办公室布置图及座位图绘制及保管制度

1.办公室布置要点

公司的办公室是其对外经营的一个窗口，体现了公司的形象。公司办公室布置主要应注意以下的要点：

第1条 各部门以大办公室集中办公为原则。

第2条 经理室设于大办公室的一端，与所属单位以玻璃隔间。

第3条 各部门所属单位应采同一方向，后排为项目经理，中排为相关负责人，前排为一般员工。

第4条 接洽外客频繁的员工，其座位以排在柜台边为原则。

第5条 办公桌以单独排列为原则，如因场地或事实需要，得二桌并排。

第6条 接洽外客以在柜台外长沙发或在经理室、会客厅接洽为原则。

第7条 因工作性质需独立设置的小型办公室，其室内布置比照大办公室布置的原则办理。

第8条 办公室内办公桌椅、保密箱、书橱颜色暂定为灰色，墙壁、天花板颜色暂定为白色，柜台、窗框及木质隔间暂定为乳黄色。

第9条 各单位钉挂衔牌方式如下：

（1）大办公室及独立设置之小型办公室衔牌，钉挂于入口处适当位置。

（2）大办公室内单位衔牌，钉挂于各单位主管座位上方适当位置。

（3）衔牌颜色为绿底白字，其规格宽度为高度的二倍。

第10条 大办公室内如场地允许，可划出一角为更衣室。

第11条 箱橱顶上及柜台上不得堆置文件。

第12条 公司及各单位办公室布置图及座位图由服务部门于本要点公布后30天内派员实地绘制呈报。

第13条 本要点经总经理核定公布实施。

2.行政事务管理制度

总则

第一条　为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。

第二条　本规定所指行政事务包括档案管理、印鉴管理、公文打印管理、办公及劳保用品管理、库房管理、报刊及邮发管理等。

档案管理

第三条　归档范围。

公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。

第四条　档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。

第五条　档案的借阅及索取。

1.总经理、副总经理、总经理办公室主任借阅非保密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档。

2.公司其他人员需借阅档案时，要经主管副总经理批准，并办理借阅手续。

3.借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档案须由总经理办公室主任批准方可摘录和复制。

第六条　档案的销毁。

1.任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料。

2.若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁；一般内部档案，须经公司办公室主任批准后方可销毁。

3.经批准销毁的公司档案，档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。

印鉴管理

第七条　公司印鉴由总经理办公室主任负责保管。

第八条　公司印鉴的使用一律由主管副总经理签字许可后管理印鉴人方可盖章，如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责。

第九条　公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询、存档。

第十条　公司一般不允许开具空白介绍信，证明如因工作需要或其他特殊情况确需开具时，必须经主管副总经理签字批条方可开出。持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途，未使用的必须交回。

第十一条　盖章后出现的意外情况由批准人负责。

公文打印管理

第十二条　公司公文的打印工作由总经理办公室负责。

第十三条　各部、室打印的公文或其他资料须经本部门负责人签字，交电脑部打印，按价计费。

第十四条　公司各部、室所有打印公文、文件，必须一式三份，交总经理办公室留底存档。

办公及劳保用品的管理

第十五条　办公用品的购发：

1.每月月底前，各部、室负责人将该部门所需要的办公用品制订计划提交总经理办公室。

2.总经理办公室指定专人制订每月办公用品计划及预算；经主管副总经理审批后负责将办公用品购回，根据实际工作需要有计划地分发给各个部、室。由部室主任签字领回。

3.除正常配给的办公用品外，若还需用其他用品的须经总经理办公室主任批准方可领用。

4.公司新聘工作人员的办公用品，办公室根据部、室负责人提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作。

5.负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好。

6.负责购发办公用品的人员要建立账本，办好入库、出库手续。出库一定要由领取人员签字。

7.办公室用品管理一定要做到文明、清洁、注意安全、防火、防盗、严格按照规章制度办事，不允许非工作人员进入库房。

第十六条　劳保用品的购发。

劳保用品的配给，由总经理办公室根据各部、室的实际工作需要统一购买、统一发放。

库房管理

第十七条　库房物资的存放必须按分类、品种、规格、型号分别建立账卡。

第十八条　采购人员购入的物品必须附有合格证及入库单，收票时要当面点清数目，检查包装是否完好，如发现短缺或损坏，应立即拆包清点数目；如发现实物与入库单数量、规格不符时，库房保管员应向交货人提出并通知有关负责人。

