沟通管理中的信息发送方式比较分析

1.会议

大部分大中型公司主要采用召开会议、传达文件等正式沟通渠道，基层员工不能直接与高层管理人员之间进行对话，只能通过自己的上级向上反映。但一些对上级自身不利的建议或意见，都被上级领导压制下来，导致员工的看法不能让上层管理者知晓；管理者的某些思想，基层员工也无法理解。最终的结果就是大部分公司内部沟通不顺畅、不协调。

在会议沟通过程中，离不开说、听、问三种行为。不同会议内容、不同的参与者以及会议的不同阶段，说、听、问三种行为所占的时间比重不同。对于有效率的会议组织者而言，需要在事前、事中和事后将此三种行为的时间占比作一对比，以期找到适合的会议组织方式（见表6-3）。

表6-3 会议沟通中的三种行为时间占比分析

实际会议中存在的问题有：会议太多，开了许多不必要的会；参加会议的部门和人员过多，相当一部分参会的部门和人员并非十分必要；会前未提前下发会议文件，到会上再临时发材料；会议讨论时不控制议题范围和方向，随波逐流，大放其羊；会前不与参会的副手沟通，致使会上当场出现严重意见分歧；经理人未能及时和正确地作出决定，使会议没有成果。

失败的会议会导致公司的失败。会议的确不容忽视，因为它是一个组织的文化得以传承延续的方式。组织通过会议来表达“你是其中一员”，所以如果员工每天都与一帮无计划、无准备的管理者一起参加沉闷乏味的会议，那他们可能就会忍不住认为这个公司是一个枯燥无趣的公司。失败的会议会成为一个负面的信息来源，传播出关于公司和员工的消极信息。

不宜召开会议的时间有：关键人物缺席；与会者没有时间准备；性格冲突或更高管理层的计划可能会使会议变得徒劳无益。其中具体包括：要讨论的话题在组织中已经非常偏向一极，那么将对立的双方集中起来可能会引发冲突而不是引起讨论；预先的一对一的会面可能是必要的；如果组织的管理者有其他计划，那么为讨论这个问题而召开的会议可能达不到期望的结果。

关于会议的类型、控制原则及过程引导步骤，如图6-3所示。

图6-3 关于会议的类型、控制原则以及过程引导步骤

2.管理文体

管理文体包括行政公文、规章制度、计划和总结等，是以现代的科学理论和先进的技术手段为基础而建立起来的管理标准化的工具之一。人们在社会活动中用它来组织生产、记录和传递信息以及对人、事、物的管理，以求不断提高管理质量，增加管理效益

3.简报

简报是一种以反映情况、交流经验、传递信息为主要内容的简短、快速的文件。它是工作情况的简要报道，兼有工作报告和通报、批转、转发的特点。

简报格式：简报由报头、报核、报尾三部分组成。

（1）报头部分。中心是“简报名称”，位置居中，用大号字体；期数在标题的正下方，属增刊的单独编期，有的在标上“第×期”后还要注上刊出的总期数；下面用一横线隔开。

（2）报核部分。标题：要求简括正文内容。正文：在正文结束后要在右下角把供稿者括注出。

（3）报尾部分。在简报末页下方，也用横线与正文隔开；在左侧写清发送范围，右侧写清印发份数。(www.xing528.com)

4.计划

计划是单位或个人对未来一定时间内要做的工作，从目标、任务、要求到措施预先作出设计安排的事务性文书。

计划分为文件式计划、条文式计划和表格式计划三类。

5.总结

总结是单位或个人对过去一个时期内的实践活动作出系统性的回顾归纳、分析评价，从中得出规律性认识，用以指导今后工作的事务性文书。

6.通知

通知是公文中使用频率最高的一个文种，通常属于下行文。它适用于以下情形：批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属的机关的公文；发布规章；传达要求下级机关和有关单位需要周知或共同执行的事项；任免和聘用干部。

7.函

函是公文中唯一明确的平行文。它适用于不相隶属的机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准等。

根据主动和被动，函有发（去、问）函和复函之别；根据形式和规格，函可分为公函与便函。公函与便函都是处理公务的文书。公函内容往往比较重要，涉及行政权力，故行为郑重，具有完整的公文格式；便函为单位、领导之间处理具体事务时使用的，格式如同一般书信，不加标题，不编文号，不需存档，但也需加盖公章。

函的正文一般由四部分组成：

第一部分：陈述发函的原因或要求。

第二部分：提出商洽内容或请求批准事宜。

第三部分：请求批准的事项（分条开列）。

第四部分：复函请求（如“盼予复函”“请予函告”“特此函达，盼蒙允诺”“请予审核批准”等）。

不同信息发送方式的含义比较如表6-4所示。

表6-4 不同信息发送方式的含义比较