单证制作流程和重要注意事项

制单的工作程序可参见图10-1“缮制单证流程图”。

图10－1　缮制单证流程图

制单可分轻重缓急进行，先制作金额大的、即将到期的单据，后制作金额小、时间充裕的单据。制单前，首先要通读信用证，最好在重要条款处做出记号，以免遗漏，然后根据信用证填好审单记录表。信用证一般规定了向银行议付的各种单据的份数，应如数给予。单据缮制的顺序可根据实际情况安排，通常在装船或收到提单前，应尽可能先制作好单据等待议付。单据的日期、船名等可以留空，待签发提单后再填上，这样可以提前结汇，争取更多的银行利息。发票可先制，再制汇票、保险单及其他单据。坚持以发票为中心，其它单据与发票、单据之间互相对照，内容一致，并尽可能不要修改。若经修改或更正的，应由出票人加盖校对章，并最好不超过两处修改，力求单据的整洁。不过，随着电子计算机技术的应用，不少企业采用了电脑制单，数据一次输入，校对正确，便可打全套单据，从而节省时间，减少差错，提高效率，方便管理。

过去在外贸专业进出口公司内部，每个业务科和报运科都有一大批人员专门做审证、制单、审单、办理结汇的工作。公司领导非常重视这项工作，在业务科里一般会有一个进程组。这个进程组在收到业务员的整装备货通知书以后，就开展工作，把出口合同、信用证以及整装备货单结合一起，开始缮制单证，严格按照信用证规定需要的单证一一缮制。各种单证做好以后，由一位业务精通、经验丰富、资格较老的人员对各种单证逐一审查，经确定无误后，登统造册，送报运科审单结汇组再行审查，确定无误后，派员将一切有关单证送到银行，向银行议付，银行在2～3天的工作日内，再次审核，经银行核查无误后，进行结汇议付。如果发现有问题，全套单证退回，在单证表盖上提出不符点，要求进出口公司加以改正，重新缮制单据。

业务员在缮制结汇单证时，必须要求做到以下几点：(www.xing528.com)

（1）正确性。单证内容必须正确，它既要符合信用证的要求，又要能真实反映货物的实际情况，而且各个单证之间的内容不能相互矛盾。

（2）完整性。单证份数应符合信用证的规定，不能短少。单证的内容应当完备，不能出现项目短缺情况。

（3）及时性。缮制单证应及时，以免错过交单日期或信用证有效期。

（4）简明性。单证内容应按信用证要求和国际惯例填写，力求简单明了，切勿加列不必要的内容。

（5）整洁性。单证的布局要美观、大方，缮写或打印的字迹要清楚醒目，不宜轻易更改，尤其对金额、件数和重量等内容更不宜改动。