第十九条　物资入库后，应当日填写账卡。

第二十条　严格执行出入库手续，物资出库必须填写出库单，经公司办公室主任批准后方可出库。

第二十一条　库房物资一般不可外借，特殊情况须由总经理或副总经理批准，办理外借手续。

第二十二条　严格管理账单资料，所有账册、账单要填写整洁、清楚，计算准确，不得随意涂改。

第二十三条　库房内严禁吸烟，禁止无关工作人员入内，库内必须配备消防设施，做到防火、防盗、防潮。

报刊及邮发管理

第二十四条　报刊管理人员每半年按照公司的要求做出订阅报刊计划及预算，负责办理有关订阅手续。

第二十五条　报刊管理人员每日负责将报刊取回并进行处理、分类、登记，并分别送到有关部门。有关部门处理后，一周内交回办公室由报刊管理人员统一保管、存档备查。

第二十六条　任何人不得随意将报刊挪作他用，若需处理，需经总经理办公室主任批准。

附则

第二十七条　本规定如有未尽事宜或随着公司的发展有些条款不适应工作需要的，各部门可提出修改意见交总经理办公室研究并提请总经理批复。

第二十八条　本规定解释权归总经理办公室。

第二十九条　本规定从发布之日起生效。

3.会议管理制度

（1）会议管理要领。

①提高会议成效的要领。

要严格遵守会议的开始时间；

要在开头就议题的要旨做一番简洁的说明；

要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会者；

在会议进行中要注意如下事项：

● 发言内容是否偏离了议题

● 发言内容是否出于个人的利害

● 是否全体人员都专心聆听发言

● 是否发言者过于集中于某些人

● 是否有从头到尾都没有发过言的人

● 是否某个人的发言过于冗长

● 发言的内容是否朝着结论推进

应当引导在预定时间内做出结论；

在必须延长会议时间时，应取得大家的同意，并决定延长的时间；

应当把整理出来的结论交给全体人员表决确认；

应当把决议付诸实行的程序理出，加以确认。

②会议禁忌事项。

发言时不可长篇大论，滔滔不绝（原则上以3分钟为限）；

不可从头到尾沉默到底；

不可取用不正确的资料；

不要尽谈些期待性的预测；

不可做人身攻击；

不可打断他人的发言；

不可不懂装懂，胡言乱语；

不要谈到抽象论或观念论；

不可对发言者吹毛求疵；

不要中途离席。

（2）会议计划表。

表7-1 会议计划表

4.电话管理制度

（1）本公司的电话，主要是作为方便与外界沟通、方便开展业务之用，不提倡员工在公司内打私人电话。

（2）员工打电话，用语应尽量简洁、明确，以减少通话时间。

（3）总机接外线电话至分机时，一般电话铃声响5次无人接听，即挂听，即挂线。

（4）总台文员接听外线电话的标准用语为：“您好，××公司！”当告知分机电话时，说：“请稍等！”如分机占线，说：“电话占线，请稍后再打！”接听内线电话的用语为：“您好，总台！”其他内容视情况回答，总的要求是规范、简洁、礼貌。

（5）公司不允许员工在公司挂私人长途电话。有外线电话的贸易部门不得到总台挂长途电话。行政、管理部门因工作需要打长途电话的，需亲自填写长途电话申请单，注明部门、通话人、对方地区及单位、因何业务通话等，并经该部门负责人签字同意后方予挂拨。负责人不在的，应由主管领导签字同意，部门负责人及主管领导均不在，又确因业务需要挂长途电话的，通过总办同意可先行挂拨，但事后通话一定要3日内补办审批手续，逾期不补办者视为挂私人电话，电话费由其本人负责。

（6）值班人员不按上述的规定，手续不全即帮他人挂长途电话的，除电话由其负责外，每发现一次罚款50元。屡教不改的，视情节给予如扣发奖金直至辞退处理。

（7）员工不经同意即私挂国内长途电话，或以公事为由骗挂国内长途电话的，每次罚款50元；私挂香港或澳门电话的，每次罚款100元；私挂国外长途电话的，每次罚款500元。屡教不改的，视情节给予扣发奖金，直至辞退处理。

（8）公司可为高层领导住宅装电话并报销电话费。部门正职负责人，经申请可报销电话费。其他员工公司不予考虑电话问题。

5.提案管理制度

（1）提案管理办法。

①为了推动公司科学技术的发展，鼓励全体员工提出合理化建议和参与技术革新、技术开发活动，加强科技成果的管理、推广和应用，不断提高科技水平，根据上级单位有关规定，结合我公司的实际，制定本管理办法。

②本办法所称合理化建议，主要是指有关改进和完善生产及经营管理等方面的办法和措施；所称技术革新、技术开发主要是指对科学技术、业务的开发和对生产设备、工具、工艺技术等方面所做的改造和挖潜。

③本办法由总工室组织实施。

④项目的范围。

适用于市场的新产品、新技术、新工艺、新材料、新设计；

对引进的先进设备和技术进行消化、吸收、改造；

开拓新的生产业务；

计算机技术在通信生产和管理中的应用；

发展规划的理论和方法、企业经营管理、人员培训等软科学的研究；

生产中急需解决的技术难题。

⑤项目的来源。

由上级单位下达的项目；

由本公司有关部门下达的项目；

各部门根据生产和管理需要提出的项目。

⑥任何单位及个人无正当理由，不得阻止有关人员进行项目申报和奖励申请。

⑦对弄虚作假、骗取荣誉者，公司科技项目评审委员会有权撤销其荣誉称号，追回奖金；情节严重者，追究其行政或刑事责任。

⑧本办法自颁布之日起开始执行。

（2）提案项目申报立项制度。

①合理化建议由建议人填写提案申报卡，交总工室。

②技术革新、技术开发项目由各部门填写项目申请书报总工室。若要申请经费，需填报项目经费申请表及可行性报告。

③由总工室组织相关部门对所报项目进行评审筛选、汇总后报总工程师审批。

④批准立项后，由总工室向相关部门下达项目计划，项目承担部门按计划实施。

⑤需要申请立项的项目，由总工室上报上级主管部门。

⑥为了避免项目的低水平重复开发，任何项目必须经部门同意后才能上报，经公司立项后才能实施。

⑦技术革新、技术开发经费列入公司管理开支。财务部每年按自有收入的1%左右做出安排，由总工室掌握使用。

（3）项目成果评审鉴定制度。

①成果申报。

项目完成后，承担部门应填写《成果鉴定申请书》，并备齐下列技术资料报总工室：

研究报告；

测试和实验报告；

技术设计方案、数据、图表、照片；

质量标准；

国内外技术水平对比分析报告；

技术经济分析和效益分析报告；

标准化审查报告。

②成果的评审、鉴定。

总工室在接到成果鉴定申请书后一个月内进行审查、提出意见报总工程师审阅，并答复申报部门是否同意评审鉴定。

在市局立项的项目成果，报市局相关组织部门评审、鉴定。其余项目成果由公司科技项目评审委员会负责评审、鉴定。

（4）提案项目成果奖励制度。

①成果评审鉴定后，选择优秀项目向上级主管部门申报申请专利奖。

②对获专利的项目将按专利管理有关规定进行奖励。

③未申报市专利或申报而未获的项目，由公司科技项目评审委员会评定奖励。

④公司科技项目评审委员会每年组织对成果集中评奖一次，原则上按项目经济效益的大小予以奖励，也可根据项目创造性大小、水平高低、难易程度和生产发展贡献大小给予客观、公正的评奖。评奖标准按有关规定执行。

