（1）业户档案的管理工作由客户服务部负责。
（2）业户资料按单元号一户一档建立，按楼层统一存放在业户档案文件柜内。
（3）业户档案的保管要按照栋号、楼层号、房号先后顺序进行编号、分类、集中存放。
（4）每个业户档案由入住资料、装修资料、往来函和房门锁、电话、车位、水牌、业户加班等申请单等组成，退租户的资料须及时装订另存。
（5）每个业户档案均按日期顺序排列，将最新的文件摆在最前面。
（6）业户档案的标牌须与档案内现业户的公司名称吻合。
（7）业户档案必须保持文本资料与电子文档同步共存。
（8）业户档案必须有专人负责，每月核对一次档案数量，每季度核对一次卷内文件是否与卷内目录相符合，保证无遗失、无缺损，每年3月将上年度超过保管期的资料进行一次统一清理。
（9）客户服务部每年整理一次退租业户档案，对已装订好的退租业户资料打印目录后按楼层装入文件盒内存放。
（10）业户档案查阅可向客服主管借出，经客服部经理批准后在客户服务部办公室阅览。
（11）原始业户档案一般不可修改，客户服务部工作档案需经客服部经理同意方可修改。
（12）销毁档案有关文件必须从严掌握，慎重行事；对经鉴定无保存价值的资料，由客服部主管审批后销毁。
（13）客服人员管理的业户档案文本资料应存入档案保险柜，且做好防盗、防火、防潮、防蛀、防鼠、防灰、防腐蚀等安全措施。
（14）客户服务部档案应积极推行计算机管理，由客服主管设置业户档案管理系统，将业户各类资料、各单元房屋使用情况等输入计算机，进行资料分析、整理和信息传递。
（15）业户资料查阅及印取应注意事项。(www.xing528.com)
1）查阅人如须查阅/印取业户档案资料，须于客户服务部前台进行登记，并说明缘由。
2）经客户服务部主任审批同意后，前台服务人员开启相应的业户档案，抽取有关业户资料。
3）属查阅资料的，由前台客服助理陪同进行现场查阅。
4）属印取资料的，前台客服助理严格按上级领导审批意见进行印取。
（16）保密要求。
1）业户档案柜除对业户资料进行增加、更换、查阅、印取外，均须予以上锁。
2）计算机内存放业户资料的文件需设置密码，并于每月30日进行一次更新。
3）违反上述要求的，对责任人给予口头警告处理。
4）泄露、遗失业户资料的，对责任人给予书面警告处理，造成严重影响的，予以辞退处理。
（17）业户档案的跟踪。
1）业户的联系方式发生变化及物业使用发生变化时，应将变化情况及时记录在业户档案中。
2）对于产权发生变更的业户，管理处应及时为新业户建立业户档案，同时对原业户的档案另置保管，保管期为三年。
3）业户档案属绝密档案，特殊情况如需查阅须报物业部经理批准，经客户服务部主任办理登记手续后方可查阅。
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