随着市场经济的不断推进，全球化采购不断扩大，交易市场各方面因素每时每刻都在改变。市场经济带来市场交易的繁荣的同时，同样也存在着不可控的因素。采购进货过程是一个环节多、因素多、风险大的作业过程，所以最好的控制方法就是用合同进行控制。采购合同，是指采供双方在进行正式交易前为保证双方的利益，对采供双方都有法律约束力的正式协议，也称采购协议。采购合同是买卖合同的一种，是在社会经济生活中经常出现的一种合同，它是明确平等主体的自然人、法人和其他组织之间设立、变更、终止在物料采购过程中的权利义务关系的协议，是确立物料采购关系的法律形式。
3.5.1 采购合同类型
在与供应商谈判选择合同类型时，作为采购人员，必须清楚《中华人民共和国合同法》（以下简称《合同法》）规定的采购合同类型及其特点。按照不同的分类标准，可以把采购合同分为不同的类型。
1.按照合同的有效性分类
按照合同的有效性可以把采购合同分为四种形式：有效的采购合同、效力待定的采购合同、无效的采购合同和可撤销的采购合同。
（1）有效的采购合同。有效的采购合同，是指采购方与出卖方签订的符合国家法律要求，具有法律效力，受到国家法律保护的采购合同。有效的采购合同的成立时间与生效时间是一致的。采购合同有效的条件有以下三个：
1）合同的当事人符合法律要求的资格，即签订合同的主体具有相应的民事行为能力。
2）意思表示真实，即合同表达的是当事人内心的真实想法。
3）合同的内容不能违反法律和社会公共利益，否则不会受到法律保护。
（2）效力待定的采购合同。效力待定的采购合同，是指合同已经成立，但因其不完全符合合同生效的条件，其效力能否发生尚未确定的合同。《合同法》中规定的效力待定的采购合同主要有以下三种：
1）限制行为能力人签订的合同。限制行为能力人是指年满10 周岁但未满18 周岁的未成年人，身体有缺陷（心理有缺陷的人除外）以及患有间歇性精神病的人（完全精神病的人除外）。限制行为能力人订立的合同，经法定代理人追认后才有效。有效追认期限为一个月，一个月内未有表示或拒绝追认的均视为无效合同。
2）无代理权人以他人的名义签订的合同。无代理权人以他人的名义签订合同，是一种无权代理行为。这种行为包括行为人没有代理权、行为人超出代理权或代理权被终止后以被代理人名义签订合同的三种情况。《合同法》规定：无代理权人以他人名义订立的合同，未经被代理人追认的，对被代理人不发生效力，一切责任由行为人承担；与无代理权人签订合同的人可以催告法定代理人在一个月内予以追认，催告的法律与限制行为能力人订立的合同相同。
3）无处分权人处分他人财产的采购合同。财产处分权，是指所有人对财产进行消费、赠予、转让、设定抵押等的权利。财产只能由享有处分权的人处分。
（3）无效的采购合同。无效的采购合同，是指当事人虽然协商签订，但因其违反法律规定，国家不承认其法律效力的合同。无效合同包括以下五种情况：
1）一方以欺诈、胁迫手段签订的，损害国家利益的合同。
2）恶意串通，损害国家、集体或者第三人利益的合同。
3）以合法形式掩盖非法目的的合同。
4）损害社会公共利益的合同。
5）违反法律、行政法规强制性规定的合同。
（4）可撤销的采购合同。可撤销的采购合同，是指在签订合同时，当事人的意思表示不真实，或一方当事人使对方在违背真实意思表示的情况下签订的合同。可撤销的采购合同是一种相对无效的合同，主要有以下三种情况：
1）重大误解的采购合同。
2）显然不公平的采购合同。
3）欺诈、胁迫的采购合同。
2.几种特殊的采购合同