（5）创意提案改善制度。

①为启发全体员工的想象力，集结大家的智慧与经验，提出有利于本公司生产的改善及业务的发展，以便达到降低成本、提高质量、增进公司经营、激励同仁士气，特制定本办法。

②提案内容针对本公司生产、经营范围、具有建设性及具体可行的改善方法。

各种操作方法、制造方法、生产程序、销售方法、行政效率等的改善；

有关机器设备、维护保养的改善；

有关提高原料的使用效率，改用替代品原料，节约能源等；

新产品的设计、制造、包装及新市场的开发等；

废料、废弃能源的回收利用；

促进作业安全，预防灾害发生等。

③提案内容如属于下列各项范围，为不适当的提案，不予受理：

攻击团体或个人的提案；

诉苦或要求改善待遇者；

与曾被提出或被采用过的提案内容相同者；

与专利法抵触者。

④提案人或单位，应填写规定的提案表，必要时另加书面或图表说明，投入提案箱，每周六开箱一次。

⑤审查组织。

各厂成立“提案审查小组”由有关主管组成。

公司成立“提案审查委员会”，由各厂长及公司有关部门主管组成并设执行秘书。

⑥审查程序。

各提案表均须先经各厂提案“审查小组”初审并经评分通过后，始可汇报“提案审查委员会”（公司各部门提案经送委员会）。

“提案审查委员会”每月视提案需要，以召开1~2次委员会，审查核定各小组汇送的提案表及评分表，必要时并请提案人或有关人员列席说明。

⑦审查准则。

提案审查项目及配合：

● 动机20%

● 创造性15%

● 可行性25%

● 回收期投资30%

● 应用范围10%

成果审查项目及配合：

● 动机15%

● 创造性20%

● 努力程度15%

● 投资收回期25%

● 效益25%

⑧提案处理。

采用的提案：交由有关部门实施，除通知原提案人外，并予列管及实施成效检查。

不采用的提案：将原件发还原提案人。

保留的提案：须经较长时间考虑者，先将保留理由通知原提案人（一般系每期限以3个月为限，但经委员会同意可延长至6个月）。

⑨成果检查。

实施的提案，各实施部门应认真执行，每月应填具成果报告表呈直属主管核定后，转呈各厂“提案审查小组”，经3个月的考核，并予评分后，再呈“提案审查委员会”；

“提案审查委员会”依“审查小组”所报的成果报告表及评分表详作审查核定。

⑩奖励。

提案奖励：改善提案由“审查委员会”评定，凡采用者发给1200~6000元的提案奖金，未采用者发给50元的奖金。

成果奖励：“审查委员会”依提案改善成果评分表，可核给500~10000元的奖金。

特殊奖励：提案采用实施后，经定期追踪效益，成果显著绩效卓越者，由委员会核计实际效益后，报请核发20000~100000元的奖金。

团体特别奖：

以科为单位，6个月内，每科平均有采用四件提案以上发给前三名特别奖：

第一名：锦旗及奖金5000元

第二名：锦旗及奖金3000元

第三名：锦旗及奖金2000元

⑪提案内容如涉及国家专利法者，其权益属本公司所有。

⑫本办法经呈董事长核定后，公布实施，修改时亦同。

（6）员工建议意见管理规则。

①本公司为倡导参与管理，并激励员工就其平时工作经验或研究心得，对公司业务、管理及技术，提供建设性的改善意见，借以提高经营绩效，特制定本办法。

②本公司各级员工对本公司的经营，不论在技术上或管理上，如有改进意见，均得向人事部索取建议书，将拟建议事项内容详予填列。如建议人缺乏良好的文字表达能力者，可洽请人事部经理或单位主管协助填列之。

③建议书内应列的主要项目如下：

建议事由：简要说明建议改进的具体事项；

原有缺失：详细说明在建议案未提出前，原有情形之未尽妥善处理以及应予改进意见；

改进意见或办法：详细说明建议改善之具体办法，包括方法、程序及步骤等项；

预期效果：应详细说明该建议案经采纳后，可能获致的成效，包括提高效率、简化作业、增加销售、创造利润或节省开支等项目。

④建议书填妥后，应以邮寄或面递方式，送交人事部经理亲收。

⑤建议书内容如偏于批评，或无具体的改进或兴革实施办法，或不具真实姓名者，人事部经理不予交付审议，其有真实姓名者，并应由人事部经理据实委婉签注理由，将原件退还原建议人。

⑥本公司为审议员工建议案件，设置员工建议审议委员会（以下简称审委会）由各所属单位主管为当然审议委员，经营会议经理为召集人，必要时，人事部经理并得与召集人洽商后邀请与建议案内容有关的主办单位主管出席之。

⑦审委会的职责如下：

关于员工建议案件的审议事项；

关于员工建议案件评审标准的研订事项；

关于建议案件奖金金额的研议事项；

关于建议案件实施成果的检讨事项；

其他有关建议制度的研究改进事项。

⑧人事部收受建议书后，认为完全者，应于收件3日内编号密封送交审委会召集人，提交审委会审议。如因案情特殊，得由审委会另行洽请与该建议案内容有关的人员先行评核，提供审委会作为审议参加。

前项审委会的审议除因案件特殊者得延长至30天外，应于审委会召集人收件日起15天内完成审议工作。

⑨本公司员工所提建议，具有下列情况之一者，应予奖励：

对于公司组织研提调整意见，能收精简或强化组织功能效果者；

对于公司商品销售或售后服务，研提具体改进方案，具有重大价值或增进收益者；

对于商品修护的技术，提出改进方法，值得实行的；

对于公司各项规章、制度、办法提供具体改善建议，有助于经营效能提高者；

对于公司各项作业方法、程序、报表等，提供改善意见，具有降低成本、简化作业、提高工作效率的功效者；

对于公司未来经营的研究发展等事项，提出研究报告，具有采纳价值或效果者。

⑩前条奖励的标准，由审委会各委员依员工建议案评核表，各个评核项目分别逐项研讨并评定分数后，以总平均分数依表7-2拟订等级及其奖金金额。

表7-2 员工建议案评核等级及奖金金额表

⑪建议案经审委会审定认为不宜采纳施行者，应交由人事部经理据实委婉签注理由通知原建议人。

⑫建议案经审委会审定认为可以采纳并施行于本公司者，应由审委会召集人会同人事部经理于审委会审定后3日内，以书面详细注明建议人姓名、建议案内容及该建议案施行后对公司的可能贡献、核定等级及奖金数额与理由，连同审委会各委员的评核表，一并报请经营会议复议后由总经理核定。

