通常所说的不相容的职务分离的原则。进行职务分离有利于实现货币资金控制的目的。货币资金业务需要分离的职务主要有七种:
(1)出纳员和会计人员职务相分离,出纳人员专门负责货币资金业务的管理。
(2)出纳人员不得兼管收入、费用、债权、债务账簿的记账工作。
(3)出纳和编制收付凭证的会计人员不能负责编制银行存款余额调节表。
(4)出纳人员不得负责稽核工作和会计档案的保管工作。
(5)货币资金业务的全过程不能由一人单独办理完成。
(6)对货币资金的清查应由出纳之外的会计或审计人员完成。
(7)定期或不定期地调换出纳员的工作,实行会计人员内部轮换制度。(https://www.xing528.com)
(二)授权审批原则
办理货币资金业务的相关人员必须经过授权和批准,授权批准控制要求规定相关人员的职责范围和业务权限,相关人员只能在其职责范围内处理业务,这样可以加快业务的处理速度,防止相互推诿现象的产生。企业可按照下列要点进行授权批准:
(1)对货币资金业务建立严格的授权批准制度,明确审批人对货币资金业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施,规定经办人办理货币资金业务的职责范围和工作要求。
(2)审批人应当根据货币资金授权批准的规定,在授权范围内进行审批,不得超越审批权限。
(3)经办人应当在职责范围内,按照审批人的批准意见办理货币资金业务。对于审批人超越授权范围审批的货币资金业务,经办人员有权拒绝办理,并及时向审批人的上级授权部门报告。
(4)对于重要货币资金支付业务,应当实行集体决策和审批,并建立责任追究制度,防范贪污、侵占、挪用货币资金等行为发生。
(5)严禁未经授权的机构或者人员办理货币资金业务或者直接接触货币资金。
授权批准可以分为一般授权和特殊授权两种:前者是授予相关人员处理正常范围内经济业务的权限;后者是授予相关人员处理超出一般授权范围时的特殊业务的权限。进行授权控制时,应特别注意其范围,范围太大,会使企业控制风险增加,范围太小则会影响人员的积极性,使授权批准形同虚设。
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