（1）分期付款的采购合同。分期付款的采购合同，是指在合同订立后，出卖人把标的物转移给买受人占有、试用，买受人按照合同的约定，分期向出卖人支付价款的合同。这类合同的特殊性在于，买受人不是一次性付清全部货款，而是按照约定的期限分期付款，这就增加了出卖人的风险。因此，这类合同往往约定：如果买受人不及时支付到期货款，出卖人享有保留标的物所有权并要求支付全部货款的权利。
（2）凭样品采购的采购合同。样品是从一批商品中抽取出来的或者生产、加工、设计出来的，用以反映和代表整批商品品质的少量实物。凭样品采购，就是以样品表示标的物的质量，并以样品作为交货依据的采购关系。在凭样品采购中，采购方应当封存样品以备日后对照，必要时应在公证处封存样品。同时，当事人可以用语言、文字对样品的质量等状况加以说明，卖方交付的标的物应与样品及其说明的质量相一致，否则即构成违约。
（3）试用的采购合同。这种合同是卖方将标的物交给采购方，由采购方在一定时期内试用，并在试用期内有权选择购买或者退回的一种采购合同。试用的采购合同是一种附加停止条件的合同。《合同法》规定，卖方有权确定试用期限，在使用期限内，试用人享有购买或拒绝购买的选择权。如果买方在试用期满后，对是否购买试用物没有做明确表示，则按其同意购买而定，卖方有权请求支付货款。
（4）招、投标的采购合同。招标是订立合同的一方当事人采取招标通知或招标广告的形式，向不特定主体发出的要约，邀请其参与投标。投标是投标人按照招标人提出的要求，在规定时间内向招标人发出的以订立合同为目的的意思表示。招、投标采购合同是目前我国采购市场大力提倡并广泛应用的一种合同形式，它具有公开、公平、公正的特点，能够提高采购合同的透明度。
3.5.2 采购合同内容
采购合同的内容，也称采购合同的条款，是指合同双方当事人的具体权利和具体义务。一份完整的采购合同通常由首部、正文与尾部三部分组成，有些采购合同还会有附件部分。
1.首部
采购合同的首部主要包括以下内容：
（1）名称，如生产用原材料采购合同、品质协议书、设备采购合同、知识产权协议、加工合同等。
（2）编号，如2018年第1 号。
（3）签订日期。
（4）签订地点。
（5）采供双方的名称，要求在合同中写明其名称和地址，如果是自然人就应写明其姓名和住所。
（6）序言。
2.正文
采购合同的正文，是购销双方议定的主要内容，是采购合同的必备条款，是购销双方履行合同的基本依据。通常采购合同正文的内容包括以下几个方面：
（1）商品名称。商品名称是指所要采购物品的名称。
（2）品质规格。品质是指商品所具有的内在质量与外观形态的结合，包括各种性能指标和外观造型，具体有技术规范、质量标准、规格、品牌等。采购合同中必须以最明确的方式控制商品的品质，一般有两种方式：一是使用实物或样品；二是使用设计图纸和说明书。在使用实物或样品控制商品的品质时，供应商提供的商品品质要与供应商样品的品质完全一致；在使用设计图纸和说明书控制商品的品质时，供应商提供的商品品质要符合设计图纸和说明书的要求。
（3）数量。数量是指用一定的度量制度来确定买卖商品的质量、个数、长度、面积、容积等。数量要采用国家规定的计量单位和方法。该条款的主要内容有交货数量、单位、计量方式等。必要时还应该清楚地说明误差范围，如苹果10 000 kg，误差范围2%。
（4）单价与总价。单价与总价分别是指交易物品的每一单位的价格和总的金额。价格的确定，要符合国家的价格政策和法规，并在合同中写明价款结算的币种、单价、总价，价款的结算除国家规定允许使用现金外，应通过银行办理转账或票据结算。