唯经审委会定其等级在第四等以下者，得由审委会决议后即按等级发给奖金。经经营会议复核后认为可列为十等者，应呈请董事长核定。

⑬为避免审委会各委员对建议人的主观印象，影响评核结果公平起见，人事部经理在建议案未经审委会评定前，对建议人的姓名应予保密不得泄露。

⑭建议的案件如系由二人以上共同提出者，其所得的奖金，按人数平均发给。

⑮有下列各情形之一者，不得申请核奖：

各级主管人员对其本身职掌范围内所做的建议；

被指派或聘用为专门研究工作而提出与该工作有关的建议方案者；

由主管指定为业务、管理、技术的改进或工作方法、程序、报表的改善或简化等作业，而获致的改进建议者；

同一建议事项经他人提出并已获得奖金者。

⑯本公司各单位如有任何问题或困难，需求解决或改进时，经呈请总经理核准后得公开向员工征求意见，所得建议的审议与奖励，得依本办法办理。

⑰员工建议案的最后处理情形，应由人事部通知原建议人，员工所提建议，不论采纳与否均应由人事部负责归档。经核定给奖的建议案，并应在公司公布栏及第二部分月刊中表扬。

⑱本办法经呈请总经理核准后公布施行，修订时亦同。

（7）会议提案改善方案。

①为期各单位主管踊跃提供其有利于营运改进的意见，借以资提高经营的效率，并使会议能疏通及统一与会人员的意志，避免会而不议，议而不决，决而不行的弊病，与会人员除口头提出工作报告（前月）外，特制定本方案。

②提案建议书，其内容如下：

有关管理改进事项；

提案规章的修订；

有关制造技术及品质的改良，操作方法或程序及机械配置的改进事项；

有关设备的设计或修改事项；

有关新产品的创意或包装的改良事项；

有关成本的减低事项；

有关物料的节省及废料的利用事项；

有关工厂安全或机械、工具的保养事项；

部门间的协调事项；

有关业务的调整方案；

其他有利于本公司改革发展事项。

③提案手续如下：

应使用的规定提案建议书用纸（略）。

提案建议书记载下列事项：

● 提案人

● 所属单位

● 案由

● 具体内容说明（必要时添附改善前后的数值比较、图表或说明资料）

● 研议事项（由总经理填写）

④为顺利处理提案，请照规定时间送达总经理室以便汇编处理。

⑤本方案经呈准后通知实施，修改时亦同。

（8）提案建议效益奖管理准则。

①总则。

为了落实公司关于提案建议和技术革新、技术开发项目管理办法，调动广大员工的积极性、创造性，推动公司提案建议和技术革新、技术开发工作的开展，促进生产技术的进步，改善经营管理，增强企业活力，特制定本条例。

提案建议和技术革新、技术开发工作是企业管理的重要组成部分，是提高企业素质的重要手段。各部门要积极发动、支持和鼓励员工开展这项活动。

本条例由总工室和科技项目评审委员会组织实施。

②奖励范围。

本条例实施奖励的范围包括两个方面：一是被采纳取得效果的合理化建议；二是取得成果的技术革新、技术开发项目。

合理化建议和技术革新、技术开发项目应该在如下诸方面发挥效用：

● 改善经营管理，提高产品质量和经济效益

● 应用新技术、新设备、新材料、新工艺，推广新的科技成果对引进的先进设备和技术进行消化、吸收、改造，取得明显的经济效益

● 开拓新的业务、增加企业收入

● 新技术应用取得明显的经济效益

● 改善劳动组织，减轻劳动强度，改进设备维护、业务操作方式方法，提高劳动生产率

● 节约能源及其他费用开支，降低生产成本

● 降低工程造价，节约基建投资

● 解决了公司在生产中急需解决的重大技术难题

③奖励的申报和审查。

成果评审鉴定后，对于需要申报奖励的项目，已在上级主管部门立项的由总工室按有关规定向上申报；未在上级主管部门立项的由公司各部门填写《科学技术进步奖申请报告》报总工室。

向上报奖的项目由上级主管部门审查，其余项目由公司科技项目评审委员会负责审查。

公司科技项目评审委员会奖从各部门申报的项目中选择优秀项目向上申报科学技术进步奖。

未向上报奖或上报而未获奖的项目，由公司科技项目评审委员会组织评定奖励。

④奖励标准。

对符合奖励条件的合理化建议或技术革新、技术改造项目，按其产生经济效益的大小参照下列数额一次性奖励：

对于经济效益不容易估算的项目，评审委员会可按其作用大小、技术难易、创新程度、推广价值，给予科学、客观、公正的评判，确定相应的奖励等级。

⑤附则。

公司科技项目评审委员会必须公正、实事求是地对合理化建议和技术革新、技术开发项目进行评奖，评审人员及其他与项目无关人员不能在奖金中分成。

对获奖项目及人员有争议的，须待争议解决之后才能给予奖励。

本条例自颁布之日起开始试行。

6.文书管理制度

第一章　总则

第一条　本规定的目的，在于确保文书事务正常且顺利进行，促进与提高组织管理工作的效率。

第二条　所谓“文书”是指业务工作上往来公文、报告、会议决议、规定、契约书、专利许可证书、各种账簿、图表参考书等一切业务用书与公文。

第三条　全部文书归公司所有并收藏，任何个人不得私自占有。

第四条　必须严格保守文书的机密。

第五条　文书按下列要点处置或办理：

1.凡重要事宜的指示、请示、汇报、报告、传达、答复等，一律以“文书”的形式进行。所有文书的处置都必须以“准确”与“迅速”为原则，必须明确责任。(www.xing528.com)

