非正式沟通对合作关系的利与弊

沟通规范了，大量的沟通都通过文档和会议的形式传递信息。但带来的一个问题是，很多项目成员因此忽略了面对面的沟通，明明一个电话能解决的问题，也要写半天问题单。几句话能说清楚的事情，也要开个会。另外一个后果是，有时发生分歧的双方会将不满憋着，等到正式会议摆上桌面给对方施压，造成各方关系紧张。

一次在一个重要的会议前，小M听到客户反映远程监控系统“根本不能用”。小M得知之后非常诧异，急忙与客户进行了当面沟通。经进一步了解情况，其实是用户界面不友好，而我方的工程师态度又比较生硬，客户不满，从而作出上述结论。

经过小M协调，工程师同意限期修改，客户也同意在会上报告是“界面问题”，于是这个问题的性质就发生了根本的变化。如果按“根本不能用”报告，会议上没有时间解释，也很容易发生争执，势必对合作关系极为不利。

因此，在正式会议之前非正式沟通也很必要。对于要汇报的内容可以非正式地向客户相关各方通通气，根据反馈适当调整；也可以了解其他各方可能要反映的问题，提前解决。

非正式沟通如果不加以管理，同样也会带来问题。例如，为了支援其他项目，需要从项目中抽调一名骨干到其他项目组。合理的人事变动、员工升迁等是调动员工积极性，发挥个人作用的重要环节，客户能够理解。但是，在项目经理还没有跟客户沟通之前，这名员工自己就到客户那里去告别了，并表示是因为关系好“私下先透露一下”。

这下G总不高兴了，怎么没有经过任何沟通就要调人走？事后小M对于哪些事情不能进行非正式沟通进行了梳理。比如，人事变动的沟通应遵循以下原则：(www.xing528.com)

■项目组发生人事变动，当事人不得事前直接与客户沟通自己变动的情况。

■项目组发生人事变动，原则上必须由其上一级负责人与客户进行沟通。项目经理发生人事变动，必须由事业部总经理与客户进行沟通；项目组成员变动，必须由项目经理统一与客户进行沟通。

■人事变动沟通时，必须同时说明替代的解决方案，并征得客户的同意。

■不得在以上人事变动沟通完成前，擅自进行人事变动。