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组织沟通:正式与非正式结构的区别

时间:2023-05-17 理论教育 版权反馈
【摘要】:在正式组织结构中进行的沟通,我们把其称之为“正式沟通”,即指在组织中依据规章制度明文规定的原则所进行的沟通,例如召开会议、上下级之间的定期汇报等。图4-8组织沟通类型在非正式结构中进行的沟通,我们称之为“非正式沟通”。非正式沟通是由于组织成员的感情和动机上的需要形成的。一般来说,非正式沟通容易消解在领导者与下属之间形成的鸿沟和社会距离,使领导者与被领导者真正能够融为一体。

组织沟通:正式与非正式结构的区别

人类社会中出现领导者和下属这一两重角色之后,领导者与下属的分野就成为不可避免的结果。但如果说领导是一项面对人的特殊工作,那么领导者就要具备与他人进行沟通的能力。“领导者—下属”这一二元结构对于领导来说显然是有着致命危害的。领导者与下属的互动,才是领导的核心。沟通论为我们认识这一沟通过程提供了富有价值的创见。因此,领导实际上是通过沟通改变他人的态度和行为以实现共同目标并满足其需要的过程。沟通式领导成为克服正式结构之僵硬性的重要力量。

1.什么是沟通?沟通首先意味着意义上的传递。要使沟通成功,意义不仅需要被传递,还需要被理解。所谓沟通是信息凭借一定符号载体,在个人或群体间从发送者到接受者进行传递,并获取理解的过程。所以,沟通的核心在于对信息的准确理解。领导者在传达其决策目标和施政纲领时,必须要借助语言等符号系统,下属对这一符号的理解并不是准确的,这就需要领导者在连续性的沟通过程中,使下属的理解力求准确。因此,沟通是领导过程中最为生动和最难以把握的要素之一。

第一,沟通不是一种固定的事物,而是一种连续性的过程。沟通并不是恒常不变的,它作为一种连续性的过程并没有固定的开端与终点。例如对会谈式沟通来说,能规定会谈什么时候开始吗?能规定双方何时进入会谈的房间吗?能规定他们何时进行会谈吗?沟通的非固定性证明沟通式领导可以超越正式结构的束缚,成为联结领导者与下属的随机手段。

第二,沟通不是直线式的,而是一种循环。沟通过程要比单线式的解释复杂得多。因此真正的沟通不是单向的信息流动,也不是像打乒乓球那样是一种机械的给予与反馈,而是在双方同时扮演发出者和接受者的信息循环运动。从信息流动的角度来看,沟通包含行动模型、互动模型、交易模型三种类型。行动模型对接受者是忽视的,互动模型对沟通的连续性过程缺乏足够的重视,所以只有交易模型才能展现出沟通的真实内涵(如图4-5所示)。

第三,沟通是复杂的。沟通并不是一个人在传送信息,而是在商讨的过程中共同参与的。因此,在沟通的过程中,你应该对自己和他人的位置、思考给予充分的关注。

第四,沟通是不可反悔的。沟通宛如永恒的印章,是洗不掉的。即使你想反悔或者收回已经说过的话,但对“泼出去的水”来说是无济于事的。沟通语言在构成着人与人之间的关系。因此,必须以诚信的态度对待沟通。

第五,沟通是包含着个性的充分展现。沟通不能独立于他人之外而存在。沟通在很大程度上并不是一种行为,而是人的一种特性,人们通过沟通形成并维持着一系列的思想与观念。

图4-5 交易模型

2.沟通式领导兴起的原因。首先,沟通式领导是化解冲突和消除误解、达成相互谅解的需要。领导是一种激励、鼓动和说服员工实现组织目标的过程。领导过程并不是可以通过精确的计算测量出来的。领导者的激励、说服、鼓动往往是有效的,领导者与追随者之间的误解与冲突常常也会产生。于是,沟通式领导便成为化解冲突、消除误解的重要途径。其次,沟通式领导并不意味着单向的下行沟通。信息在下行沟通中往往因为组织层次的繁多以及层级之间的过滤,使许多信息被丢失了,沟通式领导恰恰是以克服这一缺陷为目的的(如图4-6)。

图4-6 下行沟通中的信息丢失

因此,领导者就必须通过沟通式领导,向员工传递员工能够正确理解的信息,通过这种理解使员工领会领导者的意图,从而改变自己的行为与态度,致力于组织目标的实现。在沟通过程中,一种观念或一项信息并不能像有形物品一样由发送者传送给接受者。在沟通过程中,所有传递于沟通者之间的只是一些符号(symbols),而不是信息本身。语言、身体动作、表情等都是符号。传送者首先要把传送的信息“翻译”成符号,而接受者则进行相反的“翻译过程”。由于每个人“信息-符号储存系统”各不相同,对同一符号(例如语言词汇)常存在着不同的理解。例如“定额”这个词,领导者或管理者把其视为是组织发展的需要,而员工却视为是操纵与控制,并由此产生不满。而有效的沟通恰恰是通过领导者与下属的平等交流,以消除误解和化解冲突,双方由此可以达成相互谅解。尽管良好的沟通不在于能否使双方达成协议,而是对信息意义的准确理解。但领导者的沟通技巧可以减弱来自员工的抵触情绪,使员工在完整理解领导者意图的前提下,有效降低领导成本,以保障组织目标的顺利实现。沟通式领导是创建无边界组织的重要途径。

