采购物流：商流与物流的统一

采购物流，是企业在生产经营过程中，为了满足生产、基础建设对原材料、材料设备、备件的需求，将定期或不定期地发生的采购行为，即商品从卖方转移到买方场所而进行的所有活动。采购物流包括采购与运输两大主要操作过程，是商流与物流的统一。采购物流是企业生产经营活动的一个重要组成部分，它占用了企业大部分的流动资金，形成了企业主要的流动资产，对企业有着重要影响。所以，对企业的采购物流，必须进行系统的、有效的控制，以实现企业生产经营利润最大化的目标。

3.1.1　采购的内涵

采购是指企业采购人员根据企业生产计划对生产资料的需求，而进行的一种商业行为。从狭义角度讲，采购就是针对企业或个人的需求进行的商品、物资购买行为。从广义角度讲，采购是以购买、租赁、借贷、交换、征用等方式，进行的商品、物资的市场交换。

在企业经营活动中，采购主要是指企业根据需求提出采购计划、审核计划，选好供应商，经过商务谈判确定价格、交货及相关条件，最终签订合同并按要求收货付款的全过程。这是一种以货币换取物品的方式，也是最普通的采购途径。

3.1.2　采购的分类

为了有针对性地、有效地解决特定采购问题，对采购进行分类，将有助于企业依据每一种采购的特点，合理选择采购方式，见表3－1。

表3-1　采购分类

续表

3.1.3　采购业务流程(www.xing528.com)

采购作为一项具体的业务活动，其业务流程一般分为八个步骤，如图3－1所示。

图3-1　企业采购业务流程

（1）需求确定与采购计划制订。需求发出部门发出采购请求，计划制订者审查通过，汇总所要采购的物资，授权采购部门制定和签发订单，采购部门分配到各个采购员，给其下达任务。

（2）供应源搜寻与分析。寻找潜在的供应商并与其进行联系，列出供应商的名单，依靠这个名单来分析和选择供应商。

（3）定价。定价的方式为竞争性报价和谈判。

（4）拟定并发出订单。在选定供应商以后，接下来要做的就是同供应商签订正式的采购订单。订单是采购方向供应商发出的有关货物的详细信息和指令。一般来说，订单包括的要素有订单编号、产品的名称、规格、品质简介、单价、需求数量、交易条件、运输方式、交货期限、交货地址、发票单位等。

（5）订单跟踪和跟催。采购订单发给供应商后，为使供应商能按期、按质、按量交货，应督促供应商按规定发运，设有全职的跟踪催货人员。跟踪是对订单所做的例行跟踪，以便确保供应商能够履行其货物发运的承诺。跟催是对供应商施加压力，以便其按期履行最初所做的发运承诺、提前发运货物或是加快已经延误的订单涉及的货物发运。

（6）验货和收货。货物检验步骤：确定检验的时间和地点；通知检验部门及人员；进行检验；不合格货物的处理；填写采购物品验收报告。接收步骤：检验合格的物料；与供应商协调送货；与仓储部门协调接货；供应商送货；货物接收入库；处理接收问题；填写货物入库清单。

（7）开票和支付货款。供应商交货检验合格后，随即开具发票，要求付清货款，采购部门检查发票的内容正确后，财务部门才能付清货款。在付款审批中，应注意单据的匹配性、规范性、真实性三个方面。

（8）记录维护。这是采购的最后一项工作。这一工作是把采购部门与订单有关的文件副本进行汇集归档，并把其想保存的信息转化为相关的记录。记录维护中必须保存的记录有：采购订单目录、采购订单卷宗、商品文件、供应商历史文件。