信息表达策略的重要性及案例分析

1.完全性识别标准

完全性识别标准是指沟通者传递信息和受众接受信息相等，双方理解的信息是精确对称的。信息的完全性，就是要求沟通者回答全部问题，以诚实、真诚取信于人。在提供全面信息的同时，沟通者还要分析所提供信息的精确性，如分析数据是否足够，信息解释是否正确，关键因素是什么等问题。沟通信息的精确性，就是要求沟通者根据沟通环境和对象的不同，采用相应的语言表达方式，并采用正确的数据资料，让对方精确领会全部信息。

如何才能达到完全性识别标准？以下有三个建议可以帮助我们，即提供所有的必要信息，回答所有问的问题，以及必要时补充额外信息。

具体做法就是要向沟通对象提供5W1H，即谁（Who）、什么时候（When）、什么（What）、为什么（Why）、哪里（Where）和如何做（How）这六个方面的信息，即信息发送策略，具体如表5-3所示。

表5-3 信息发送策略

（续）

另外，传递负面信息一定要及时，赶在传闻出来前公布信息；对批评性信息不要秋后算账。在传递负面信息时要注意以下方面：保持一致性，做到上下口径一致；私下而非公开，“扬善于公庭，规过于私室”；选择个人化的沟通媒介，媒介越个人，越容易被听从接受；反馈，确保有合适的机制让受众反馈，提出其问题和焦虑；尽快实施贯彻；以委婉或中性方式切入；描述问题本身；说出拒绝的理由，如公司政策等，而且拒绝的理由应该无懈可击；否定的信息只清楚地表述一次；介绍一些解决问题或妥协的办法；使用积极和富有前瞻性的结语。

2.简明清晰

（1）作用：节约双方时间，对对方的尊重。

（2）建议：消除冗长的表达，只包括相关材料，避免不必要的重复。

3.具体生动(www.xing528.com)

具体生动的含义是运用具体、明确、活泼、生动的沟通语言，而不是含糊乏味的语言。对此提出的建议是：

（1）用具体的事实和图表来说明问题。

（2）强调语句中的动词或关键词，突出主题。

（3）选择活泼、有想象空间的语句。

（4）运用类比等方式，突出希望强调的主题事实。

【案例5-1：温斯顿·丘吉尔的说话艺术】

（1）一次，丘吉尔的政治对手阿斯特夫人对他说：“如果你是我的丈夫，我会把毒药放进你的咖啡里。”丘吉尔笑着说：“夫人，如果你是我的妻子，我就把那杯咖啡喝下去。”

（2）在丘吉尔75岁生日的茶会上，一名年轻的新闻记者对丘吉尔说：“真希望明年还能来祝贺您的生日。”丘吉尔拍拍年轻人的肩膀说：“我看你身体这么强壮，应该没问题。”

4.谈话连贯

（1）含义：前后话题在形式、内容上的连续性。

（2）建议：要点是轮流讲话、时间控制、主题控制。具体建议如下：

学会提问，不急于下结论，相互给对方适当的插话机会；避免长时间停顿；内容应与先前讲过的相关；轮流讲话，肯定对方。