3.沟通的类型。以沟通所采用的工具和方式为标准,可将沟通分为语言沟通与非语言沟通。领导学提醒领导者不仅要注意语言沟通,还要特别注意非语言沟通(nonverbal communication)。沟通的种类如图4-7所示:

图4-7 沟通的种类

以沟通所存在的空间为标准,可将沟通分为正式沟通与非正式沟通两种。在正式组织结构中进行的沟通,我们把其称之为“正式沟通”,即指在组织中依据规章制度明文规定的原则所进行的沟通,例如召开会议、上下级之间的定期汇报等。按照信息流向的不同,正式沟通又可分为下向沟通、上向沟通、横向沟通、斜向沟通、外向沟通等几种形式(如图4-8所示)。

从组织沟通的类型中我们可以看到,领导者与被领导者之间的正式沟通在一个组织中的作用是有限的。许多人也把领导者与下属之间的沟通视为是十分困难的事情。对于领导者来说,主动与下属沟通也不是轻易能够做到的,这倒不是因为他高傲的心态和轻视下属的心理,而是根源于他长期占据领导职位而形成的一种心理和行为惯性。

图4-8 组织沟通类型

在非正式结构中进行的沟通,我们称之为“非正式沟通”。非正式沟通与正式沟通不同,它的沟通对象、时间及内容等各方面,都是未经计划和难以辨别的。非正式沟通是由于组织成员的感情和动机上的需要形成的。其沟通途径是通过组织内某种社会关系,这种社会关系超越了各种体制性的边界。因此,它为领导者掌握组织内部的各种信息提供了有效的渠道。一般来说,非正式沟通容易消解在领导者与下属之间形成的鸿沟和社会距离,使领导者与被领导者真正能够融为一体。

复习题

1.领导体制的演变经历了哪几个阶段?

2.领导体制的内容是什么?

3.采用分权制还是集权制的原则是什么?

4.如何处理首长负责制和委员会制的关系?(www.xing528.com)

5.如何突破传统的领导结构?

6.内部市场的三个原则是什么?

7.什么是沟通?沟通式领导的含义是什么?

讨论题

1.高结构化的组织对领导活动会产生什么影响?

2.“领导结构的突破意味着权力结构的重建”,对这一说法你是否同意?

3.沟通式领导对于弥补正式结构的缺陷具有什么作用?

4.如何理解“结构化程度越高,领导者发挥自身的影响力的空间就越小”这一悖论?联系实际,谈谈你如何克服这一悖论。

案例分析题

成功的取经团队

中国古代传说中有一个最成功的团队领导案例就是西游记的取经团队。

为了完成西天取经任务,组成取经团队,成员有唐僧、孙悟空猪八戒、沙和尚。其中唐僧是项目经理、孙悟空是技术核心、猪八戒和沙和尚是普通团员。这个团队的高层领导是观音

团队的组成很有意思,唐僧作为项目经理,有很坚韧的品性和极高的原则性,不达目的不罢休,又很得上司支持和赏识(直接得到唐太宗的任命,既给袈裟,又给金碗;又得到以观音为首的各路神仙的广泛支持和帮助);沙和尚言语不多,任劳任怨,承担了项目中挑担这种粗笨无聊的工作;猪八戒这个成员,看起来好吃懒做,贪财好色,又不肯干活,最多牵一下马,好像留在团队里没有什么用处,其实他的存在还是有很大用处的,因为他性格开朗,能够接受任何批评而毫无压力负担,在项目组中承担了润滑油的作用。

关键的还是孙悟空,由于孙悟空是这个取经团队里的核心,但是他的性格极为放荡,回想他那大闹天空的历史,恐怕作为普通人来说没有人会让这种人待在团队里,但是取经项目要想成功实在缺不了这个人,只好采用些手腕来收伏他。这些手段是,首先,把他给弄得很惨(压在五指山下500年,整天喝铜汁铁水);在他绝望的时候,又让项目经理去解救他于水火之中以使他心存感激;当然光收买人心是不够的,还要给他许诺美好的愿景(取完经后高升为正牌仙人);当然最主要的是为了让项目经理可以直接控制他,给他戴个紧箍,不听话就念咒惩罚他。孙悟空毕竟是牛人,承担了取经项目中的赶妖除魔的绝大多数重要任务,虽然是个难以管束的主,不能只用手段来约束他,这时猪八戒的作用就出来了,在孙悟空苦恼的时候,上司不能得罪,沙和尚这种老实人又不好伤害,只好通过戏弄猪八戒来排除心中的郁闷,反正猪八戒是个乐天派,任何的指责都不会放在心上。

在取经项目实施的过程中,除了自己的艰辛劳动外,这个团队非常善于利用外部的资源,只要有问题搞不定,马上向领导汇报(主要是向直接领导观音),或者通过各种关系,找来各路神仙帮忙(从哪吒如来佛),以搞定各种难题。

问题:

1.唐僧为什么是该团队的项目经理?

2.试分析团队成员在该团队中的角色分工。

3.请更换团队目标,重新确定团队项目经理。

4.请你依据取经团队提炼出团队领导的关键要素。

测试题

你能建立团队精神吗?

续 表

(得分说明:每回答一个“是”得1分。分数13—15分:你是一位杰出的团队领导人,能辛勤工作,带动每个人朝正确的目标迈进。分数8—12分:你已抓住了团队领导的要领,但少数几个地方可以再更留心些。分数4—7分:除非你设身处地地要求自己被人认为是有效率的领导者,否则你不大可能使你的团体发挥最大的效用。分数0—3分:不论你的其他才能如何,你所缔造的团队精神与目标相差甚远。)

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