2.即使在紧急状况下，以口头或电话形式处置的事项，事后也必须以文书形式记录下来。

第六条　文书的主管原则规定如下：

1.文书的收发、领取与寄送，原则上由总公司总务部负责。

2.分公司或分支机构的文书主管，另有文书管理细则做出规定。

第二章　文书的收发

第七条　到达文书全部由文书主管科室接收，并按下列要点处置：

1.一般文书予以启封，分送各部门、科室。

2.私人文书不必开启，直送收件人。

3.分送各部门、科室的文书若有差错，必须立即退回总务科。

第八条　节假日等制度工作时间外到达的文书，由值班人员接收后转交庶务科。

第三章　文书的处理

第九条　文书按机密程度可分为以下几类：

1.绝密：指极为重要并且不得向公司内外无关人员泄露内容的文书。

2.秘密：指次重要并且所涉及内容不能向公司内外无关人员透露的文书。

3.外密：指不宜向公司以外人员透露内容的文书。

4.普通：指非机密文书。如果附有其他调查问卷之类的重要东西，则另当别论。

5.传阅：指在本公司内广为传阅或传达的文书。

第十条　普通文书的处理原则如下：

1.由科长以上级别的主管，负责对文书进行审阅、回答、照会以及其他必要的处理；或者指定下属对文书进行具体处理。

2.如果遇到重要或异常事项，必须及时与上一级主管取得联系，按上级指示办理。

3.如果与各部门有关联的事项，必须经与各部门的合议后方能予以处置。

第十一条　机密文书的处理原则如下：

1.机密文书原则上由责任者或当事者自行处理。

2.指名或亲启文书的寄发，原则上在封面上注明文书所涉及事项的要点，注明发文者姓名，由发文者封缄。

3.到达的指名或亲启文书，原则上由信封上所指名者开启，其他人不得擅自启封。如果某主管在职务上有权替代来件所指名者，不受本条规定的约束。

第十二条　文书的阅读原则如下：

1.某文书被阅览后，阅览者必须签字，表示已经阅览完毕。有必要的情况下，在文书的空白处填写阅览后的意见，转给或交还文书的主管。

2.有必要在各部门传阅的文书，必须附上“传阅登记簿”，按传阅登记簿规定栏目填写，并最终交还文书主管。

第四章　请示审批

第十三条　请示审批是公司经营的一项重要程序，凡公司经营重要事项，都必须经请示，获得董事会、总裁、董事审查、裁决和下文批复之后，方能实行或行事。

第十四条　须请示审批事项如下：

1.职务及重要人事安排；

2.各种制度性规定的变更；

3.重要契约的缔结、解除与变更；

4.诉讼行为；

5.与官方机构有关的、各种重要的请求回执、申请等；

6.土地、建筑物以及事务所权利的购买与转让；

7.大额馈赠、谢礼以及宣传广告费用的开支；

8.分支机构的增变与升格；

9.预算与决算事宜；

10.借款与贷款以及借贷银行的开设与变更；

11.重要或高额物品的采购，不急用或不需要物品的转让与廉价出售；

12.定期或不定期刊物的发刊、修改与废除以及费用开支的修订；

13.有关公司经营的重要计划与企划；

14.其他上述未涉及的重要事项。

第十五条　请示审批者为分公司主管、分店主管以及以此基准确定的主管。

第十六条　请示审批的提案文书，必须进行认真斟酌，以便能顺利地予以实施。

第十七条　请示审批的事项，必须以提案文书的方式，经主管呈交总部。如果事情紧急，允许直接以非文书形式请示，但事后必须尽快撰写请示提案文书上报。

第十八条　请示提案文书的内容和顺序，包括标题、正文、理由、说明和附录。提案文书一式多份，分送有关部门如业务部门、出版部门、总务部门和财务部门等。

第十九条　请示提案文书必须编号，并注明起草或请示者，所属分支及部门，以及签名盖章。

第二十条　请示审批内容一旦被上级认可并做出决定，则以请示提案书（副本）替代批复返回请示部门执行。

第五章　文书的制作

第二十一条　文书制作要领如下：

1.文书必须简明扼要，一事一议。语言措辞力求准确规范。

2.起草文书的理由必须做出交代，包括起因以及中间交涉过程必须写明。必要情况下附上有关资料与文件。

3.必须明确起草文书的责任者，署上请示审批提案者姓名。

4.对请示提案文书进行修改时，修改者必须认真审阅原件，修改后必须署名。

第二十二条　文书的起草必须征得主管同意，并且在主管有了明确的决定之后进行。文书起草只是一个“文书化”的过程与结果。文书的草案必须予以保存。

第二十三条　重要文书或契约书案，必须经过公证，并且在正式文书形成之日前，必须掌握且附上具有价值的证据或证明文件。

第二十四条　文书的署名按下列规定进行。

1.公司内文书，如果是一般往来文书，只需主管署名即可；如果只是单纯的上报文书，或者不涉及各部门，且内容并不重要的文书，只需部门署名即可；如果是重要文书，按责任范围署名总裁、副总裁、董事，或者有关部门的主管姓名与职务。

2.对外文书，如契约书、责任状、官方许可申请书、回执、公告等重要文书，一律署名总裁职务与姓名。如果总裁委托事项，可由指名责任者署名。上列规定以外的文书，也可署名分公司或分支机构主管职务与姓名。

第二十五条　文书的盖章按下列要点进行：

1.在正本上必须加盖文书署名者的印章，副本可以加盖署名者或所在部门印章；

2.如果文书署名者不在的情况下，加盖职务替代或代理者印章，且加盖具体执行者印章。在这种情况下，文书存档前加盖署名者印章；

3.以部门或公司名义起草的文书，在旁侧加盖有关责任者印章。

第二十六条　总裁与公司印章按下列原则使用：

1.在有必要加盖总裁或公司印章时，必须填写委托申请书，经所属部门主管认可、并且加盖印章之后，向总部总务部门提出。

2.总务部主管经审核，签名盖章，批准申请。如果有必要则需请示总裁。在事情紧急情况下，可以口头申请与批准，但事后必须补填申请书。

3.在需要总裁签字的情况下，手续同前。

4.经总务部批准后，去印章保管员处加盖总裁或公司印章。

5.一些带有公司字样或总裁职务字样的其他印章，须经主管同意，直接向印章保管员申请加盖。

第六章　文书的送发

第二十七条　一些需要邮寄或专人递交的文书，按下列要点进行，必要时给文秘处以回复或回执。调查报告不受本条规定限制。

1.文书封面必须明确写清发送或接收单位与地址，收件人姓名。并且注明“快递”、“邮寄”、“面呈”或“转交”。

2.公司内部文书原则上不作封缄。

第二十八条　各部门、科室的邮寄文书，必须在发送前在“发信登记本”与“邮资明细账”上作好登记与填写。

第七章　文书的整理与保存

第二十九条　文书按内容进行整理，并区分两类文书分别保管，一类是尚未完结的文书，另一类是可以归档的文书。

第三十条　全部完结的文书，分别按所属部门，文件机密程度，整理编号和保存年限进行整理与编辑，并在“文书保存簿”上作好登记，归档保存。

第三十一条　制度规定、不动产权利书、契约书、往来公文与特许专利文书等特别重要的文书，由总务部填写“重要文书目录”后，予以保存。

第三十二条　分公司或分支机构的文书，分为两类，一类特别重要文书，直接归主管领导保存，另一类一般文书，留存各部门保管。

第三十三条　文书的保存年限如下（本条规定以外的文书保存年限，依法律或部门主管指示）：

1.永久保存文书，包括章程、股东大会及董事会议事记录、重要的制度性规定；重要的契约书、协议书、登记注册文书，股票关系书类；重要的诉讼关系文书；重要的官方许可证书；有关公司历史的文书；决算书和其他重要的文书。

