有效会前准备：会议领导法的关键

1.策划会议。会议领导法要行之有效，必须要有周全的会前准备工作，它主要包括：（1）遴选最恰当的讨论方式。（2）使与会者能对讨论有清楚的方向可循。（3）清楚地告知与会者有何种行为表现。（4）节省时间与减少冲突。

2.弄清楚会议的类型。领导者只有分清会议的类型，才能有效利用每一种会议对领导者的作用，然后有的放矢地施展会议领导法。会议类型一般分为咨商型、研究决策型、责任交付型和仪式型会议四种。

咨商型会议主要是领导者针对某一决策对有关人员进行咨询和协商而召开的会议。这一会议主要是以对参与者的集思广益为目的的。领导者主持这类会议，应该集思广益。其具体办法是：（1）尽可能缩小与会者间的等级差异。会中的最高层人员（或主席）可偶尔离席，或避免参与某些会议。（2）可以以反证和与会者所提的一件做对比。可以用不记名的方式，获知反对声音。（3）让与会者指导，“有不同意见，要尽快说出来”，并鼓励“扮演黑脸者”。最后主席可集中大家意见，得出必要的结论。

研究决策型会议具有建设性和立法性的特点。研究决策型会议的最终目的是依靠会议达成协议。通过会议达成协议的四种传统方式是：权威式决议，少数服从多数式决议，“强势少数”式决议和“无异议一致通过式”决议。达成决议的标准议则是：（1）厘清与解释问题。（2）分析问题。（3）拟定评估各种相应决策的标准。（4）遴选最可行的决策。（5）决议完成。提高研究决策型会议的质量是至关重要的。因为会议质量不仅与会议的效率有关，还与执行者的认同程度有关系。诺曼·梅儿提出了一个计算决议执行效率的公式：

ED=Q×A

这一公式说明决议执行效率（ED：effective decision）是由两个因素所决定：第一是决议拟定过程的客观度，即会议质量（quality）；第二是引起决议执行者兴趣的程度，即执行者的接受度（acceptance）。数值Q指的是可资料采用的多寡。A指的是执行者主观的满意度。梅尔指出，此公式的计算结果通常有三种情况：

▲决议质量越高，接受度越低。例如公司为扩厂、开发新产品，或调整人事，不得不增加员工业务负担，因此决议接受度越低。

▲接受度高，但质量较低。例如增加休假日数、添购办公用具，虽能迎合员工口味，但对提升业绩无直接帮助。(www.xing528.com)

▲接受度与决议质量都高，这意味着所达成的决议，直接关系到员工福利，但实行起来却有困难。

责任交付型会议又分为两种：一是专断式责任交付型会议，二是民主式责任交付型会议。专断型的责任交付会议具有执行性和告知性的特点。领导者召开这一类型的会议一般是以领导者为中心，领导者进行自上而下的部署。民主型的责任交付会议是以与会者为中心，经过与会者平等而又民主的讨论之后，达成对责任的接受。

仪式型会议主要是政策性的传达会议，它并不是要解决什么问题，而是通过领导者的演讲形成一种昂扬的组织文化。会议的成功取决于领导者对与会者的鼓动富有成效以及与会者对会议精神的接受。这类会议要求精简紧凑，保持大会郑重的气氛，使与会者产生亲切感和责任感。

表10-1　会议类型及过程

3.掌握召开会议的程序和要领。召开会议的程序和要领包括：第一，确定会议主题；第二，确定出席对象；第三，掌握下属出席的可能性条件；第四，确定召开会议的地点，如果是关于某一具体工作的，可召开现场会议，如果是告知或动员的会议，可选择较为严肃的地点召开。在确定召开会议的地点和出席对象时，应坚持与会议主题密切相关的原则。尤其是领导者在主持会议的时候，一定要弄清楚会议的目的是什么。会议的目的一般包括三种类型：一是宣布决策，二是谈论未决的议案，三是获取与会者对政策的意见及认同。

4.重视会议经济成本核算，制定必要的守则，提高会议效率。总之，会议是文化的载体，在不同的国家，会议所展现出来的文化内涵是不一样的。东方国家比较注重会议中与会者的等级以及与会者在主持者面前的优异表现。会议的象征性功能比较强。而西方国家会议中的等级色彩就不是很重，例如有的西方学者就提出会议主席与与会者具有平等的地位、人人都可做会议领导者等命题。所以，领导者在采用会议领导法的时候，一定要牢记这一领导方法务必与本国文化传统相适应。