资料存档管理规定及注意事项

（1）新收楼/转名资料存档管理规定。

1）资料员检查新收楼的资料（包括入住登记表、入住管理合同、收楼通知书、银行代缴费用协议、银行存折及业主身份证复印件、验收交接表等，如属转名的还需新旧业主二手转名交接表、房地产权转移登记收件清单复印件）是否齐备、完整。

2）将入住登记表的内容（包括业主姓名、性别、入住日期、身份证号码、联系地址、联系电话、合同交楼期、共有业主资料等）输入系统。

3）复印入住登记表并将其按顺序装订在所在域文件夹内，以便同事查阅。

4）复印收楼通知书并将其送往财务部签收。如属转名的还需把新旧业主二手转名交接表复印三份，原件送财务部签收，复印件送售楼部及客户服务部存档。

5）银行代缴费用协议共有4联：第一联（白色）送财务部签收；第二联（粉红色）送××银行签收；第三联（黄色）留客户服务部存档；第四联（蓝色）给业户留底。

6）楼资料上张贴标签按地址分类存放在档案柜内。

（2）固定服务协议/取消固定服务申请表存档管理规定。

1）固定服务协议包括定期清洁、花园护理、特别服务（开窗通风服务）等。

2）资料员需检查协议是否已下服务调度单到相关部门跟进，协议内容是否完整（包括服务开始日期、每月服务次数、每次服务费用、服务要求、结束日期、业户签字等），并输入计算机系统。

3）固定服务协议复印两份，原件送财务部签收，一份复印件送家政部签收，另一份复印件留客户服务部存档。

4）取消固定服务申请包括定期清洁、花园护理、特别服务（开窗通风服务）。

5）资料员检查取消固定服务申请是否已下单到相关部门跟进，是否填上结束日期、取消服务内容、业户签字等，并将资料输入计算机系统。

6）把取消固定服务申请表复印两份，原件送财务部签收，一份复印件送家政部签收，另一份复印件留客户服务部存档。

（3）装修资料存档管理规定。

1）接管项目时，必须为每户业主制作一份业主档案和相应的装修档案，每份档案必须标注户位编码、业主姓名。

2）装修申请表。资料员存档前需检查装修申请表上的内容是否已输入计算机，内容是否一致。

3）业户装修工人出入申请表。资料员存档前需检查业户装修工人出入申请表的资料是否完整，包括姓名、身份证号码、身份证地址、类型、出入卡号，检查资料是否已输入计算机。

4）装修退场表。检查装修收条、退场手续表、施工许可证是否齐备。

5）装修委托书。检查装修委托书内容是否已输入系统，包括装修负责人（工头）资料、材料进出、办理工人证等。(www.xing528.com)

（4）办证资料及办证委托书存档管理规定。

1）办证委托书包括业户同意委托人自行办理临时出入证、工人证、租户证。

2）资料员把委托书的内容，包括办证人姓名、性别、类型（临时住户卡、工人出入证租户证）、关系（亲戚、工人、租户）、身份证号码、开始日期、结束日期、状态（有效、过期、作废、备注）等资料输入系统，并在备注栏注明“该办证人有委托书，可自行办理该证的延期手续”。

3）物品搬出的委托书。必须持有业户签名的委托书委托其亲属/朋友搬离所属单位的家私/杂物、装修材料等。

4）借匙委托书。借匙委托书内容包括区内地址、联系电话、身份证号码、业主/住户卡号、委托人/公司借匙人员名单、借匙有效期限、业户签名、日期等。

5）借匙证明。中介人员到管理处办理借匙手续时，借匙人需向客户服务部出示该中介委托的借匙证明，以明确借匙人的身份。借匙证明内容包括借匙人的姓名、身份证号码、借匙日期、借用单位地址等，并有中介公司盖上公章的证明。

6）办理佣人出入证声明。业户为佣人申办出入证时，需在客户服务部签订一份办证声明，表示该单位业户对佣人在园区如违反《前期物业管理服务协议》内容引致的一切事由及经济责任负责。

7）取消卡申请。业户如需取消已办理的临时卡/工人卡/租户卡，需要书面签订取消卡申请，资料员会在系统里的“状态”选择“作废”再存盘。

8）电费扣费协议。业户可委托客户服务部人员为其单位签订电费扣费协议，委托人将业户留底的一份送资料室存档。

（5）服务意见表（投诉、建议）存档管理规定。

1）客户助理接到业户的投诉或建议后，填写服务意见表，填写内容包括处理投诉、建议的过程及处理、回复结果等。

2）经领班复核，把服务意见表送到资料室登记汇总。

3）资料员将服务意见表内容录入计算机，内容包括日期、类型、投诉部门、投诉地址、投诉人及其联系电话、经手人、签收人、投诉内容、处理情况、处理人、回复结果。

4）按部门分类投诉包括车队、家政部、绿化部、管理处、售楼部、煤气公司、供电公司、维修部的投诉，狗只投诉，白蚁投诉，环境投诉，区内和周边区域的空气、噪声等环境问题的投诉，区内公共环境、设备、设施的投诉，房屋内/外及共用设施的维修/质量/护理的投诉，邻里关系的投诉，保安部、登记处、工程部等的投诉；其他部门投诉包括客户服务部、康乐部、肉菜市场、会所、医院、商铺等的投诉。

5）把管理服务意见表原件送到相关部门跟进，并做好签收记录；复印件存档。

（6）催收管理费记录存档管理规定。

1）客户助理将催欠管理费催收记录送到资料室存档。

2）资料员把欠费6个月以上的用户汇总后给主管。

3）车位租赁协议。核对车位租赁协议内容是否与计算机录入资料相同后存档。