2.保存十年文书，包括请示审批提案文书，人事任命文书，奖金工资与津贴有关文书，财务会计上的账簿、传票与会计分析报表，以及永久保存以外的重要文书。

3.保存5年文书，指不需要保存10年的次重要文书。

4.保存1年文书，指无关紧要的，或者临时性文书。如果是调查报告原件，则由所在部门主管负责确定保存年限。

第三十四条　全部重要的机密文书，一律存放在保险金库或带锁的文件柜之中。

第三十五条　保存期届满的文书，以及没必要继续保存的文书，经主管决定，填写登记废除理由和日期之后，可以予以销毁。机要文书一律以火焚的方式销毁。

第三十六条　如果职务或部门划分发生变更，文书存档归并做出调整，则必须在有关登记簿上作好变更与调整的理由；以及变更与调整后的结果。

第三十七条　借阅重要文件，必须作好登记，并注明归还日期。一切借阅都必须出具借阅证。

第三十八条　在本规定难以照办时，与总务部联系，由主管文书负责人做出裁定。

第三十九条　本规定于公元年月日修正之后予以执行。

7.档案管理制度

（1）对文件材料的收集管理方面。

①坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专（兼）职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。

②凡本公司缮印发出的公文（含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）一律由办公室统一收集管理。

③一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。

● 公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费

● 本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用

④各部门专（兼）职文书的职责：

● 了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料

● 认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的3月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续

● 承办人员借用文件材料时，应积极地提供帮助，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续

（2）对归档范围的了解。

①重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

②上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

③本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

④本公司的请示与上级机关的批复。

⑤本公司反映主要职能活动的报告、总结。

⑥本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

⑦信访工作材料。

⑧本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

⑨本公司干部任免的文件材料以及关于员工奖励、处分的文件材料。

⑩本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料。

⑪本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

（3）对平时归卷的了解。

①各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专（兼）职文书集中统一保管。

②各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。

③公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专（兼）职文书归卷。

④专（兼）职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记簿上注明。

（4）对立卷方面的要求。

①为统一立卷规范案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配合，档案室文书档案员负责组卷、编目。

②案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

③归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

④在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文电有密切联系也可随同绝密文电立卷。

⑤不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第1年立卷；跨年度的总结放在针对的最后1年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其他文件的立卷按照有关规定执行。

⑥卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

⑦卷内文件材料应按排列顺序，依次编页。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号。

⑧永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。

⑨有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。

⑩案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。

⑪案卷的装订和案卷各部分的排列格式：

案卷装订。装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。

⑫案卷各部分的排列格式：软卷封面（含卷内文件目录）一文件一封底（含备考表），以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。

⑬本制度自印发之日起实施。

8.印章管理制度

印章是公司权力的象征，如果公司的印章被他人盗用，公司的利益必然受到影响。因此，公司需要建立完善的印章管理制度。公司内部印鉴管理制度包括以下几方面：

总则

1.目的。

本规定就公司内使用的印章的制发、改正与废止、管理及使用方法做出规定。

2.公司印章的定义。

本规定中所指印章是在公司发行或管理的文件、凭证文书等与公司权利义务有关的文件上，因需以公司名称或有关部门名义证明其权威作用而使用的印章。在盖公司印章时使用含公司名称、部门名称及签名人的橡皮图章，不在本规定所指印章之内。

关于制定与改刻、废止

1.提起议案者。

公司印章的制定，改刻与废止的议案由秘书处提出。

2.手续。

秘书处必须在提出的议案中将新旧公司印章的种类、名称、形式、使用范围及管理权限说明。

3.刻印与改刻。

公司印章的刻制由秘书处负责，同时，如果需要更换或废止的印章应由各管理人迅速将旧印章交还秘书处。

4.废止印章的保存年限。

除特别需要，由秘书处将废止印章保存3年，然后在征得原使用者的意见后再行处理。

5.散失、损毁、被盗。

公司印章在受到散失、损毁、被盗的情况时，各管理者应迅速向秘书处处长递交说明原因的报告书。同时秘书处根据情况依规定的手续办理。

登记办法

1.印章登记台账。

印章在秘书处进行登记。

秘书处应将每个印章登入印章登记台账内，并将此账永久保存。

2.印章在公司以外申报时的登记。

印章在公司以外登记或申报时，应由管理者将印章名称，申报年月日以及申报者姓名汇总后报秘书处。

手续

1.盖章审批。

公司章的使用依照以下手续：

（1）公司及高级员工名章。

使用公司或高级员工名章时应先填写“公司印章申请单”（以下简称申请单），写明申请事项，征得部门经理同意后（若经理不在时，由经理事先指定代理人），连同需盖章文件一并交印章管理人。

（2）分店及工厂。

在取得分店经理的认可后，将需盖章文件向总公司主管此类文件的部长呈递，由主管部长审查后依手续办理。

（3）部门印章、分店及工厂印章。

这几种印章同样需在申请单上填写用印理由，然后送交所属处长，获认可后，连同需用印文件一并交印章管理人。

2.公司印章使用人。

公司印章的使用原则上由印章管理人或文件处理人掌握。印章使用人必须严格控制用印范围和仔细检查用印申请单上是否有批准人的印章。

3.代理使用印章人。

代理实施用印的人要在事后将用印依据和用印申请单交印章管理人审查。同时用印依据及用印申请单上应有代理人印章。

4.用印手续的简化。

常规用印或需要再次用印的文件如事先与印章主管人取得联系或有文字证明者可省去填写申请单的手续。

此时，印章主管人应将文件名称及制发文件人姓名记入一览表以备查考。

用印要领

1.用印区别。

公司印章的用印依照以下原则进行。

（1）公司、部门名章及分店、工厂名章，分别用于以各自名义行文时；

（2）职务名称印章在分别以职务名义行文时使用。

2.用印方法。

公司印章的用印方法有以下几条：

（1）公司印章应盖在文件正面。

（2）盖印文件必要时应盖骑缝印。

（3）公司印章的盖章处除有另行规定或文件形式无固定要求的之外，一般参照以下规定进行。

公司名章

名章一般盖于公司名称、部门名称、分店、工厂名称及出差地点的右侧。但公司名章与职务名章并用时应盖于名称中间或竖写名称的下方。

职务名章

盖于职务名称的右下。如竖式书写盖于下方。

● 盖公司名章除特殊规定外，一律用朱红印泥。

● 股票、债券等张数很多，盖章麻烦时，在得到董事长批准后，可采取印刷方式。

附则

本规定自×年×月×日起开始实行。

9.办公用品管理制度

办公用品虽然小，但1个月算下来也是上百元几千元的花销，这些办公用品都为公司服务了吗？因此办公用品管理制度对公司也必不可少。公司如何把办公费用节省下来？可以参照以下规定：

