每日晨会、周例会调整方案

为了有效控制进度，小M请各个小组每天召开“晨会”检查昨天进展，布置当天工作；另外，每周五下午召开周例会，项目组全体成员参加。

1.晨会

晨会的检查基准是各个小组的底层计划，以检查和确认为目的，不展开讨论。晨会规定在15分钟以内，每个小组的成员站在白板前面完成。步骤如下：

第一步，检查状态。成员逐个说明昨天任务的完成情况，今天计划的工作任务，以及遇到的问题。确认任务的完成情况不涉及执行细节，仅需要回答：“完成”或是“未完成”。组长进行标注，一般任务按时完成用“√”表示，未按时完成用“○”；对于昨天未完成但是今天完成的任务，在原来“○”的基础上增加一个“√”。

检查完成后，将任务的完成情况分成三类：“按期完成”“延迟完成”和“延迟中”，并进行汇总统计。这样，只要看到“底层计划”左上角的统计数字，就可以对于小组的工作状态有个大概的了解。

第二步，调整计划。根据昨天任务的完成情况和个人任务的调整，小组一起对“底层计划”进行适当调整，确定当天每个人的工作任务。

第三步，解决问题。首先审核昨天列出的问题的状态。然后，将今天每个提出的问题记录到白板上。除非可以当场解决的简单问题，否则不对问题展开讨论，只记录到白板的问题栏。会后由相关成员讨论问题的解决方案，或另行安排时间专题讨论。

鉴于底层计划的颗粒度已经细到了每人每天的工作，一般变动比较频繁。但是，小组长还是要尽量将变动减少到最小，太多变更不仅浪费小组的工作时间，而且每个成员频繁切换工作内容、进入工作状态都会降低工作效率。

2.周例会

周例会检查和调整项目计划，需要一定的讨论。关注的问题是：任务完成了吗？没完成的原因是什么？怎么调整？先确认了状态，再讨论该如何调整工作或计划，并一定要落实到具体的行动方案上。

对于需要讨论和确认的问题，例会上只进行简单记录；然后再安排一系列相关讨论，只需要相关人员参加，不必让所有的人在一起讨论一些局部的话题。

（1）会前准备

■个人根据底层计划完成个人周报的内容，见表4-11。

■测算各项任务的完成比例。

■根据测算完成比例，更新《项目计划》中的各任务完成情况。

■更新问题和风险的状态。

■初步制定下周的工作任务。(www.xing528.com)

表4-11 个人周报

（2）会议过程

■项目经理报告本周任务完成情况、偏差原因分析和纠正措施，对项目的分析。

■讨论问题和风险，识别新的问题和风险，制定对策，纳入下周任务。

■更新《项目计划》，布置和确认下周工作任务。

■项目经理将周例会讨论的关键内容，记录到项目周报中，项目周报的格式如表4-12所示。

■根据下周的工作任务，各组确定下周的重点工作。

■各个小组根据重点工作，在白板上将下周的工作分解为底层计划。

会议时间安排在每周五下午，时间控制在1小时以内。

表4-12 项目周报

挂在墙上的计划可以用来标注每个任务的进展，项目小组的白板上记录了每个人的工作状态。现在只要在项目组里转一圈，看到白板上的记录就知道项目的状态了。

但是，项目仍然会出现各种问题和滞后，不要指望计划会自动恢复正常。所以，项目经理还是要与各组一起进行工作调整。

调整主要的手段包括加班、小组间的资源调配和请外部有经验的人帮助新手。另外，让大家横向共享经验和教训，将个人的智慧、新的方法和技术迅速推广到整个项目组，也可以改进项目的效率。