（5）包装与运输方法。包装是否规范与物料的品质有密切关系，并影响到物料的验收作业，因此在采购时应将包装及运输方式列为协议内容之一，并对使用包装材料的材质（如纸箱纸质等）、衬垫（如发泡胶等）、标识等加以规定。运输工具的选择（如汽车、火车、轮船或飞机）及运输路线的决定均会影响运费的高低、交货时间的长短及按时程度等，因此对运输方法也要加以确定。
（6）付款方法。在采购协议当中，付款方法是一个重要的内容。当公司资金较为充裕时，可现金购买，从而可在价格、交货期或其他条件上获得补偿；对于资金周转较为困难的企业，可选择分期付款。付款方法还可用来管理供应商，对于优秀供应商，转账支票的到期日短；反之则长。有些较难采购的物料，初次合作也要采取预付订金的方式。
（7）交货时间。交货时间是指履行合同标的和价金的时间界限。合同履行期限分为合同的有效期限和合同的履行期限。合同的有效期限是指合同有效时间的起、止界限，如长期合同、年度合同、季度合同等。合同的履行期限是指实现权利义务的具体时间界限。合同的有效期限可能是1年，而履行期限可能是按月或按季分期履行。合同中对于履行期限，必须规定得具体、明确，同时，在合同规定的交货期到达时，供货方发送货物后应通知收货人。
（8）交货地点。交货地点是指交付或提取标的的地方。合同中必须对交货地点做出明确规定。在物流采购合同中，由供方送货或者采用代办托运的，交货地点为产品发送地；需方自提的，交货地点为产品的提货地。需方若要求变更交货地点或收货人，应于合同约定交货之日前40 天通知供方。
（9）交货方式。采购合同的交易方式，通常有送货方式、自提方式、代运方式。送货方式一般由供方承担，一切风险由供方负责；自提方式由需方按照合同规定的时间、地点自行提货；代运方式是指需方委托供方代办托运，代办托运应明确规定具体的运输方式、运输工具、运输路线及到达地（或港）的准确名称、运杂费的承担等。
（10）交货单位名称或交货人姓名和收货单位名称或收货人姓名。(www.xing528.com)
（11）货物验收。采购方应对购入的货物进行检验。验收主要分为数量验收和质量验收。数量验收的计量方法和计量单位必须按照国家统一规定的计量方法执行，特殊情况下，可按合同规定的计量方法执行。质量验收所采用的质量标准、检验方法，都必须在合同内明确具体地规定出来。合同中还应同时写明进行数量检验和质量检验的地点、期限以及提出异议的期限。
（12）违约责任。在采购过程中，买卖双方往往会因为彼此之间的责任和权利问题引起争议，并由此引发索赔、理赔、仲裁以及诉讼等。为了防止争议的产生，并在争议发生后能得到妥善的处理和解决，买卖双方通常都在签订合同时，把违约后的索赔、免责事项等内容事先做出明确的规定，这就是违约责任条款。
（13）不可抗力的处理。不可抗力是指在合同执行过程中发生的、不能预见的、人为难以控制的意外事故，如战争、洪水、台风、地震等，致使合同在执行过程中被迫中断。遭遇不可抗力的一方可因此免除合同责任。当遇上不可抗力因素造成违约时如何处理应在合同中予以规定。
（14）合同的附则及其他条款。包括合同履行过程中出现争议时，是否提交仲裁；合同签订的理由出现变更时，合同部分条款变更或解除的方法等。
3.尾部
合同的尾部包括：
（1）合同的份数。
（2）附件与合同的关系。
（3）合同的生效日期和终止日期。
（4）双方的签字盖章。
4.附件
采购合同样本
3.5.3 采购合同签订程序
采购合同签订程序根据不同的采购方式而有所不同，这里主要谈采购合同订立的一般程序。实践中，当事人相互协商签订合同的过程，一般有要约→承诺→填写合同文本→履行签约手续→司法公证五个步骤。其中，要约和承诺是采购合同签订普遍运用的两个阶段。
1.要约