（1）购买消耗品要克制再克制。

从橡皮擦、铅笔等细小的事务用品下手。大部分的人都认为公司的消耗品，随时都可以购买而且价格低廉。这种观念首先要改正，养成克制购买消费品的习惯。尤其是才领用没多久就要再申领就大有问题。合理的做法，例如，某些文具领用后最少6个月禁止再申领。虽然金额很小，也要定出基准，依照申请制度领用，禁止随便购买。

（2）消耗品的所有标准要制定领用明细。

对每人橡皮擦半块，铅笔、圆珠笔各1支，制定领用明细标准，然后每6个月1次，定期点查个人抽屉时，多余的事务用品先回收；订书机，剪刀，胶带等，全员每天使用频繁的东西，划为共用；橡皮擦、原子笔、签字笔等用到不能用才能更换；因本人不注意而遗失时，严格执行由本人负责赔偿。

（3）公司的物品不要私自使用。

在公司内事务用品等，能变为私用的东西很多。例如，电话费是其中一部分，交际费的一部分也可占为私用，样品、促销用的商品，带回家使用的案例也有。公私不分，不但增加费用支出，亦是不正当的第一步。经理层首先要以身作则，在节省费用的运动中要严禁这种公私不分的举动。

（4）不要使用铅笔与电动削铅笔机。

铅笔购买一支削后才可使用。削铅笔要花时间，使用电动削铅笔机削很容易削过头，又要花钱购置电动削铅笔机，而且还要付电费，积存的铅笔屑也要清除。所以要购买价格不贵的自动铅笔，铅笔芯可换装，换装铅笔芯时虽多少会有损失，但笔芯3支抵算铅笔1支计算，节省下来的金额很可观。

（5）抽屉内要空出来。

人都有占有的坏习惯。在企业内员工每人的抽屉里，从笔记用具、传票、用纸等都有浪费行为，倒不如抽屉全部不要使用，做一个壁柜可放置一切事务用品及统计资料。这样做，消耗品、事务用品、统计资料等的数量可以减少，节省开支，又可防止不正当使用，没有机会发生不正当使用就可防止费用的浪费。

（6）在公司内部联络要尽量简化。

联络用的文书，尽可能利用使用过的纸张反面或广告废纸，不需要考虑对上司的不礼貌；需要装入信封的文件，可以用外面寄来的旧封套即可；不是特别怕被人看到的文件不需要装入封套内；两张以上的文件，使用曲别针也是一种浪费，用订书机钉上或用胶带贴上就可以，如用曲别针邮寄时，常因曲别针的重量而超重增加邮费的支出。

（7）考虑信纸的折叠方式。

信纸通常都把写字的一面反折向内，是不合理的。收件人的名称如露在外面在公司内就不需用信封，收件人马上就知道内容比较合理。又有折成4折的习惯，张数多时折为3折，比较好处理。为了收件人与内容一目了然，利用3折方式为宜。

（8）收件人名称要简化。

H公司以一个字代表总经理级，吴总就用吴代表即可。经理级用两个字，在公司内的往来文件亦用简称，这样制作名牌时也因小而节省费用。写文件时吴只写1个字，有3秒钟就写好，如要写成“深圳经理吴某先生”要写8个字，每字用3秒，写8个字要花24秒，所以文件的收件人名称要尽量的简单化。

（9）标示事务用品的价格。

由公司提供的物品，往往没有成本观念，容易造成浪费使用，所以需要把信纸1张多少钱，信封大的多少钱，曲别针1个多少钱等，所有用品全部标示价格。对每种用品的成本要花多少，让每人有数字观念是节省费用的第一步。

（10）每1盏灯设置1个开关。

通常在房间的进出口集中设置开关。日光灯每1盏设置1个开关，可以节省电费。已经有日光灯集中开关，换成每1灯1开关的工程费，数年间就可以节省回来，对节省有无观念，只看是否用1盏灯1个开关就能判断。

（11）桌上放置台灯。

在桌上办事，而光线从天花板照射是一种浪费，在各人桌上放置日光台灯，可以节省电费。台灯要准备20瓦以上为宜。比装在天花板上的40瓦双管一盏的日光灯经济得很多。白天稍微阴暗时，或室内只有一两个人时天花板上的灯大放光明是非常浪费的。

（12）定期清扫日光灯管。

日光灯如果不清扫，6个月就减低效率10%~30%。希望尽可能每月都用干布擦拭，3~6个月用清洁剂清除干净一次。有的企业用到日光灯管寿命终了都没有清扫过，这是没有节省观念。污浊的天花板及墙壁要细心去清扫，要有自发去清扫的想法。

（13）窗户不可放物品。

在窗户旁边放置物品，阻挡光线进入，反而需要照明，这就失去了窗的作用。要养成将玻璃常常擦洗得干干净净的习惯。

（14）尽量使用日光灯。

日光灯的电费是灯泡电费的1/3，所以在公司内尽量使用日光灯，同样的日光灯白色比晨光色的功效强10%。在屋外要用比日光灯高压的水银灯，可得到相当于灯泡7~8倍效果的照明。

（15）灯光灯管提早装换。

日光灯的换装要在3000~5000小时。日光灯管寿命终了前，尽早换装。使用到最后会增加电费及失去效率。要计算使用时间较为困难，用到灯管出现黑影圈时定为换装时间，每月底定期检查换装。

（16）适合场所的照明度。

厕所、洗衣间、楼梯间、走廊等以150~200度为宜，办事处用300~500度较为合适，会议室要配合气候、白天、晚上的需要而装置照明调节器比较合适。度（LUX）的定算是：60瓦灯泡光线离1米处的光度为65度。照明度要用得合适。

（17）暖气器具的保养。

暖气器具的保养要在使用前进行，是否完全燃烧会造成一个冬天下来燃料费用很大差别。反射式的暖气用器，每天勤擦拭，可提高热效率，因为热气是向上升的，所以要安装空气循环器，也可以考虑在天窗附近安装电风扇。

