报工流程：在报派工系统中查找并报到

目前，PMO使用一套报工系统记录每周的人员状态，每周项目组上报本周内的实际人数，然后PMO汇总出来上周每个项目组中有哪些人。但是，报工系统的问题是只知道当前的状态，不知道下周项目组会使用哪些人，因此没法预测人力资源的未来情况。

这样看来，只要对这个系统进行必要的改进就好，改进的思路也很简单，将报工改为报派工。主要的步骤是这样的：

首先，将部门中所有的人员录入到一个报派工系统中，系统中所有人员都是可以共享的资源，每个项目组都可以平等地使用。

其次，要求项目组制定人力资源计划后，在报派工系统中查找所需要的人员。一旦找到了需要的人员，就在系统中进行派工，明确某人在某段确定的时间内为某个项目服务。

被派工的人在派工之后会接到邮件和短信通知，需要在规定的时间内报到，通过报工说明在派工期间内实际工作的天数，并在规定的时间内返回公司。

这样做的好处有三个：(www.xing528.com)

某人到某个项目工作的前提是被“派工”了，项目组必须提前按照项目的资源计划对系统中锁定的人员进行派工，这样就建立了项目与部门之间资源的关联性，能够预测未来一段时间内的资源需求。

因为可以从派工系统中看到未来一段时间内组织内的人力资源使用状况，从而可以发现哪些人在未来哪个时段可以使用，并进行提前预约。也就是说，尽管某人被A项目派工了上半个月，但是可以被B项目派工下半个月。预约如果不取消，到了时间就被转成了派工。这样，提高了资源的周转效率，如图10-1所示。

图10-1 报派工和资源预测

如果需要的人员在系统中找不到，或者资源不足，则填写人员需求表，由公司负责调配或招聘。这样至少知道哪些人员是缺乏的，因为提前知道了资源缺口，就争取来了宝贵的招聘和培训时间。