要约也叫订约提议，是指订立合同的当事人一方向另一方发出的缔结合同的提议。发出提议的人为要约人，另一方为受约人或相对人。要约的对象一般分为三种：指定的对象、选定的对象和任意的对象。例如，新产品发布会、不是为销售而仅为展出产品的展销会、博物馆文物展出，因不具有与出席展会的人签订合同的意思，所以不构成要约。由此可见，一项有效的要约，须具备以下要件：
（1）要约是特定的人作出的意思表示。一项要约的发出人必须是特定的合同当事人。所谓特定，即可以被外界所客观认定的人，包括自然人、法人，或者本人及其代理人。
（2）要约是向相对人所发出的。所谓相对人，是指要约人希望与之签订合同的人。相对人可分为特定的相对人和不特定的相对人。特定的相对人，可以是具体的公司、企业，也可以是个人，但不一定只限于一人。如果要约人欲出售一批商品，可向若干特定的人发出要约甚至可向不特定的人发出。对不特定的人发出要约，一般是指向社会公众发出的要约，如商家橱窗的标价商品。
（3）要约必须包含缔结合同的主观目的。要约的有效成立，必须在其中体现出要约人与被要约人签订合同的真实意愿。如果不具有要约人主动提出签订合同的意愿，不应视为要约。
（4）要约必须包含合同成立所必需的主要条件。要约中，对合同成立所必需的主要条件必须确定，否则被要约人就没有作出承诺的依据。这一条件也是要约区别于要约邀请的主要之处。
（5）要约需包含要约人表明一经承诺将受要约约束的意思。在要约中，要约人表示，如果要约得到受要约人的承诺，合同即告成立，并且要约一经到达受要约人，在一定期限内，要约不得擅自撤回或变更其要约内容。
要约邀请是当事人订立合同的预备行为，只是引诱他人发出要约，不能因相对人的承诺而成立合同。在发出要约邀请以后，要约邀请人撤回其邀请，只要没给善意相对人造成信赖利益的损失，要约邀请人一般不承担责任。在签订合同时，还要注意要约和要约邀请的区别：
1）要约是一方向另一方发出的以订立合同为目的的意思表示，应具备成立一个合同所应具有的内容。而要约邀请是一方向另一方发出的邀请其向自己发出要约的意思表示，不完全具备合同内容条款，否则就是一个要约而不是要约邀请。
2）要约一经生效，受要约人即取得承诺的资格，承诺生效后，合同就成立了。而要约邀请只产生对方向其发出要约的可能，对方发出要约的，还必须要约邀请人承诺才能成立合同。
3）要约人受其发出的生效要约的约束，不能随意单方销毁要约，否则会负由此给对方造成损失而承担赔偿的责任；同样，合同成立后，要约人应承担起合同义务，违反义务时就应承担违约责任。而要约邀请对行为人不具有任何约束力。
4）根据我国司法实践和理论也可区分要约和要约邀请。包括以下四个方面：
①依据法律规定作出区分。法律如果明确规定了某种行为为要约或要约邀请，即应按照法律的规定作出区分。我国《合同法》第15 条规定：寄送的价目表、拍卖公告、招标公告、招股说明书、商业广告等为要约邀请。据此对这些行为应认定为要约邀请。
②根据当事人的意愿作出区分。这里所说的当事人的意愿，是指根据当事人已经表达出来的意思来确定当事人对其实施的行为主观上认为是要约还是要约邀请。具体来说，如果某项意思表示当事人不愿意接受要约的拘束力，则只是要约邀请，而不是要约；当事人在其行为或提议中特别声明是要约还是要约邀请，则应根据当事人的意愿来作出区分。
③根据提议的内容是否包含合同的主要条款区分。要约的内容中应当包含合同的主要条款，而要约邀请只是希望对方当事人提出要约，因此，不必包含合同的主要条款。但是，仅仅以是否包含合同的主要条款来作出区分是不够的，因为即使当事人提出了未来合同的主要条款，但如果在提议中声明不受要约的拘束，提出需要进一步协商，或提出需要最后确认的，也不能认为该提议是要约。
