出口备货的主要工作及货物出仓申请单设计

出口备货的工作很多，为了保证按时、按质、按量履行出口合同项下的交货义务，出口备货的主要工作有：向生产或供货部门安排生产或催交货物，然后核实检查应收货物的品质、数量和包装状况，并对货物进行验收。有的商品进入仓库之后，需要根据出口合同的规定再次进行整理、加工和包装，并在外包装上加刷唛头和其他必要的标志，指示性、警告性标志，毛净重、包件长、宽、高以及“中华人民共和国制造”等，有的还须视客户要求和市场习惯，标以买卖合同号、订单号、信用证号、进口许可证号、货号、花色号、型号等。

根据商品与出口贸易的特点，出口备货环节工作的重点是做好以下几个方面：

（一）下达联系单（或）签订国内购销合同

对于有出口经营权的企业，通常由出口部门向生产加工及仓储部门下达联系单（或称加工通知单或信用证分析单）；无实体的出口公司则向国内的工厂签订国内的购销合同。无论是哪一种，有关部门都要以联系单或国内的购销合同为依据，对应交的货物进行清点、加工整理、刷制运输标志，以及办理申请报验和领证等项工作。所以该文件同时也是国内进出口公司内部之间或与内地工厂进行制单结汇的依据。

此类文件在缮制时要与原合同相配合，一般可用中文制作，要求清楚、完整。

联系单（或国内购销合同）一般应该包括下列主要内容：

（1）产品名称、货号、规格、数量和价格。

（2）质量标准及验收方法。

（3）包装标准及费用负担。

（4）交货期限、交货方式、交货地点。

（5）运输方法、运输负担。

（6）结算方式及日期。

（7）供需双方的违约责任。

（二） 拟定跟单计划，抓好生产进度．满足交货期要求

从签订合同到交货出运这段时间，出口商对能否按时交货一定要做到心中有数。在签订合同前，出口商对生产商或供应商的生产供货情况已经有了初步的了解和把握，在此基础上，出口商就必须一环扣一环地落实生产和交货进度。(www.xing528.com)

这环节与商品特性关联大，下文就以纺织服装产品为例具体说明：

1．纺织原料出口跟单

在纺织原料的出口中，出口商要根据原料产地的环境状况，了解气候、温度、水土等对纺织原料的生长的影响，有无突发情况的应对措施。如：棉花产地的历史和近期的气候环境、桑蚕饲养中桑叶的供应、柞蚕野外树林放养环境等。除此之外，更要熟悉和了解纺织原料加工企业的状况，如：棉花的轧花加工企业、加工生丝的缫丝厂的生产工艺、生产设备和生产条件等，定期到企业督促检查，这对完成生产任务、按时交货是十分重要的。

2．纺织面料出口跟单

在纺织面料出口中，除了一般规格的白坯布外，大多需要提交色布等样品，提供给买方予以确认。在此期间，出口商必须与生产企业密切合作，对企业的生产设备、技术条件以及工人操作水平做到心中有数。对有些具有特殊要求的产品，要帮助企业一起制定生产工艺和生产计划。有的产品必须无梭织机生产、有的产品对后整理有特殊要求，如免烫整理、阻燃整理等等，跟单计划就要统筹安排，对一道道生产工序进行检验和敦促工作，直至成品包装出厂。

3．服装成衣出口跟单

服装成衣的出口备货较之纺织原料和面料出口更为复杂，因其生产工艺流程长，任何一道环节都不能出错。在服装成衣出口跟单计划中，尽管拟定了各项工作实施的时间表，但有些工作实施的先决条件是买方提供的物件或单证。算料时需要具有颜色搭配的定单；定购辅料需要辅料样品和色样；服装打样需要原样和纸样等。客供标签／吊牌应在服装生产前到位；买方信用证应在规定的到证日内到达，这些客供物件或单证的延误无疑会影响到整个跟单计划。因此，为了使合同顺利履行，卖方应避免消极等待：在拟定好跟单计划，确定了需要这些客供物件或单证所需时间后，卖方应该和买方保持良好的联系，适时提醒、敦促买方。如果买方一味拖延，卖方可以向买方点明可能会产生的后果，并且严明责任。

除了向服装买方做敦促工作外，卖方还可根据拟定的跟单计划，适时敦促面料厂商及辅料厂商及时出样、生产和交货；督促服装生产厂及时安排流水线，组织生产等，以保证各项工作环环相扣，顺利实施；如果合同规定由买方订舱、办理运输，则要敦促买方及时发装运指示（Shipping Instructions）。

（三）建立良好的文档，使备货工作有案可查

在实施跟单计划过程中，建立良好的文档也是重要的一环。随时做好业务记录，在办公室分档保存该项合同的各类往来函电、工艺单、订单、操作要则和实施记录等，这对完成出口备货、将来争议的解决都是至关重要的。

（四）货物出仓管理

货物在出运时，多数企业要求办理出仓手续。很多进出口公司使用“货物出仓申请单”作为办理货物出仓的交接手续。读者可根据企业情况与业务特点设计适合自己的“货物出仓申请单”。

（五）查验货物质量，做好质量监控工作

质量监控是备货过程中一项非常重要的工作。产品的质量关系着合同是否能够最终顺利履行，关系着国家和出口商的声誉。出口企业必须高度重视。虽然控制产品质量主要是生产方的事，但是为了保证按时按质按量地对外交货，出口公司的跟单人员只要有条件就应该积极参与全程质量监控。一旦发现问题，跟单人员应该立即提请有关生产方及时采取措施。