（18）提前30分关掉暖气机。

使用暖气机的企业，下班前要有关机的习惯，加班也要在加班下班前30分钟关机。依这个方法每年可节省很大的暖气费用。

（19）空调机装设位置要适当。

空调机尽量装在日光照射不到的位置，最好装在朝北的方向。日光直射的窗户使用滤光装置，避免日光直射，或利用窗帘遮挡。在外面的空调机，在日光的照射下会影响效率，上面要装设遮阳板以免日光直射。

（20）空调机每月清理一次。

冷却装置及空调机的蓄电座与滤压器的清除，要有每月清除一次的习惯。一年都不清除据说会减少20%的热效率。空气中有很多污染物，所以过滤器很容易被污染会浪费很多电费。

（21）室内冷气不要开得过冷。

为了不超过公司内规定的冷度，派负责人，每1小时检查温度。每超过一度就要多花约10%的电费支出。太冷不只造成电费的浪费，也容易患冷气病，且与室外温度相差太大，会导致体力消耗。依实际情况切实调节温度是很重要的。

（22）冷冻柜的省电摆设。

商品冷冻柜的摆设如果超过一定的高度时，冷气会外泄造成电费的浪费，还可能会降低质量。冷气的进出口如被塞住亦是一种浪费，所以每天需由负责人定时巡查，摆设柜内尽量不要有灯泡灯光与太阳光的直射。在摆设柜附近因炊事而有热源的事也要避免。冷冻柜的冷气有一部分外泄，可以利用其冷气作室内的冷气用，可节省冷气室的电费25%。零售店的冷冻柜、冷藏设备的温度的调节分为，上午、中午、下午3次实行。除霜工作要早一点做好，关店门后盖上盖子以节省电费，一个晚上可节省10%。

10.出差管理制度

出差往往是公司员工很寻常的事情，一套完善的出差管理制度可参考以下内容。

（1）员工出差管理细则。

①本公司员工因公务上之需要，受命出差国内外（包括迁调）悉依照本规定办理。

②员工出差均依各部经理命令或指示，视实际需要，限定日期呈请总经理核准后实行。

③出差员工应于出发前，依式填写所定表格，通知财务部登记，如情形特殊事前来不及办理时，亦需尽快补填表格，送交登记。

④员工出差得按实报支出差旅费，其最高标准除特殊情况，经总经理核准外，其余如有超额报支，一律剔除。

⑤员工出差前，得按实际需要预借旅费，其预借款额，经由各经理初审，呈请总经理核准后暂付；出差完毕，向财务部报销后应于3日内呈报核销，如3日后，仍未报支者，会计组应将该员工之预借旅费在薪资中先予扣回，待报支时，再行核付。

⑥员工在本市及郊区或其他同日可往返之出差按实支给交通费及误餐费。

⑦员工出差在1日以上，其另有不满1日之旅费，无论出发或返回日一律1/2给付，又乘夜车往返者，不另支宿费。

⑧交通费包括旅程中必须之舟车等费，按实际报支，其他零星费用均在膳杂费内开支，不得另行报支。

⑨凡因特别公务临时所支出必要费用，另列特别费用内得按实凭证报支。

⑩员工出差除中途患病及天然不可抗力原因，并有确实证明者外不得任意改变起程日期或延长出差时间，但事后经总经理特准者，得追认之。

⑪员工出差旅费，应据实提出收据，核发之，但如发现有虚报不实情事，除将所领追回外，并视情节之轻重，酌予惩处。

⑫员工出差事前事后及旅途中所应填写的一切表格及应办手续另定。

（2）出差申请单。

表7-3 出差申请单

11.公司保密管理制度

（1）总则。

①为保守公司秘密，维护公司权益，特制定本制度。

②公司秘密是关系公司权力和利益，依照特定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。

③公司附属组织和分支机构以及员工都有保守公司秘密的义务。

④公司保密工作，实行既确保秘密又便利工作的方针。

⑤对保守、保护公司秘密以及改进保密技术、措施等方面成绩显著的部门或员工实行奖励。

（2）保密范围和密级确定。

①公司秘密包括下列秘密事项：

公司重大决策中的秘密事项；

公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策；

公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录；

公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表；

公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息；

公司员工人事档案，工资性、劳务性收入及资料；

其他经公司确定应当保密的事项。

一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料等内部文件不属于保密范围。

②公司秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。

绝密是最重要的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重的损害；机密是重要的公司秘密，泄露会使公司权益和利益遭受到严重的损害；秘密是一般的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受损害。

③公司秘级的确定：

公司经营发展中，直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料为绝密级；

公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况为机密级；

公司人事档案、合同、协议、员工工资性收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级。

④属于公司秘密的文件、资料，应当依据本制度的规定标明密级，并确定保密期限。保密期限届满，自行解密。

（3）保密措施。

①属于公司秘密的文件、资料和其他物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由总经理办公室或主管副总经理委托专人执行；采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密由电脑部门负责保密。

②对于密级文件、资料和其他物品，必须采取以下保密措施：

非经总经理或主管副总经理批准，不得复制和摘抄；

收发、传递和外出携带，由指定人员担任，并采取必要的安全措施；

在设备完善的保险装置中保存。

③属于公司秘密的设备或者产品的研制、生产、运输、使用、保存、维修和销毁，由公司指定专门部门负责执行，并采用相应的保密措施。

④在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的，应当事先经总经理批准。

⑤具有属于公司秘密内容的会议和其他活动，主办部门应采取下列保密措施：

选择具备保密条件的会议场所；

根据工作需要，限定参加会议人员的范围，对参加涉及密级事项会议的人员予以指定；

依照保密规定使用会议设备和管理会议文件。

确定会议内容是否传达的范围。

⑥不准在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他方式传递公司秘密。

⑦公司工作人员发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救措施并及时报告总经理办公室；总经理办公室接到报告，应立即做出处理。

（4）责任与处罚。

①出现下列情况之一者，给予警告，并扣发工资50元以上500元以下：

泄露公司秘密，尚未造成严重后果或经济损失的；

违反本制度规定的秘密内容的；

已泄露公司秘密但采取补救措施的。

②出现下列情况之一的，予以辞退并酌情赔偿经济损失。

故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失；

违反本保密制度规定，为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的；

利用职权强制他人违反保密规定的。

（5）附则。

本制度规定的泄密是指下列行为之一：

①使公司秘密被不应知悉者知悉的；

②使公司秘密超出了限定的接触范围，而不能证明未被不应知悉者知悉的。