不同企业根据生产经营特点不同,货币资金具体控制程序以及相应模型也不一定相同。下面介绍几种常见的货币资金收支业务程序控制模型:
(一)出纳部门收入现金程序的控制
1.出纳部门收入现金的控制流程
企业的小部分零星现金收入可能会通过出纳直接进行,如客户的小额违约金、押金等。出纳部门直接收取现金的控制流程大致由以下环节组成:
(1)由业务部门开出收款通知单,如果是商品销售,收款单应附销售商品的相关明细单据,收款通知单由业务部门的主管人员审核签字,对一些大额重要的收款除了业务部门的主管人员审核签章以外,单位负责人也要审核签章。收款通知单一式几联(具体联数视需要确定),业务主管部门留存一联,送交财务部门一联,其余联数交给缴款人作为缴款凭据。
(2)出纳员根据收款通知单所列明的数额收取现金,同时开具一式多联的收据(或发票)。一联收据(发票)送交客户,一联收据(发票)出纳留底与业务部门签发的收款通知单一起作为登记现金日记账的依据。
(3)出纳员定期将留底的收据(发票)和收款通知书定期送交会计员,由会计员与业务部门原送交的收款通知单核对无误后,编制记账凭证登记相关明细账和总分类账。
(4)会计员现金总分类账定期与出纳员的现金日记账核对。
2.出纳部门收入现金的岗位分工和控制方法
出纳部门收入现金的岗位分工和控制方法如表7-1所示:
表7-1 出纳部门收入现金的岗位分工和控制方法
3.由出纳直接收款的内部控制要点
在上述内部控制图示中,控制的关键点在于:首先,收款通知单必须由业务部门开出,经审核后才能交给出纳,未经业务部门内部审核的收款单应视为无效凭证;其次,出纳只能根据审核后的收款单金额收款和开票;再次,现金日记账和现金总分类账由出纳和会计人员分别登记并保管;最后,现金总账与现金日记账必须定期核对。
(二)门市部门收入现金程序的控制
1.门市部门收入现金的控制流程
对一般的企业而言,大部分货款是通过银行结算方式收取的。但是,如果企业为加强营销,也可能自己设立门市部门,面向最终客户直接进行销售。此外,零售商场都是直接面向客户的直接销售。在这种情况下,门市(零售商场)部门应加强对销售和收款环节的控制。控制环节由以下内容组成:
(1)由销售人员按照实际销售金额开出销售票据(注意:不是发票),具体一式几联视实际情况决定。
(2)由缴款人持销售票据到收银台缴款,收银员按销售票据收款后在销售票据上加盖货款收讫章,将其中一联留下,其余几联返还缴款人,缴款人凭款项收讫的销售票据提取商品。
(3)销售人员根据货款收讫的销售票据将商品交给客户,留存其中一联,将销售票据的客户联交与顾客,客户凭销售票据到财务部门开具发票。
每日营业结束,销售人员根据留存的销售票据统计当日销售情况,编制销售日报表(一式几份,根据实际情况决定)。随后,将销售票据附在销售日报表后送交会计部门的出纳员。
(4)收银员根据留下的销售票据统计当日货款的收入情况,编制现金收入日报表(一式几份,视实际需要决定),现金收入日报表的金额必须与实际收取的现金核对无误。随后,将留存的销售票据附在核对无误的现金收入日报表之后,与实际收入的现金一起交出纳员(也有的单位是由收款人员直接将现金交存银行,将银行的进账单作为缴款的依据送交出纳员)。
(5)出纳员将销售部门提交的销售日报表上所列金额和收款人员的现金收入日报表所列金额核对无误后,按现金收入日报表所列金额点收实际收到的现金。现金点收完毕,出纳员和收银员应分别在现金收入日报表上签字确认。经签字确认的现金收入日报表,一份返还收款人员,一份留存作为登记现金日记账的依据。
(6)出纳员应定期将收到的销售日报表、现金收入日报表送交会计人员,由会计人员编制记账凭证,登记现金总分类账、银行存款总分类账及其他相关明细分类账。月末结账时,会计人员的总分类账余额应当和出纳员的现金日记账、银行存款日记账余额核对相符。(www.xing528.com)
2.门市部门收入现金岗位分工和控制方法
集中收取现金控制流程中的岗位分工和控制方法如表7-2所示:
表7-2 门市部门收入现金的岗位分工和控制方法
注意:在表7-2的内部会计控制的环节中,省略了一个环节。如果购买商品的客户需要发票,在收款员收完款以后,客户可以凭加盖了货款收讫章的销货票,到指定的开票地点开具发票(一般情况是到财务部门开具发票),有的单位(特别是零售单位)也把这项工作作为收款员的职责之一,即收款员在收款的同时向客户开具发票。
3.门市部门收入现金内部控制要点
门市部门收入现金程序控制的关键点在于岗位分离和账证、账表的核对。
(1)岗位分离是指销售人员、收款人员、现金保管人员、记账人员相分离。销售人员只负责销售,销售人员不得接触收入现金事宜;收款人员只负责收款,并及时将现金交存出纳员处,不负责销售和现金保管工作,收款人员的收款依据是销售人员开具的销售票据,收款人员不得任意收取没有销售票据的款项或收取超过销售票据金额的款项;出纳员只负责集中收取并保管现金,将现金及时交存银行,不负责收款和销售;记账人员只负责记账,不直接经手现金收支业务。
(2)账证、账表核对是指销售员的销售日报表与收款员的现金收入日报表核对相符;收款员的现金日报表与出纳员的现金日记账核对相符;出纳员的现金日记账、银行存款日记账与会计员的现金总账、银行存款总账核对相符。
(三)费用报销现金支付程序的控制
1.费用报销现金支付的控制流程
企业各项业务发生费用支出时要按照一定的程序进行报销,如报销差旅费、业务招待费等。费用的报销应由业务部门相关人员根据原始凭证填制费用报销单,经本部门主管内部审核签字后交会计部门。会计主管或授权的会计人员再对其进行审核签字,经审核签字的报销单交出纳员办理付款,出纳付款后登记现金日记账并将报销单返还给会计人员登记相关明细账。
2.费用报销岗位分工及控制方法
费用报销的岗位分工及控制方法见表7-3:
表7-3 费用报销的岗位分工和控制方法
3.费用报销支付现金的内部控制要点
费用报销程序控制的关键点在于:必须根据合法的原始凭证填制费用报销单;费用报销单必须经过部门主管和会计主管审核签字后才能予以付款;总账、明细账与日记账定期进行核对。
(四)支票付款结算程序的控制
1.支票付款的结算控制流程
支票付款是使用最广泛的结算方式,企业在购入货物或者劳务时通常会通过开具支票的方式与对方进行结算,为确保现金流出的正确性,应特别注意支票付款结算的程序控制。业务部门收到外单位付款通知单或者自制付款通知单后,经部门主管进行内部审核签字,然后交会计部门。会计部门主管根据原始凭证对付款业务进行审核签字,再交出纳员签发支票,出纳签发支票后在登记簿上登记支票金额、编号、付款单位等,最后出纳和会计人员根据银行回单分别登记银行存款日记账和相关明细账。
2.支票付款的内部控制要点
支票付款控制程序的关键点在于:支票签发前,付款通知单必须经过业务部门主管和会计主管审核签字;支票签发时应进行备查登记;签发支票的印鉴章由不同的人员分开保管;总账、明细账与日记账定期进行核对。
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