④根据交易的习惯来区分。根据交易习惯，询问商品的价格，一般认为是要约而不是要约邀请。
2.承诺
承诺也叫接受提议，是指受约人向要约人做出的对要约完全无异议的接受的意思表示。做出这种意思表示的人成为承诺人，要约人的要约一经受约人承诺，合同即告成立。
采购合同承诺具有以下特征：
（1）承诺必须是就要约做出的同意的答复。从合同制度的传统原则来说，承诺须是无条件的、无任何异议的接受要约，才能构成有效的承诺，与要约人才构成合同关系。如果受约人表示愿意与要约认定合同，只是在承诺中对要约某些主要（或要害）条款作了增加、删改，即并非实质性改变要约，仍应视为承诺；如果受约人对要约作了扩张、限制或者根本性改变的，则不是承诺，应视为拒绝原要约而提出新要约。
（2）承诺必须是受约人向要约人做出的答复。在采购合同中受约人必须是特定人，因此，非受约人做出的或受约人向非要约人做出的意思表示都不是承诺。
（3）承诺必须是在要约的有效期限内做出。要约对要约人是有约束力的，但这种约束力不是毫无限制的。通常把对要约人有约束力的期限，称为要约的有效期。因此，受约人只有在要约的有效期限内做出同意要约的意思表示，才是承诺。承诺一经成立就发生法律效力，合同就成立。
在法律上承诺是允许撤回的，但是承诺的撤回必须在要约人收到承诺之前。撤回的通知，必须在承诺到达之前送达，最晚应与承诺同时到达。如果受约人撤回承诺的通知迟于承诺到达，则通知无效，承诺仍发生。
签订合同的谈判过程其实质就是当事人双方进行要约和承诺的过程。在实践中，往往不可能一次协商就达成协议，可能要经过反复协商，即要约—新要约—再新要约—承诺。
3.填写合同文本
填写合同文本包括合同的草签与正式签订。合同主要条款协商确定后，当事人双方可以先草签合同。待其他次要条款约定后，再正式签订合同。
签订合同时，应当确认对方当事人是否有权签订合同。法定代表人是法人组织的最高首长，其有权以法人的名义对外签订采购合同而不需要特别的授权委托，但法定代表人在签订合同时也必须具备合法的手续，即法定代表人的身份证明。合法代理人也可以签订采购合同，但代理人必须持有法人的授权委托书，方能以法人的名义签订合同；代理人签订采购合同必须在授权范围内进行，若超越代理权所签的合同，被代理人（委托人）不承担由此产生的权利与义务关系。
4.履行签约手续
谨慎、严格履行签约手续。
5.司法公证
有的经济合同，法律规定还应获得主管部门的批准或工商行政管理部门的签证。对没有法律规定必须签证的合同，双方可以协商决定，是否报请签证机关签证，或公证机关公证。
采购合同的鉴证，是合同监督管理部门根据双方当事人的申请，依法证明合同的真实性和合法性的一项制度。合同鉴证的意义在于：通过合同鉴证，可以及时发现和纠正在合同签订过程中出现的不合理、不合法现象，提请当事人对合同中缺少的必备条款予以补充，对有失公平的内容予以修改，对利用合同进行违法活动的予以制止和制裁，对约定义务超过承担能力的予以消减，从而减少和避免许多不必要的纠纷，为合同的履行奠定基础。
采购合同的公证，就是国家公证机关即公证处，代表国家行使公证职能，根据当事人的申请和法律的规定，依照法律程序证明采购合同的真实性和合法性。采购合同公证的意义在于，通过公证对合同进行法律审查，明确哪些内容是合法的，哪些是不合法的，避免合同的违法，有利于防止经济犯罪现象和维护合同当事人的合法权益。通过合同的公证，还可以使合同规范化，对一些不明确或不具体的条款予以修改、完善、预防纠纷和减少诉讼。
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