使用Excel编写题库，提高维护效率与认可度

编者的话:

俗话说：“工欲善其事，必先利其器。”培训方式多种多样，在使用这些方法时，应该根据实际使用情况，不断加以创新，完善各种培训方式。选用更合适的工具，往往会达到事半功倍的效果。下面这个班组的案例就给我们起了很好的示范作用。

根据安徽省电力公司“四个一”建设要求，每个班组都应建立一套有针对性及实用性强的班组培训题库，并需要不断地调整、补充和完善，以满足班组员工培训需求。

××班组也不例外，组织了一个题库编写小组，通过一段时间的努力，新的题库开始使用了。刚开始用的还比较顺利，可是随着时间的推移，题库编写小组发现他们的工作量越来越大，而员工也反映有些题目不知道出处，不利于掌握，而且题库还经常发现一些错误。

针对这种现状，题库编写小组进行了深入的调查分析，通过对其他部门题库编写、维护现状调查及本班组过去题库编写情况，全部都使用“Word”软件编写的，均存在以下问题:

（1）题库涉及面大，还需要建立多套题库。作为班组员工，不仅掌握电网专业理论及作业技能知识，还需要掌握大量的规程、管理制度方面的知识。同时，需要建立班组长、工作负责人，工作班成员等多套题库。按照掌握知识点涵盖原则，多套题库中出现大量重复性试题，增加了重复劳动。

（2）试题类型文档繁多。根据要求，试题分为判断、单选、多选、问答、计算、论述、操作技能等类型试题，需分类建立多个文本文件。人工统计题量费时费力，且可靠性差。“Word”文档中，当需要对题量进行统计时，受格式的制约，只能采用人工计算的笨方法，不仅费时费力，而且容易造成统计错误。

（3）维护工作量大。电网技术发展日新月异，管理规定也不断的提高，需要及时更新维护试题库，同样发现错误试题需要在多处进行更新、修改，不能快速找到相关需要维护的试题，很难保证无“漏网之鱼”的现象发生。

（4）考试系统录入方法繁琐。挂网软件需要每一题的“题目、答案、空格”首端添加“＠＠、＠＠、##”标识符号，在“Word”软件内复制、粘贴“＠＠、＠＠、##”符号非常繁琐，容易贴错位置，挂网时还需要转换“RTF格式”而生成多个多重复性“Word”文件，不及增加工作量，还易混淆，挂网工作极为不便。

（5）试题没有原文与出处，不利于及时互动维护与学习。试题编写时没有出处和依据，不能使员工全面了解试题出处，容易断章取义，造成理解偏差，学习时死记硬背题目内容和答案，不利于掌握和应用。

通过查找、分析，题库编写小组发现，如果使用“Excel”软件来代替“Word”软件编写题库，则会带来很大的方便，主要体现以下几个方面:

（1）只需编写一套题库。一个班组只需要编写一套班组长题库，按“岗位”、“题型”进行自动筛选即可满足各岗位需求。避免了重复编写多套试题库，充分发挥计算机功能，提高题库编写效率。

（2）各类题型可以混编。如“某一规程”可以编写出判断、选择、问答等题型，在“Excel”软件内不需要分类编写，无需建立多个试题类型文档，使用起筛选功能即可自动归类，提高题库编写效率。

（3）更新、修改维护方便。因“Excel”软件编写的一套题库中包含各岗位、各类型试题，所以在更新、修改时只需要修改一处即可。如“某一规程”分别编写了判断、选择、问答等题型，且属各岗位都需要掌握的试题。用“Word”软件编写，则需要到多套题库里且多个试题类型库里进行修改，修改次数呈现N次方倍数增加。用“Excel”软件写，只要搜索“某一规程”，与之相关的各类题型自动搜索出来，在此一处修改后，再自动筛选挂网即可完成，大大提高题库维护工作效率。而且不会出现“漏网之鱼”现象，提高了题库的正确性、实用性。

（4）“Excel”软件还具有方便快捷的编号、复制方式。题库中重复出现较多的代码编号、挂网识别符号及岗位分配符号，按需要的格式选中后用鼠标一拖，即可瞬间完成，无需像在“Word”文档里不停地按“Ctrl＋C”、“Ctrl＋V”而手忙脚乱，避免忙中出错的现象发生。

（5）录入培训考试系统方便快捷。用“Excel”软件编写题库，不需要转换成“RTF格式”，把自动筛选后的试题，黏贴到“记事本”文档内，再从“记事本”文档内复制到培训系统中，点击“批量追加”，即可瞬间完成录入工作。(www.xing528.com)

（6）使用“Excel”软件编写题库，利于及时互动维护与学习。能使员工全面了解试题出处，避免出现断章取义，造成理解偏差，学习时死记硬背题目内容和答案，利于掌握和应用。

（7）编写代码在汇编、修改时使用“Excel”软件自动排序功能，将试题按制度、理论、操作技能等类别自动排序，条理清晰，一目了然。

（8）“Excel”软件具有非常专业的统计功能，当第一次输入题量分类计算公式即可自动统计，以后修编、增减试题都将自动统计，无需人工一一计算，可谓一劳永逸，方便快捷。

通过打破传统思维，使用“Excel”软件编写题库，这个班组的题库编写、维护工作效率大大提高，在使用中也得到了员工更多的认可。公司还准备把他们的经验在全单位推广。

思考:

1.为什么大家都选用“Word”软件编写题库?

2.该班组的做法给了我们什么启示?

3.……

分析:

1.习惯决定行为。受习惯性思维影响，大家首先想到的是使用“Word”软件编写，缺乏的是发散思维、创新思维。坚守好的习惯固然重要，但习惯性思维它让人容易满足于现状，工作上得不到创新，难以有所成绩。

2.该班组的做法值得借鉴：

（1）重视员工教育培训：班组个性化试题库，就是根据班组实际工作，按岗位层次建立培训题库，与员工日常工作紧密联系。建设一套具有针对性、实用性强的试题库，不仅满足了岗位业务知识、安全知识及技能的学习、培训和考核的需要，同时也增强了员工的学习力、提升员工的工作能力，从根本上为电网安全、高效运营提供了保证。

（2）善于思考与创新：工作中遇到问题要多角度思考，敢于创新，寻求解决问题新方法。长此以往，工作才能做得更好，个人能力才能得到全方位的发展，团队与个人的绩效才能有所提升。

（3）保持学习力：随之社会的发展，需要我们不断的学习新知识，通过学习，可以开阔视野，提升工作能力，才能实现“想干事、会干事、干成事”的人生价值。