1.项目监理的职责
老Q与这个小组要做的第一件事就是确定项目监理的主要职责、审计范围和审计方法。经过讨论后确定:
■项目监理职责是深入项目一线进行审计,检查项目的进展状态、规章制
度和过程规范的执行情况。
■项目监理的工作成果是《项目审计报告》,审计报告记录问题并提出改
进建议。为确保审计的客观性,审计结果与项目监理的利益无关。
■项目监理应该跟踪发现问题的整改情况,但不负责具体的整改行动。
■项目监理可以从第三方角度对项目进行独立的风险评审,识别潜在风险
并提出防范措施。
■项目监理应该参加里程碑和关键交付物的评审,确保评审过程有效、关
键交付物符合标准。
2.项目审计的范围
确定了项目监理的职责之后,马上讨论项目监理需要审计哪些内容。因为过程审计要扩展到项目过程规范的执行情况,结合项目监理原有的审计内容,初步确定了审计工作的三个方面。
■状态:包括项目范围、进度、成本、质量这几个指标上有无偏差,整体上有哪些重大的风险和问题。(www.xing528.com)
■干系人:对客户、伙伴和项目团队的情况进行评估,了解客户反馈、团队士气和员工满意度等情况。
■过程:对项目中规章制度和过程规范的执行情况进行评估。过程规范的审计内
容包括软件开发过程、质量管理过程和项目管理过程等方面,如图9-4所示。
图9-4 项目监控机制
确定了这些内容之后,项目监理的项目审计报告的基本内容也确定了,《项目审计报告》的格式见表9-1。
表9-1 项目审计报告
3.过程审计表
过程审计是新增的内容,涉及的过程规范非常多,很多过程本身也比较复杂,应该怎样进行审计呢?结合老Q提出的检查点的概念,项目监理一起对目前需要审计的过程进行了梳理,并设计了一张《过程审计表》。审计表中对每个检查点只会做出“已查”“未查”和“免查”三个动作,而检查结果只有“是”“否”和“免”三种情况。这样的审计工作容易操作,而且不容易产生争执。例如,晨会、周例会和里程碑评审会议的《过程审计表》参见表9-2。
表9-2 过程审计表(部分)
有了《过程审计表》和《项目审计报告》这两样东西,项目监理开始试着对项目群中的项目进行了一轮过程审计。初次检查下来就取得了很大的成效,用“检查点”对过程进行审计的方法也暴露出很多原来很难发现的真实情况,有时候虽然结果看起来一样,但其实执行过程不一定合乎规范。就拿晨会来说,如果只看展示出来的底层计划,大家不会发现什么问题。但一旦设置了关键检查点,就会发现有的项目是早晨开,有的项目是晚上开;有的项目每天开,有的项目是好几天开一次。
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