电子邮件撰写注意原则与实践

据统计，如今互联网每天传送的电子邮件已达数百亿封，但有一半是垃圾邮件或不必要的。在商务交往中要尊重一个人，首先就要懂得替其节省时间，电子邮件礼仪的一个重要方面就是节省他人时间，只把有价值的信息提供给需要的人。撰写电子邮件是客户服务中常见的工作，撰写时需注意以下原则。

书面沟通

1.主题要明确

一个电子邮件，大都只有一个主题，并且往往需要在标题栏中注明。若是将其归纳得当，收件人见到它便对整个电子邮件一目了然了。主题要提纲挈领，切忌使用含义不清的标题，如“嘿！”或是“收着！”。

2.开头要有问候语

电子邮件的文体格式应该类似于书面交谈式的风格，开头要有问候语，但问候语的选择比较自由，像“你好”“Hi”，或者仅仅是一个简单的称呼，结尾也可随意一些，比如“以后再谈”“祝你愉快”等；也可什么都不写，直接注上自己的名字。但是，如果你写的是一封较为正式的邮件，还是要用和正式的信笺一样的文体。开头要用“尊敬的”或者是“先生/女士，您好！”，结尾要有祝福语，并使用“此致/敬礼！”这样的格式。

3.内容简明扼要、流畅

针对需要回复及转寄的电子邮件，要小心写在电子邮件里的每一个字、每一句话。因为现在法律规定电子邮件也可以作为法律证据，是合法的，所以发电子邮件时要小心，如果对公司不利的，千万不要写上，如报价等。发邮件时一定要慎重，还要定期重新审查你发过的电子邮件，评估其对商业往来所产生的影响。

4.注意回答问题的技巧

当答复问题的时候，最好只把相关的问题抄到回件，然后附上答案。不要用自动应答键，那样会把来件所有内容都包括到回件中；但也不要仅以“是的”二字回复，那样太生硬了，而且让读的人摸不着头脑。对方给你发来一大段邮件，你只回复“是的”“对”“谢谢”“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。

5.合宜地称呼收件者，并且在信尾签名

虽然电子邮件本身已标明了邮自哪方，寄与何人，但在邮件中注明收信者及寄件者大名乃是必须的礼节，包括在信件开头尊称收信者的姓名，在信尾也注明寄件者的姓名以及通信地址、电话，以方便收信者未来与你联系。越是在大型的公司，你越是要注意在自己的邮件地址中注上自己的姓名，同时在邮件的结尾添加个人签名栏。(www.xing528.com)

6.电子邮件的构成

电子邮件由称呼、问候语、正文、祝颂语、署名、日期几部分内容构成，格式上的要求如下：

（1）称呼：称呼顶格写在第一行，然后，再在后面加上冒号。

（2）问候语：问候语要写在称呼的下一行，空两格。它可以独立成为一段。

（3）正文：正文一般分为连接语、主体文、总括语三个部分。每一个部分开头都应另起一行，空两格。

（4）祝颂语：祝颂语是表示致敬或祝贺一类的话，如“此致”“祝”等。它可以紧接着正文写，也可以独占一行，空两格写。另外，在写与“此致”和“祝”相配套的“敬礼”“健康”一类表示祝愿的话语时，一般要另起一行顶格写。

（5）署名：写完信之后，在信的右下角写上发信人的姓名（如邮件已设置自动签名，可省略）。

（6）日期：发信的日期可写在具名的后边，也可以另起一行（因电子邮件的即时性，可省略）。

课堂演练4-4

根据电子邮件的撰写注意点对以上邮件进行修改。